Умение грамотно распоряжаться своим временем — ключевой навык для любой профессии. Для тех, кто работает на себя, это особенно важно: ошибки в планировании могут замедлить развитие бизнеса или помешать достижению целей. Сложности с тайм-менеджментом часто приводят к стрессу и выгоранию. Например, если вы постоянно берёте работу на дом по вечерам, возможно, дело не в объёме задач, а в том, как вы организуете свой день. Если вы чувствуете себя дезорганизованным и постоянно не укладываетесь в сроки, это тоже сигнал о проблемах с управлением временем. Если вы понимаете, что вам нужно прокачать этот навык, попробуйте следующие шаги:
1. Используйте планировщик
Неважно, какой формат вы выберете — бумажный ежедневник, Google Календарь или специализированное приложение. Главное, чтобы он у вас был и вы им регулярно пользовались. Планировщик должен помогать отслеживать встречи. Если вы когда-нибудь забывали о встрече или назначали её на два разных времени, вы знаете, насколько это неприятно! Также полезно иметь место для записи важных напоминаний (например, «купить поздравительную открытку супругу»). Кроме того, удобно, когда в планировщике есть место для ежедневного списка дел.
2. Составляйте список задач на день
Как вы начинаете рабочий день? Многие люди сначала проверяют почту, а потом решают, что делать с поступившими письмами. Так легко провести весь день, занимаясь второстепенными вопросами, вместо того чтобы решать действительно важные задачи. В начале каждого дня уделите 5–10 минут, чтобы записать всё, что нужно сделать. В этом списке будут и приоритетные задачи (например, «закончить отчёт для клиента»), и мелкие напоминания (например, «позвонить Джо»). Запись важных дел помогает сосредоточиться на них с самого начала, а мелкие задачи не будут отнимать умственную энергию на то, чтобы держать их в голове.
3. Расставляйте приоритеты
Как вы решаете, за какую задачу взяться в первую очередь? Если вы начинаете с самых срочных — тех, у которых горит дедлайн, или тех, что требует самый настойчивый клиент, — вы можете отложить более важные дела. Иногда расстановка приоритетов по срочности оправдана, но в целом лучше начинать с выполнения важных задач. Один из способов — разделить день на две части: утром работайте над важными, долгосрочными задачами, а днём — над срочными. Если эти срочные дела действительно нужно выполнить к 17:00, вы, скорее всего, успеете их сделать и не потратите на них весь рабочий день.
4. Определите свои часы пик
Вы «сова» или «жаворонок»? Вам легче сосредоточиться в 8 утра или в 8 вечера? У каждого из нас есть периоды высокой и низкой энергии в течение дня — и полезно знать, когда вы наиболее продуктивны (а когда — нет). Для меня лучшее время — утро: я использую его для самой творческой и энергозатратной работы, например, для написания текстов. Днём я занимаюсь редактированием, административными задачами, почтой и другими небольшими делами. У меня обычно спад энергии около 16:00–17:00, когда я становлюсь раздражительным и не могу сосредоточиться. Я могу выполнить в два раза больше работы с 9:00 до 10:00, чем с 16:00 до 17:00. Ваши периоды активности и спада могут сильно отличаться от моих, но, определив их, вы сможете лучше планировать работу и управлять временем.
5. Делайте регулярные перерывы
Это может показаться противоречивым, но достаточно ли вы отдыхаете? Если вы хотите повысить продуктивность, вы не можете работать непрерывно несколько часов. Регулярные перерывы дают возможность отдохнуть и восстановить силы. Большинство людей могут концентрироваться только 25–45 минут, после чего требуется небольшой перерыв (даже если это всего пять минут, чтобы встать, выпить воды и немного размяться). Перерывы лучше планировать заранее: не стоит работать до тех пор, пока вы не упрётесь в тупик или не почувствуете полное истощение. Если вы знаете, что перерыв будет в 11:00, а сейчас 10:40, вам будет легче оставаться сосредоточенным — вы даже можете заметить, что работаете усерднее, чтобы успеть закончить до отдыха.
6. Реже проверяйте почту
Вы постоянно держите открытой вкладку с входящими? Или привыкли проверять почту каждые полчаса? Если да, вы постоянно прерываете свою способность глубоко погрузиться в работу. Коллегам и клиентам может нравиться, что вы отвечаете быстро, но если это отвлекает вас от основных задач, вы никому не делаете одолжения. Попробуйте проверять почту реже. Это может быть, например, раз в два часа или всего один–два раза в день, в зависимости от вашей сферы и ожиданий руководителя или клиентов. Вы обнаружите, что не только станете более сосредоточенным, но и сможете разбирать почту быстрее, обрабатывая её сразу, а не по одному письму.
Материал подготовлен 22.09.2012 Али Люк. Али — писательница художественной и научно-популярной литературы и коуч по писательскому мастерству. Она ведёт блог о писательском мастерстве на своём сайте Aliventures.com, где также доступна бесплатная электронная книга «Как найти время для писательства». Её можно получить, подписавшись на новостную рассылку для авторов. Фото: Roberto Ferrari
- Businessinsider.com
Поделиться
