Кадровая политика: определение, связь со стратегией, структура и как разработать

Введение

Политики и процедуры в области управления персоналом содержат рекомендации по ряду вопросов трудоустройства для сотрудников, менеджеров и других лиц, ответственных за работу с людьми. Они играют важную роль в практической и эффективной реализации кадровой стратегии организации. Они также обеспечивают последовательность и прозрачность для сотрудников и руководителей, способствуя укреплению психологического контракта и созданию позитивной организационной культуры.

В этом информационном бюллетене рассматривается вопрос о том, какую пользу может принести организациям внедрение кадровой политики, о людях, ответственных за разработку политики в организациях разного размера, и о типах политики. В нем содержится руководство по внедрению HR-политики, начиная с аудита и заканчивая сравнительным анализом, консультациями и составлением новых политик, а также их постоянным пересмотром. Наконец, в информационном бюллетене содержатся советы по составлению и распространению политики.

Что такое кадровая политика?

Политики в области управления персоналом - это письменный источник руководства по решению широкого круга вопросов в организации. Они включают описание принципов, прав и обязанностей руководителей и сотрудников. Они играют ключевую роль в обеспечении справедливости и последовательности в организации, а также потенциально помогают защитить организацию от судебных исков. Однако, независимо от того, насколько хорошо написана любая политика, решающее значение для обеспечения ее эффективности имеет ее эффективная коммуникация и реализация, особенно линейными менеджерами.

Связи между кадровой политикой, процедурами и стратегией

Помимо руководства по индивидуальным и организационным обязанностям, кадровая политика должна поддерживать более широкую стратегию путем применения индивидуального подхода, отражающего размер и уникальную культуру организации.

• Стратегия HR - это заявление или концепция, определяющая, как HR может поддержать бизнес или организационные цели, фокусируясь на долгосрочных вопросах, связанных с персоналом, и макро-концепциях, касающихся структуры, ценностей, обязательств и соответствия ресурсов будущим потребностям. Ознакомьтесь с нашим информационным бюллетенем "Стратегическое управление человеческими ресурсами".

• Правила кадровой политики содержат общие и практические советы и рекомендации для руководителей и сотрудников по ряду вопросов трудоустройства.

• Порядок работы с персоналом поддерживает и дополняет политику управления персоналом, когда это необходимо, предоставляя пошаговый отчет о конкретных процедурах, которые применяются в определенных обстоятельствах (например, устанавливая временные рамки, в течение которых должны проводиться встречи).

Политика в области управления персоналом должна вытекать из стратегии управления персоналом и дополнять процедуры управления персоналом.

Зачем вводить политику управления персоналом?

Политики в области управления персоналом играют важную роль в поддержке культуры доверия, справедливости и инклюзивности, определяя обязанности работодателя и работника в трудовых отношениях. Они могут влиять на мотивацию сотрудников, репутацию организации и способность привлекать и удерживать таланты. Внедрение такой политики может способствовать формированию установок и моделей поведения, необходимых для устойчивой работы, создавая взаимные преимущества для сотрудников и организаций.

Политики в области управления персоналом также могут повысить скорость принятия решений, обеспечивая наличие четких инструкций по решению ряда вопросов. Кроме того, они могут помочь избежать судебных исков по трудовым спорам, поскольку содержат рекомендации для руководителей, отражающие нормативные акты.

Определенные кадровые политики и процедуры могут быть необходимы для соблюдения законодательства. Например, в Великобритании письменная политика в области охраны здоровья и безопасности труда требуется для любой организации с пятью и более сотрудниками, а также существуют важные законодательные положения, касающиеся установления официальных дисциплинарных процедур и процедур рассмотрения жалоб.

Даже если политика или процедура не являются обязательными по закону, работодатели часто считают полезным иметь такую политику, чтобы обеспечить четкое руководство, отражающее правовые рамки для решения данного вопроса, а также помочь сотрудникам четко понять позицию организации по тому или иному вопросу.

Организации вводят или пересматривают конкретные кадровые политики по ряду причин, включая:

• Отражать и соответствовать действующему или новому законодательству и прецедентному праву.
• Для поддержки бизнес-стратегии.
• Следить за последними достижениями в области эффективного управления людьми.
• Справиться с внутренними изменениями.
• Согласно указаниям головного офиса/родительской компании, чтобы не отставать от конкурентов - например, политика вознаграждения может быть пересмотрена, чтобы привлечь или удержать сотрудников при работе на другом международном рынке.
• Для небольших организаций - желание разработать более формальный и последовательный подход, который будет отвечать их потребностям по мере их роста.

Кто разрабатывает кадровую политику?

Организации часто разрабатывают официальную кадровую политику по мере увеличения их размера - хотя не существует установленной формулы, которая помогла бы организациям определить, на каком этапе своего развития им необходимо нанять специалистов по персоналу.

Типичные примеры практики в организациях разного размера включают:

• Малые организации - разработка кадровой политики может быть добавлена к существующим обязанностям сотрудника или сотрудников (особенно со способностями к управлению людьми) или специалист может быть нанят на разовую консультацию или на неполный рабочий день для разработки или пересмотра конкретных политик.

• Средние организации - перед специалистом по управлению персоналом может стоять задача внедрения новых политик, пересмотра существующих и доведения их до сведения сотрудников и руководителей.

• Крупные организации - HR и другие специалисты по работе с персоналом, например, специалисты по обучению и развитию (L&D), часто нанимаются для решения конкретных ключевых вопросов, таких как вознаграждение, развитие сотрудников, трудовое законодательство или отношения с сотрудниками, при поддержке специалистов по общим вопросам HR и административного вспомогательного персонала.

На нашей карте профессий есть более подробная информация о различных ролях в профессии человека.

Какую кадровую политику должны иметь организации?

Не существует универсального подхода к разработке эффективной кадровой политики; ее содержание должно быть основано на уникальных потребностях и характеристиках организации и ее сотрудников. В то время как наличие множества подробных политик может эффективно работать для одних организаций, меньшее количество политик или более основанные на принципах политики могут работать лучше для других. Организациям следует меньше ориентироваться на то, что хорошо работает в других организациях, и вместо этого сосредоточиться на том, что будет работать для них, чтобы создать устойчивые и успешные отношения между людьми и организацией.

Возможно, будет полезно рассмотреть типы политик, которые могут быть актуальны для организации в течение жизненного цикла работника: начало трудовой деятельности, во время работы и после увольнения.

Начало трудовой деятельности

В организации может существовать отдельная политика, устанавливающая критерии отбора, а также другие соответствующие политики для новых сотрудников, такие как введение в должность. Другим примером политики в этой области может быть оплата за рекомендации (для существующих сотрудников, которые рекомендуют друзей).

Вознаграждение при трудоустройстве

Политика может затрагивать такие области, как порядок присвоения должностных оценок и вознаграждения за результаты работы, а также положения, касающиеся таких аспектов компенсационных пакетов, как пенсии/дополнительные добровольные взносы и другие льготы и пособия.

Здоровье, безопасность и благополучие

Политики могут охватывать самые разные темы - от профилактики и управления стрессом, связанным с работой, до обращения с опасными материалами.

Взаимоотношения с сотрудниками и общие вопросы управления персоналом

Наряду с политикой в отношении дисциплинарных взысканий и жалоб, примеры включают: отгулы и отпуск за профсоюзную деятельность, отпуск, командирование, волонтерство, родительские обязанности или обязанности по уходу за ребенком (например, отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за отцом), общение, вовлеченность и другие формы поведения сотрудников, включая высказывание мнения сотрудников, а также преследования и притеснения.

Обучение и развитие

В число вопросов, которые могут быть охвачены политикой в этой области, входят курсы и возможности командирования, развитие талантов, оплата профессиональных услуг и т.д.

Другие вопросы

Другие политики, которые организации, возможно, захотят рассмотреть, включают различные области, связанные с более широкими потребностями бизнеса (например, корпоративная ответственность или меры по борьбе со взяточничеством) или связанные с технологиями и новыми методами работы (например, использование социальных сетей).

Окончание трудовой деятельности

Существует множество причин прекращения трудовых отношений, от добровольного ухода до увольнения, сокращения штата или выхода на пенсию - некоторые или все из них могут быть отражены в официальной письменной политике (например, включая информацию о продолжительности периода уведомления или характере консультаций по сокращению штата).

Управление равенством, инклюзивностью и многообразием

Равенство, инклюзивность и многообразие должны проходить через все аспекты политики организации. В Великобритании дискриминация по многим личностным характеристикам, таким как пол или раса, является незаконной на всех этапах трудового цикла, а управление инклюзией и оценка многообразия являются центральным элементом эффективного управления людьми и имеют смысл для бизнеса. Передовая практика показывает, что всеобъемлющая политика равенства и многообразия должна четко отражать видение и ценности организации. Затем этот вопрос может быть включен и во многие другие политики (например, найма и отбора персонала и вознаграждения).

За пределами организации

В некоторых случаях кадровая политика может выйти за пределы организации, например, в рамках партнерских соглашений, таких как совместные предприятия, аутсорсинг, стратегические альянсы или модели заказа в государственно-частном секторе. Рекомендуется рассмотреть, где общие политики могут потребовать применения или пересмотра в свете новых организационных договоренностей. .

Введение и пересмотр кадровой политики

Эти рекомендации помогут при внедрении и пересмотре кадровой политики:

• Оцените/аудируйте текущую практику и то, что уже существует, будь то формальная или неформальная.
• Исследовать и сравнивать с практикой других организаций, особенно в том же секторе или месте.
• Проводите консультации с представителями персонала и/или профсоюзами.
• Создайте руководящие группы/рабочие группы для разработки политики.
• Установите реалистичные временные рамки.
• Запускайте сначала пилотный проект политики.
• Дайте конкретные указания руководителям.
• Включите эти правила в процесс введения в должность.
• Осуществляйте постоянный процесс пересмотра.
• Убедитесь, что политики дополняет друг друга, являются гибкими, практичными и выполнимыми.

Создание кадровых политик

Все политики должны быть написаны простым языком и избегать жаргона, чтобы они были удобны для пользователей и легко понимались всеми сотрудниками. Если технические термины неизбежны, полезно включить краткий глоссарий. Также полезно указать дату публикации и/или последнего пересмотра.

Политики также должны указывать, к кому обращаться с вопросами о контенте и кто отвечает за их обновление и пересмотр. Важно не считать, что действующие политики всегда являются правильными. Некоторые политики пересматриваются через регулярные промежутки времени, например, скидки на пробег могут пересматриваться ежегодно с учетом изменений инфляции или режима налогообложения. Другие могут пересматриваться в случае изменения законодательства или просто на разовой основе. Рассмотрим, например, как корректировка рабочих практик во время пандемии COVID-19 означала создание новых политик для многих организаций.

Коммуникация кадровой политики

Внедрение кадровой политики в практику требует работы в рамках всего предприятия, чтобы лидеры, линейные менеджеры и сотрудники полностью понимали политику и ожидания (включая любые обновления). Формат коммуникации будет зависеть от организационной культуры и характера политики. Подробнее об общении с сотрудниками.

Поскольку линейные руководители играют ключевую роль в воплощении кадровой политики в жизнь, обучение и поддержка имеют решающее значение для обеспечения того, чтобы руководители четко понимали политику и обладали способностью проводить политику деликатно и справедливо. Ознакомьтесь с нашим информационным бюллетенем о роли линейных руководителей в поддержке специалистов по персоналу или прослушайте наш подкаст об обучении линейных руководителей.

Индукция играет ключевую роль в обеспечении того, чтобы новые сотрудники были осведомлены обо всех политиках и процедурах в организации.

Индукция — это процесс, посредством которого сотрудники приспосабливаются или акклиматизируются к своей новой работе и рабочей среде. В рамках этого «ориентация» может использоваться для конкретного мероприятия, которое посещают новички, а «социализация» может описывать способ, которым новые сотрудники строят рабочие отношения в своих новых командах. Некоторые люди используют термин «адаптация», чтобы охватить весь процесс от контакта человека с организацией до того, как он официально присоединится, до понимания способов работы бизнеса и освоения своей роли.