Помимо многих других функций, Google Sheets позволяет создавать выпадающие списки в ячейках. Выпадающий список - это вариант форматирования, который представляет пользователям заранее определенные варианты, что может быть эффективным для контроля вводимых данных и установления последовательных, точных значений в ячейках. Если создание и распространение электронных таблиц входит в круг ваших рабочих обязанностей, вам будет полезно знать, как используются выпадающие списки и как можно вносить в них изменения.
В этой статье мы дадим определение раскрывающихся списков, объясним, как добавить и как редактировать раскрывающийся список в Google Sheets, и дадим советы по управлению списками.
Что такое выпадающие списки в Google Sheets?
В Google Sheets выпадающий список - это интерактивный элемент, на который пользователи могут нажать, чтобы открыть список предопределенных опций, из которых они могут выбирать. Они могут быть полезны для ввода данных при совместном использовании электронной таблицы несколькими пользователями, предотвращая ввод неправильно написанных, неправильно отформатированных или неуместных ответов. Они также упрощают ввод данных для самих пользователей, поскольку процесс легко понять и быстро завершить.
Например, в электронную таблицу для заказа канцелярских товаров можно включить выпадающий список, включающий все товары, которые могут запросить сотрудники. Благодаря выпадающему меню пользователи знают, какие товары доступны для заказа, и не могут вводить запросы, которые не могут быть выполнены.
Как создать выпадающий список в ячейке в Google Sheets
Прежде чем научиться редактировать выпадающий список в ячейке, важно узнать, как его создать. Вы можете добавить выпадающий список в Google Sheets, выполнив следующие простые действия:
-
Войдите в свой аккаунт Google.
-
Откройте электронную таблицу.
-
Выберите ячейку, которая будет содержать раскрывающийся список.
-
Выберите Данные на панели инструментов в верхней части экрана, затем выберите Проверка данных , чтобы открыть всплывающее окно Проверка данных .
-
Найдите раздел Критерии и выберите из выпадающего меню либо Список элементов , либо Список из диапазона .
-
Если вы выбрали Список из элементов , введите элементы, которые должны появиться в раскрывающемся меню, разделенные запятыми без пробелов, в поле справа. Например, если вы хотите, чтобы выпадающее меню содержало варианты Да , Нет и Возможно , вы можете ввести в поле Да, Нет, Возможно .
-
Если вы выбрали Список из диапазона , выберите ячейки на листе Google, которые вы хотите включить в качестве опций в раскрывающееся меню. Например, если ячейка A1 в вашей таблице Google содержит слово Да , ячейка A2 содержит слово Нет , а ячейка A3 содержит слово Возможно , вы можете вставить A1,A2,A3 , чтобы заполнить выпадающие опции Да , Нет и Возможно .
-
Нажмите зеленую кнопку Сохранить , чтобы сохранить и вставить выпадающее меню.
Как редактировать выпадающий список в Google Sheets
После создания выпадающего списка вам может понадобиться отредактировать параметры, добавив значения, удалив значения или внеся незначительные изменения в существующие значения. Существует два способа создания выпадающих списков в Google Sheets - ручной ввод и по диапазону - поэтому процедура редактирования зависит от того, какой метод вы использовали. Ниже описаны оба метода и действия как в веб-браузерах, так и на мобильных устройствах:
1. Войдите в свой аккаунт Google
Google Sheets является частью облачного пакета приложений для повышения производительности и совместной работы Google Workspace, который хранит файлы на вашем Google Диске. Чтобы работать с электронной таблицей, которую вы хотите отредактировать, войдите в учетную запись Google, имеющую права на редактирование файла. Затем перейдите на страницу Google Drive или Sheets на сайте Google Docs, чтобы получить доступ к своим файлам.
2. Откройте электронную таблицу
Если вы используете веб-браузер, найдите файл электронной таблицы и откройте его, дважды щелкнув на его значке. Кроме того, на Диске можно щелкнуть правой кнопкой мыши значок и выбрать пункт Открыть с помощью опция. На сайте Docs вы можете выделить вертикальные точки многоточия с правой стороны значка и выбрать Открыть в новой вкладке.
На мобильных устройствах откройте приложение Google Drive или Sheets. Найдя файл, нажмите один раз на значок, чтобы открыть его. Если вы хотите открыть его с помощью другой программы, на Диске есть функция Открыть с помощью и Drive, и Sheets позволяют загрузить файл на устройство.
3. Выберите ячейки, которые вы хотите отредактировать
Если вы создали список с введенными вручную значениями с помощью опции Список элементов , найдите и выделите ячейки, содержащие выпадающий список, который вы хотите отредактировать. Вы можете выбрать несколько ячеек, выделив самую верхнюю ячейку, удерживая нажатой клавишу Shift ключ, а затем выберите самую нижнюю ячейку. Для диапазонов ячеек, не являющихся смежными, удерживайте нажатой клавишу Управление или Команда при выборе отдельных ячеек.
На мобильных устройствах нажмите на самую верхнюю ячейку. После выделения ячейка будет окружена обработчиком выделения - двумя точками в противоположных углах ячейки. Перетащите нижнюю точку вниз, пока не выделите все ячейки в диапазоне, который вы хотите отредактировать. Нет возможности выделить несмежные диапазоны на мобильных устройствах.
4. Редактирование введенных вручную значений
Перейдите к пункту Данные меню панели инструментов, а затем Валидация данных. В Критерии поле, где Список элементов выбрано, появится текстовое поле, содержащее введенные вручную значения. Там отредактируйте, переместите, добавьте или удалите любое из значений, которые вы хотите, обязательно разделяя значения запятыми. Когда вы закончите, нажмите Сохранить.
На мобильных устройствах выделите ячейки и нажмите на вертикальные точки многоточия в верхней панели инструментов. Отсюда можно перейти к меню Валидация данных диалоговое окно. Текстовое поле в Критерии поле показывает каждое значение, заключенное в рамку. Нажмите на значение, чтобы отредактировать или удалить его. Добавьте новые значения, нажав кнопку + Добавить в текстовом поле.
5. Редактирование диапазона
Выполните этот шаг, только если вы создали свой выпадающий список с помощью опции Список из диапазона . В веб-браузере перейдите на лист, содержащий диапазон для выпадающего меню. Вносите изменения непосредственно в ячейки. Параметры в раскрывающемся списке изменяются автоматически.
Дополнительные шаги необходимы, если количество вариантов в вашем списке изменилось. Сначала измените структуру и отредактируйте ячейки диапазона по мере необходимости. При необходимости закройте пробелы или измените сортировку ячеек. Затем выделите ячейки, содержащие выпадающий список, который вы хотите отредактировать. В Данные В меню панели инструментов выберите Проверка данных. В Критерии поле, где Список из диапазона выбран, введите данные, связанные с новым диапазоном, а затем нажмите кнопку Удалить проверку Сохранить. На мобильных устройствах вы можете получить доступ к Проверка данных В диалоговом окне, нажав на вертикальные точки многоточия в верхней панели инструментов.
6. Подтвердить изменения
После внесения правок снова перейдите к ячейкам, содержащим выпадающий список. В каждой ячейке нажмите на стрелку, направленную вниз, с правой стороны. Ознакомьтесь с параметрами, чтобы убедиться, что ваши изменения видимы.
Как удалить выпадающий список в Google Sheets
Если вы решили полностью удалить выпадающий список, вы можете сделать это, выполнив следующие действия:
-
Войдите в Google Sheets и откройте электронную таблицу, которую вы хотите отредактировать.
-
Нажмите на ячейку, содержащую выпадающее меню, которое вы хотите удалить.
-
Нажмите на Данные в верхней панели инструментов, затем выберите Визуализация данных , чтобы вызвать всплывающее меню управления выпадающим списком.
-
В нижней части всплывающего меню есть три опции: Отменить , Убрать валидацию и Сохранить. Нажмите Удалить проверку , чтобы убрать выпадающее меню.
Советы по редактированию выпадающих списков в Google Sheets
Вот несколько советов по редактированию раскрывающихся списков Google Sheets, которые могут помочь оптимизировать их использование:
Рассмотрите возможность добавления текста справки
Текст справки - это сообщение, которое появляется всякий раз, когда пользователь наводит курсор на ячейку, содержащую выпадающий список. Вы можете использовать текст справки, чтобы уведомить пользователей о том, что параметры были отредактированы, или проинструктировать их о том, что делать. Чтобы вставить текст справки, выделите ячейки, содержащие выпадающее меню, и перейдите к пункту Валидация данных диалоговое окно. В окне Внешний вид поле, установите флажок Показать текст справки о проверке, в результате чего откроется текстовое поле. В текстовом поле введите текст подсказки, который должен появиться на экране. Наведите курсор на ячейку для проверки функциональности.
Цветовое кодирование выпадающего списка
В процессе редактирования вы можете добавить цветовое кодирование, которое изменяет цвет ячейки, когда пользователь выбирает опцию в списке. Этот полезный совет Excel может пригодиться для сортировки данных, легкого определения количества ответивших или уведомления пользователей о необходимости предпринять действия в определенных ячейках.
Чтобы выделить цветом выпадающий список, выделите ячейки, содержащие выпадающий список. Затем перейдите к разделу Формат меню панели инструментов и нажмите кнопку Условное форматирование. Правила условного форматирования в правой части интерфейса откроется диалоговое окно. В Отформатируйте ячейки, если ... поле, выберите не пустой. Выберите цвет заливки в меню Стиль форматирования поле. Нажмите Выполнено по окончании.
Отбраковывайте недостоверные данные
Еще одно изменение, которое вы можете рассмотреть, - отбраковка недостоверных данных. По умолчанию Google Sheets позволяет пользователям вводить собственный текст в раскрывающуюся ячейку, но с предупреждением, которое гласит, Недействительно: Вход должен быть элементом в указанном списке. Вы можете отменить значение по умолчанию в Валидация данных диалоговое окно. Между Критерии и Внешний вид поля - раздел под названием О недопустимых данных. Есть два варианта:
-
Показать предупреждение
-
Отклонить ввод
Выберите последний вариант, если вы хотите запретить любой пользовательский ввод. Если они попытаются ввести собственное значение, на экране появится сообщение об ошибке следующего содержания, Возникла проблема: нажмите и введите значение из списка элементов.
Копируйте и вставляйте проверенные ячейки
Иногда вы можете отредактировать другие ячейки вашей электронной таблицы, добавив в них выпадающие списки. Самый быстрый способ - скопировать и вставить существующий список.
Сначала выделите выпадающую ячейку, параметры которой лучше всего подходят для нового списка, который вы хотите создать. Например, если вы хотите создать список на основе значений, вводимых вручную, скопируйте список с Список пунктов критерии. Затем вставьте выпадающий список в новую ячейку. Вы можете вставить одну выпадающую ячейку несколько раз, что позволит вам заполнить столько столбцов, сколько необходимо. После этого вы можете отредактировать ячейки нового списка в соответствии с перечисленными выше шагами.
- indeed.com
Поделиться
