Как писать процедуры: Примеры и советы

Процедуры - это набор инструкций, которые специалисты могут использовать для объяснения процессов на рабочем месте. Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, тренером сотрудников или руководителем команды, написание процедур может помочь вам повысить эффективность и точность выполнения повторяющихся задач вашей командой. Изучение того, как писать процедуры, и знакомство с примерами поможет вам сориентироваться в процессе написания. В этой статье мы объясним, что такое процедуры, покажем, как писать процедуры, и приведем примеры, которые помогут вам написать свои собственные.

Что такое процедура?

Процедура - это подробный набор инструкций, которые люди могут использовать для выполнения задачи. Она включает в себя различные шаги и инструкции по выполнению каждого шага. Профессионалы могут создавать процедуры в различных отраслях, чтобы помочь объяснить процессы простыми словами.

Почему важно писать процедуры?

Написание эффективных процедур является важной частью создания эффективных систем в вашей организации. Написание процедур может помочь вам достичь следующих преимуществ:

• Более быстрое обучение: Процедуры могут помочь новым членам команды освоить процессы и системы. Команды по управлению персоналом (HR) могут предоставлять процедуры в процессе онбординга или включать общие процедуры в справочник сотрудника.

• Повышение точности: Члены команды, использующие процедуры, могут повысить свою точность, поскольку у них есть конкретные шаги и инструкции, которым они должны следовать.

• Повышение эффективности: Бизнесмены могут использовать процедуры, чтобы легко повторять свои успешные шаги. Это может помочь им развивать свой бизнес и повышать его эффективность.

Советы по подготовке к написанию процедуры

Прежде чем писать свои процедуры, воспользуйтесь следующими советами, которые помогут вам подготовиться:

Выберите формат

При составлении процедуры вы можете выбрать один из множества форматов. Вы можете использовать программное обеспечение, текстовый документ или ручку и бумагу. При выборе формата учитывайте предпочтения вашей организации. Кроме того, подумайте, кто и как часто будет проверять процедуры. Возможно, будет проще пересматривать и совместно использовать напечатанный документ.

Выберите макет

Подумайте, как вы хотите отобразить информацию. Это может меняться в зависимости от вашего организационного стиля и конкретной процедуры. Например, более длинные процедуры могут быть в формате инструкции, а короткие - в виде контрольного списка. Используйте пули, цифры и флажки, чтобы помочь вам организовать процедуру.

Проанализируйте текущие процедуры

Возможно, в вашей компании есть процедуры, которые они используют в настоящее время. При написании собственной процедуры рассмотрите текущие документы по процедурам. Это поможет вам определить, какой макет и структура лучше всего подходят для вашей компании. Вы также можете обнаружить, что в вашей организации есть процедура, связанная с аналогичной задачей. Вы можете проанализировать и пересмотреть текущую процедуру, чтобы помочь вам написать свою собственную.

Как писать процедуры

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы помочь вам написать процедуры для вашей организации:

1. Выберите процедуру

Если вы пишете несколько процедур для организации, подумайте, с какой из них вы хотите начать. Вы можете отдать приоритет написанию процедуры для важного процесса или начать написание процедур с более мелкой задачи. Например, если вы пишете набор процедур для производственной компании, вы можете начать с написания процедур для отдельного станка, а затем перейти к написанию процедур для всего отдела. Это поможет вам приобрести опыт и развить навыки написания процедур.

2. Установите связь с членами команды

После выбора процедуры, о которой вы хотите написать, подумайте о том, кто является экспертом в этой области. Если вы пишете процедуру для задачи, которую вы выполняете, у вас могут быть обширные знания, которые вы можете использовать для написания инструкций. Если вы менеджер, который пишет процедуры для повышения эффективности работы команды, подумайте о том, чтобы связаться с членами команды, которые в настоящее время выполняют задания. Например, если вы руководите командой маркетологов, вы можете попросить графического дизайнера рассказать о том, как он разрабатывает дизайн логотипа. Тот, кто выполняет задачу, часто может предоставить подробные шаги и советы.

Приступая к написанию процедуры, подумайте о том, чтобы связаться с людьми, которые выполняют данный процесс или задачи. Вы можете написать им по электронной почте, позвонить или назначить встречу, чтобы они помогли вам собрать данные для процедуры.

3. Учитывайте свою аудиторию

Подумайте, кто будет читать вашу готовую процедуру до того, как вы ее составите. Целевая аудитория может повлиять на содержание. Например, если вы пишете для экспертов в данной области, вы можете использовать более специализированную лексику и сложные идеи. Если вы пишете для новых сотрудников или внешних специалистов, вы можете дать больше определений, предоставить дополнительные графики и упростить шаги.

4. Напишите введение

После определения аудитории вы можете приступить к написанию введения. Обычно это один или два абзаца. В своем вступлении вы можете описать, кто и когда должен следовать процедуре. Вы также можете включить информацию о том, почему процедура важна и как она может помочь членам вашей команды.

4. Составьте список ресурсов или материалов

Ниже введения составьте список всех ресурсов или материалов, которые понадобятся человеку для выполнения задания. Например, если вы пишете процедуру для компании, занимающейся покраской, ваши материалы могут включать краску, кисть, валик и защитное снаряжение. Список ресурсов подскажет специалистам, что им необходимо собрать, прежде чем следовать инструкциям.

В этом разделе вы также можете представить цифровую информацию или дополнительные ресурсы. Например, если членам команды нужен пароль или цифровой код доступа, вы можете напомнить им об этом. Вы также можете дать ссылку на обучающее видео или внешние ресурсы, если у членов команды возникнут дополнительные вопросы.

5. Составьте проект шагов и инструкций

Под ресурсами вы можете начать писать шаги и инструкции. Вы можете сотрудничать со специалистами, которые выполняют задачи, чтобы помочь вам определить эти шаги. Рассмотрите возможность начать с общего списка. Вы можете передвинуть шаги и добавить подробные инструкции после их выполнения.

6. Добавьте визуальные элементы

Визуальные элементы, такие как графики, диаграммы и схемы, могут помочь объяснить сложную информацию. Рассмотрите возможность добавления визуальных элементов к сложным шагам. Например, вы можете включить картинки с помеченными стрелками, чтобы показать членам команды более подробную информацию о той или иной процедуре.

7. Проверяйте и пересматривайте написанное

После составления шагов и инструкций проанализируйте и пересмотрите написанное. Старайтесь, чтобы написанное вами было максимально простым и действенным. Вы можете использовать позитивные слова действия и короткие предложения, чтобы помочь вам написать четкие инструкции.

8. Провести тест процедуры

Вы можете провести тест процедуры, в ходе которого человек читает инструкции и выполняет их, чтобы помочь вам внести коррективы. В зависимости от задачи, вы можете завершить процедуру или попросить члена команды. Это поможет вам уточнить порядок шагов, а также выявить пробелы, в которые можно добавить шаг, чтобы сохранить четкость процедуры.

9. Попросить об обратной связи

После тестирования вашей процедуры рассмотрите возможность получения отзывов из нескольких источников. Во-первых, вы можете обратиться за помощью к специалистам, которые регулярно выполняют эту задачу. Они могут вносить предложения или добавлять учебную информацию. Затем вы можете обратиться за советом к члену команды, который не выполняет эту задачу регулярно. Они могут задавать вопросы или указывать разделы, которые можно было бы прояснить.

10. Внесите окончательные настройки и повторите при необходимости

Вы можете использовать полученную обратную связь для внесения корректировок. Это поможет вам усовершенствовать процедуру и повысить точность. В зависимости от того, как много вы измените, вы можете решить провести еще одно тестирование или запросить дополнительные отзывы. Вы можете повторить этот процесс с другими процедурами в вашей компании.

Примеры процедур

Вот несколько примеров, которые вы можете использовать в качестве руководства при написании собственных процедур:

Пример 1

В данном примере показана процедура ответа на звонок для предприятия. Команда может распечатать это как контрольный список или визуальное напоминание и разместить его у телефонов. Процедура содержит следующую информацию:

Введение: Дружелюбные и полезные ответы на звонки - важная составляющая успеха нашей команды. Чтобы придерживаться последовательного стиля речи нашей компании, мы разработали ряд шагов, которые помогут вести эти разговоры. Любой член команды, отвечающий на телефонные звонки, должен следовать этой процедуре.

Ресурсы
Вам понадобятся следующие предметы:

• Гарнитура

• Диаграмма расширения

Процедура ответа на звонки клиентов

1. Отвечайте на звонки до третьего звонка

2. Поприветствуйте клиента, сказав, "Здравствуйте, вы позвонили в Lead Strategy Incorporated. Говорит [ваше имя]. Как я могу помочь вам сегодня?"

3. Используйте позитивный язык

4. Ответьте на вопросы клиента

5. Попросите клиента подождать, пока вы его переведете

6. Наберите внутренний номер

7. Нажмите кнопку отправки

Пример 2

Это пример процедуры для компании, занимающейся ландшафтным дизайном, которая инструктирует членов команды о том, как добавить файл нового клиента. Команда может разместить этот процедурный документ рядом с офисным компьютером или в зоне для сотрудников. Письменная процедура включает следующее:

Введение Мы можем использовать файлы клиентов для хранения информации. Это помогает нашему процессу выставления счетов и позволяет нам помогать возвращающимся клиентам, рассматривая продукты и услуги, которыми они регулярно пользуются. При вводе информации о новом клиенте вы можете использовать эту процедуру, чтобы проследить за всеми шагами.

Ресурсы
Для выполнения этой процедуры вам понадобятся следующие ресурсы:

• Имя пользователя и пароль для входа в систему

• Компьютер

• Информация о клиенте

Процедура создания нового файла клиента

1. Открыть базу данных клиентов

2. Введите имя пользователя и пароль

3. Нажмите на кнопку "добавить нового клиента" кнопка в верхней правой части экрана

4. Ввод имени, адреса и контактной информации клиента

5. Добавьте существующие номера счетов-фактур

6. Изучите информацию

7. Нажмите сохранить