Как написать письмо о заказе товара (с примером)

Если вы хотите приобрести продукты или товары у продавца, написание письма позволяет вам выразить заинтересованность, попросить о покупке и зафиксировать детали сделки. Составив эффективное письмо о заказе товара, вы сможете четко изложить продавцу свои намерения и успешно завершить сделку. Изучение того, как написать письмо о заказе товаров, может помочь вам написать информативное письмо. В этой статье мы объясним, что такое письмо о заказе товара, опишем шаги по его написанию и поможем вам создать свое собственное, предоставив шаблон и пример.

Что такое письмо о заказе товара?

Письмо о заказе товара - это документ, который подтверждает сделку и выражает детали продажи. Например, в нем обычно указывается название приобретаемого товара и описываются его характеристики, включая особенности, цвет и размер. Документ обычно содержит подробную информацию о количестве заказанных товаров, способе оплаты, дате сделки и плане отгрузки. Она также может включать личную информацию, например, ваши контактные данные и адрес доставки. Эти документы являются официальными бумагами и могут иметь юридическую силу.

Почему важно письмо о заказе товаров?

Письмо о заказе товара важно, потому что оно создает формальную квитанцию для сделки. Эти документы имеют юридическую силу, что означает, что юристы могут использовать их в качестве доказательства в спорах о покупках. Помимо обеспечения юридической защиты покупателей и продавцов, участвующих в сделке, эти документы также создают письменную запись подробностей о товаре, запрошенных покупателем. Эта запись выражает детали покупки, чтобы продавцу было легче оправдать ожидания покупателя. Они также могут использовать письмо для справки, чтобы уточнить предпочтения по заказу или выявить ошибки после прибытия заказа.

Как написать письмо о заказе товара

Вот шаги по составлению письма-заказа:

1. Знайте, что включать в письмо-заказ

Первый шаг к написанию официального письма о заказе товара - знать, что оно включает в себя. Вот части письма-заказа:

• Тема: Тема письма располагается в верхней части письма, обычно по центру страницы. Это описательное заявление, которое выражает намерение письма, например заказать 15 офисных стульев.

• приветствие: Используйте вежливое приветствие, чтобы поприветствовать читателя. Обращайтесь к продавцу по имени, если это возможно, или используйте альтернативу, например Уважаемый продавец если нет возможности использовать имя.

• Введение: В первом абзаце письма дается краткое введение. Если вы впервые связываетесь с продавцом, представьте себя или компанию, от имени которой вы совершаете покупку, или дайте общую информацию о своем намерении совершить покупку, если вы уже работали с продавцом.

• Детали заказа: В этом разделе укажите подробную информацию о вашем заказе, в том числе о том, какие товары вы покупаете, а также о ваших предпочтениях в отношении цвета, стиля, бренда, размера и других характеристик. При покупке нескольких товаров разного типа для ясности используйте отдельные абзацы.

• Детали оплаты: Далее опишите, как вы планируете оплатить заказ. При необходимости вы можете включить в этот раздел информацию о платежах или указать другой способ оплаты, например, чек или денежный перевод.

• Инструкции по доставке: В этом разделе укажите инструкции по отправке и доставке заказа. Назовите конкретные транспортные компании, которые вы предпочитаете, и укажите крайний срок доставки.

• Специальные инструкции: Для заказов с особыми инструкциями создайте отдельный раздел для их перечисления. Наличие специального раздела для особых инструкций гарантирует, что продавец их увидит.

• Выражение будущих деловых отношений: Если вы размещаете заказ как представитель своей компании и хотите продолжить сотрудничество с продавцом, включите заявление, выражающее вашу заинтересованность в партнерстве. Например, если вы хотите работать с продавцом в качестве постоянного поставщика для вашей компании, это отличное место для признания ценности, которую он предлагает вашей организации.

• Контактная информация: Укажите свои контактные данные, чтобы продавцу было легко связаться с вами. Это позволяет им связаться с вами с вопросами или в случае возникновения проблем с выполнением заказа.

• Завершение: Завершите письмо вежливым и профессиональным заключением. Поблагодарите продавца за потраченное время и усилия и завершите письмо своей подписью.

2. Создайте набросок

Ознакомившись с частями письма о заказе товара, подготовьте набросок для собственного письма. Подумайте, какую информацию вам нужно включить, исходя из ваших отношений с продавцом, продуктов, которые вы собираетесь приобрести, и того, размещаете ли вы заказ как частное лицо или от имени более крупной организации. Возможно, вам не потребуется включать все типичные разделы письма-заказа, поэтому используйте этот этап процесса написания, чтобы определить, какая информация наиболее важна для вашего документа. Например, вы можете исключить раздел особых указаний, если у вас их нет.

Составление конспекта поможет вам упорядочить свои мысли, чтобы вы могли легко заполнить каждый раздел на этапе подготовки текста. Создавая отдельные разделы в своем письме, вы облегчаете продавцу просмотр ваших ожиданий и их реализацию. Конспектирование может сделать процесс написания более эффективным. Это позволит вам определить, какое содержание включить в письмо до того, как вы начнете его составлять, а значит, вы потратите меньше времени на мозговой штурм.

3. Напишите черновик

После того как вы отформатируете свой конспект, начинайте писать содержание. На этапе составления проекта ваше письмо может быть неформальным или даже неполным. Сосредоточьтесь на том, чтобы изложить свои идеи на бумаге и эффективно организовать их для читателя. Вы можете доработать свой контент в течение нескольких черновиков, чтобы убедиться, что ваше письмо является полным, точным и профессиональным. Процесс составления помогает вам доработать содержание и адаптировать его в соответствии с ожиданиями вашей аудитории в отношении тона и ясности.

4. Пересмотр и вычитка

Завершите свое письмо, пересмотрев и вычитав его. Пересмотр включает в себя проверку письма на организацию, ясность и правильность. Вычитка означает прочтение письма для выявления незначительных ошибок в орфографии, грамматике и тоне. Перед отправкой убедитесь, что вы включили все необходимые детали, касающиеся вашего заказа, и что вы разбили письмо на отдельные абзацы. Проверьте письмо на профессионализм, исправив все орфографические и грамматические ошибки и используя профессиональный язык. Вы можете сделать свой тон более официальным, произнося слова по буквам и избегая сленга.

В качестве стратегии корректуры попробуйте прочитать свой черновик вслух. Прочитайте письмо самому себе или попросите кого-то другого прочитать его вам. Это отличная техника для поиска неуклюжих фраз, которые могут нарушить ясность вашего письма. Другой вариант - отвлечься от написания письма на несколько часов или на ночь. Возвращение к черновику со свежим взглядом может помочь вам заметить мелкие ошибки. И наконец, попробуйте прочитать ваш черновик в обратном порядке. Эта стратегия вырывает каждое предложение из контекста, чтобы вы могли сосредоточиться на языке.

Шаблон письма о заказе товара

Вот шаблон письма о заказе товара, который вы можете использовать для написания своего собственного:

Дата: [Дата отправки]
От: [Ваше имя и фамилия]
To: [Имя получателя]
Тема: [Краткое описательное высказывание, указывающее на цель письма]

Уважаемый [Продавец или имя продавца]:

В соответствии с нашим обсуждением на [дата], я пишу, чтобы заказать [описание заказа, включая название товара, который вы заказываете, количество и соответствующие характеристики].

Я намерен заплатить [объяснить способ оплаты или указать любые платежные реквизиты, необходимые для завершения сделки].

Если возможно, я бы хотел, чтобы предметы были доставлены к [дата].

Если возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу [предпочтительный способ связи и данные, например, номер телефона или адрес электронной почты].

Я также хотел бы поблагодарить вас от имени [вставьте название компании]. Мы ценим ваши услуги и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Искренне,
[Ваше имя]

Письмо о заказе товара пример

Вот образец письма о заказе товара:

Дата: 112021
От: Клиффорд Саттон
To: Саша Петров
Тема: Заказ 10 складных столов

Dear Ms. Петров:

В соответствии с нашим обсуждением по телефону 111921, я хочу заказать у вас 10 6-футовых складных столов для предстоящего праздничного мероприятия компании. В цифровом каталоге вашей компании столы предлагаются по цене $50 за штуку.

Я намерен заплатить чеком, и я вложил платеж в размере $500 в это письмо.

Если возможно, я хотел бы, чтобы товары были доставлены к 112321.

В случае возникновения каких-либо проблем, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону или электронной почте. Вы можете написать мне по электронной почте по адресу csutton@suttonfarms.com или позвонив мне по телефону 644-566-2299.

Я также хотел бы поблагодарить вас от имени компании Sutton Farms. Мы ценим ваши услуги и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Искренне,
Клиффорд Саттон