Работодатели часто используют электронную почту, чтобы познакомиться с потенциальными кандидатами и представить себя. Получив такое письмо, важно ответить на него профессионально и соблюдая деловой этикет. Грамотный ответ на представление поможет подчеркнуть ваш профессионализм и показать работодателю ваши сильные стороны как кандидата.
В этой статье разберем, что такое письмо-представление и как на него правильно реагировать.
Описание изображения
Профессиональные советы по составлению ответа на письмо:
-
Избегайте гендерной лексики
-
Не используйте восклицательные знаки
-
Откажитесь от неформальных приветствий вроде «Привет»
-
Избегайте устаревших формальностей, таких как «Сэр» или «Мадам»
-
Не используйте обращение «Кого это может касаться»
-
Не указывайте время суток в приветствии («Доброе утро», «Добрый вечер»)
-
По возможности не обращайтесь «Уважаемый [название должности]»
Что такое письмо-представление?
Письмо-представление — это сообщение, с которого начинается общение между двумя людьми. В деловой среде их часто используют для установления контактов и нетворкинга. Работодатели отправляют такие письма, чтобы познакомиться с потенциальными сотрудниками и пригласить их откликнуться на открытые вакансии.
Работодатель может написать вам, если найдет ваш профиль в интернете и решит, что ваш опыт соответствует требованиям компании. Вы также можете сами отправлять письма-представления в интересующие вас организации, чтобы узнать о вакансиях и заявить о себе.
Типы писем-представлений
Вот основные виды писем-представлений, которые могут прийти на вашу почту:
1. Поиск работы
Такие письма связывают работодателей с потенциальными кандидатами. Если компании нужно быстро закрыть вакансию, рекрутер может написать вам первым, чтобы представиться и рассказать о компании. Вы тоже можете отправить подобное письмо в компанию, в которой хотите работать.
2. Нетворкинг
Письмо для нетворкинга знакомит отправителя с получателем в профессиональном контексте. Чаще всего такие сообщения встречаются в бизнес-среде: специалисты используют их, чтобы расширить сеть деловых контактов или наладить связи с коллегами из смежных отраслей.
3. Продажи
В таких письмах отправитель предлагает получателю купить товар или услугу. Их цель — расширить клиентскую базу. Письма о продажах знакомят потенциального клиента с продавцом и продуктом, обычно используя дружелюбный тон.
4. Поставщик
Письмо от поставщика знакомит потенциального клиента с компанией, о которой отправитель уже знает. Такие сообщения помогают наладить деловые отношения и стимулировать сотрудничество между поставщиком и новым заказчиком.
5. Удаленная проектная команда
В таких письмах представляют членов команды, работающих удаленно из разных точек мира. Руководитель может отправить такое сообщение, чтобы наладить коммуникацию между сотрудниками, которые еще не встречались лично.
Советы по этикету
Соблюдение правил деловой переписки сделает ваш ответ профессиональным и приятным для чтения, что повысит шансы на продолжение диалога. Вот несколько рекомендаций:
Отвечайте оперативно
Отправьте ответ как можно скорее, чтобы показать, что вы цените время отправителя. Оптимальный срок — в течение 24 часов после получения письма.
Персонализируйте ответ
Пишите ответ самостоятельно, не используя шаблоны. Это подчеркнет вашу индивидуальность и покажет отправителю серьезность ваших намерений.
Покажите искренний интерес
Обязательно упомяните, что вам интересна компания или должность, о которой говорится в письме. Это повысит ваши шансы на рассмотрение, так как продемонстрирует вашу мотивацию.
Поблагодарите отправителя
Слова благодарности в ответе покажут, что вы цените внимание к вашему профилю. Это поможет заложить основу для уважительного общения.
Как ответить на письмо-представление
Следуйте этим шагам при составлении ответа:
1. Обратитесь к отправителю
Начните письмо с приветствия, используя то же имя, которым отправитель подписал свое сообщение. Обращение по имени поможет поддержать дружелюбный тон и покажет, что вы внимательны к деталям.
2. Поблагодарите отправителя
В первом же предложении поблагодарите человека за письмо. Подойдет простая фраза: «Спасибо за ваше письмо» или «Благодарю за обращение». Это сразу задаст вежливый тон.
3. Проявите интерес
Упомяните о своем интересе к компании или проекту. Если речь идет о конкретной вакансии, добавьте пару предложений о том, почему она вас привлекла или почему вы считаете себя подходящим кандидатом.
4. Запросите дополнительную информацию
Попросите уточнить детали о должности или компании. Это приглашение к диалогу подчеркнет вашу заинтересованность в предложении.
5. Продумайте тему письма
Измените тему письма, чтобы она отличалась от входящего сообщения. Например: «Re: Ответ на ваше представление» или «Спасибо за знакомство». Это покажет, что вы внимательно подошли к составлению ответа.
6. Добавьте подпись
Завершите письмо вежливой фразой (например, «С уважением» или «Хорошего дня»), вашим именем и контактными данными. Укажите номер телефона, почту и другие способы связи. Подпись завершает письмо и дает отправителю каналы для связи.
7. Проверьте текст перед отправкой
Перечитайте письмо, чтобы убедиться, что оно звучит так, как вы задумали, и не содержит ошибок. Проверьте орфографию, пунктуацию и формулировки. Это гарантирует, что вы отправите профессиональное и грамотное сообщение.
Примеры ответов на письма-представления
Вот несколько примеров того, как может выглядеть ваш ответ:
Пример 1: Ответ на письмо о вакансии
Тема: Ответ на ваше представление
Уважаемая госпожа Джексон,
Спасибо, что написали мне!
Я был очень рад получить от вас информацию о вакансии младшего специалиста по маркетингу в Jackson Advertising. Думаю, мой пятилетний опыт в маркетинге будет полезен вашей компании. Я ценю ваше внимание и буду рад присоединиться к команде.
Буду признателен за любую дополнительную информацию о вакансии. Также буду рад ответить на ваши вопросы.
С нетерпением жду вашего ответа!
С уважением,
Сандра Диорио
тел.: (555)-987-3232
email: sandydiorio@email.com
Пример 2: Ответ на письмо для нетворкинга
Тема: Спасибо за знакомство
Здравствуйте, господин Бейкер,
Спасибо, что нашли время представиться и рассказать о компании Bolo Industries. Мне также было приятно узнать, что вы слышали о моем бизнесе — Flashlight Productions.
Я уверен, что совместная работа принесет пользу нашим компаниям, и был бы заинтересован в обсуждении партнерства для моего следующего проекта.
Дайте знать, если у вас есть идеи по сотрудничеству. Возможно, мы могли бы встретиться в ближайшие недели, чтобы обсудить дальнейшие шаги.
Хорошего дня,
Фрэнк Робело
тел.: (555)-678-9900
раб. тел.: (555)-880-7654
email: frank@flashlightproductions.com
- indeed.com
Поделиться
