Положение об отделе экспорта и международного бизнеса
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела экспорта и международного бизнеса ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Отдел экспорта и международного бизнеса является структурным подразделением в составе Департамента продаж ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по продаже лекарственных препаратов, биологически активных добавок к пище и изделий медицинского назначения, отечественного и импортного производства, покупателям стран ближнего и дальнего зарубежья.
1.1.3 В своей деятельности Отдел экспорта и международного бизнеса руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.),
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.)
- Исходными принципами взаимодействия ООО "ХХХ" и ООО ТС «Транссервис».
- Порядком применения сбытовых моделей в Отделе сбыта (ПР-336 от 03.03.00).
- Положением о прайс-листах ООО "ХХХ" (П-233 от 07.06.00).
- Порядком работы экспортной группы ОКП по обеспечению поставок за пределы РФ (ПР-463 от 17.01.02).
- Порядком предоставления индивидуальных условий оптовым клиентам и филиалам.
- Временным порядком проведения маркетинговых мероприятий в ООО "ХХХ" и компенсации расходов компании фирмами-производителями по совместным маркетинговым мероприятиям (ПР-513 от 28.08.02).
- Временным порядком организации проведения акций стимулирования сбыта в сбытовых подразделениях (ПР-479 от 18.05.02).
- Порядком распределения ресурсов между сбытовыми подразделениями ООО "ХХХ" (ПР-400 от 29.11.00 отменен); Замена ПР-5424
- Процедура «Исполнение заказа клиента за пределами РФ» (проект);
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).[1]
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00)
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект)
5. Таможенный кодекс РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ;
6. Инструкция ЦБ РФ № 86-И, ГТК РФ № 01-23/26541 от 13.10.1999 "О порядке осуществления валютного контроля за поступлением в Российскую Федерацию выручки от экспорта товаров" (далее – Инструкция № 86-И);
7. Конвенция о международной перевозке грузов;
8. Международные правила толкования торговых терминов "Инкотермс - 2000";
9. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ;
10. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ;
11. Перечень документов, которые должны находиться на автотранспортном средстве при осуществлении международных перевозок и предъявляются в соответствующих случаях для проверки, утвержден Минтрансом РФ 27.10.1998;
12. Письмо ГТК РФ от 04.05.1995 г. № 01-13/6235 "О ветеринарном и карантинном контроле";
13. Письмо ЦТУ от 13.10.2000 № 04-16/5980ц "О таможенном оформлении товаров, подлежащих контролю госкарантина растений" (применяется в части, не противоречащей Таможенному кодексу РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ);
14. Письмо ЦТУ от 20.03.2001 № 67-16/6263 "О таможенном оформлении товаров, подлежащих контролю органами государственного ветеринарного надзора" (применяется в части, не противоречащей Таможенному кодексу РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ);
15. Постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте";
16. Постановление Правительства РФ от 03.08.1996 № 930 "Об утверждении номенклатуры наркотических средств, сильнодействующих и ядовитых веществ, на которые распространяется порядок ввоза в Российскую Федерацию и вывоза из Российской Федерации, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 1996 г. № 278, а также квот на ввоз (вывоз) наркотических средств" (применяется в части, не касающейся квот на ввоз и вывоз из РФ);
17. Постановление Правительства РФ от 25.12.1998 № 1539 "О ввозе в Российскую Федерацию и вывозе из нее лекарственных средств и фармацевтических субстанций";
18. Постановление Правительства РФ от 30.06.1998 № 681 "Об утверждении перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации";
19. Приказ ГТК РФ от 16.09.2003 № 1022 "Об утверждении перечня документов и сведений, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом";
20. Приказ ГТК РФ от 21.08.2003 № 915 "Об утверждении "Инструкции о порядке заполнения ГТД";
21. Решение Совета Глав Правительств СНГ от 03.12.2004 г. "Изменение правил оформления СТ-1";
1.3 Термины, определения и сокращения
WABC - автоматизированная информационная система товарного и финансового учёта;
ГКТ - Группа комплектации товара П/о комплектации ПО УСХ;
ГОУИ ОУ – Группа обработки учетной информации Отдела учета;
ГП – головное предприятие ООО "ХХХ";
ГПСД – Группа подготовки сопроводительной документации П/о комплектации ПО УСХ;
ГТД – грузовая таможенная декларация;
ГТК РФ – Государственный таможенный комитет Российской Федерации;
ДЗ – дебиторская задолженность.
Инвойс – документ, предоставляемый клиенту для оплаты за товар, поставляемый за пределы РФ;
ЛРС – для целей настоящего документа - лекарственное растительное сырье, упакованное и расфасованное в упаковки для розничной продажи;
МЗ РФ – Министерство здравоохранения Российской Федерации;
МНС РФ – Министерство по налогам и сборам Российской Федерации;
НДС – налог на добавленную стоимость;
ОМ – Отдел маркетинга
ОЭиМБ – Отдел экспорта и международного бизнеса;
П/о - Подотдел;
ПККН – Постоянный комитет по контролю за наркотиками;
ПО УСХ – Производственный отдел УСХ;
ПС – Паспорт сделки;
СВХ –склад временного хранения
СДП – сильнодействующие препараты (в соответствии со Списками сильнодействующих и ядовитых веществ, утвержденными на заседании ПККН 25.12.2002 г., протокол № 3/86-2002);
ТБ – Таможенный брокер;
ТНВЭД – Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности;
ТСД – товарно-сопроводительные документы;
ТТН – товарно-транспортная накладная;
УСХ – Управление складского хозяйства;
ЦТУ – Центральное таможенное управление ГТК РФ;
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел экспорта и международного бизнеса создается и ликвидируется на основании приказа Генерального Директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура Отдела экспорта и международного бизнеса согласовывается с Заместителем Генерального директора по продажам/Директором по продажам, Первым Заместителем Генерального Директора, Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела экспорта и международного бизнеса или Заместителем Генерального директора по продажам/Директором по продажам.
2.3 Штатное расписание Отдела экспорта и международного бизнеса согласовывается с Заместителем Генерального директора по продажам/Директором по продажам, Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела экспорта и международного бизнеса или Заместителем Генерального директора по продажам/Директором по продажам.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела экспорта и международного бизнеса, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела экспорта и международного бизнеса согласовываются с Заместителем Генерального директора по продажам/Директором по продажам, Первым Заместителем Генерального Директора, Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела экспорта и международного бизнеса.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела экспорта и международного бизнеса построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 В состав Отдела экспорта и международного бизнеса входят следующие подразделения:
- Группа экспортных продаж;
- Группа международного маркетинга;
- Группа по работе с производителями;
- Группа логистики;
- Аналитическая группа.
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе Отдела экспорта и международного бизнеса регламентируется соответствующими Положениями: Положением «Об Отделе экспорта и международного бизнеса ООО "ХХХ".
3.4 Руководит Отделом экспорта и международного бизнеса Начальник ОЭиМБ, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела экспорта и международного бизнеса ООО "ХХХ" ПВД. HR-23.05.
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника ОЭиМБ находится:
- Заместитель Начальника отдела экспорта и международного бизнеса
- Руководитель группы экспортных продаж;
- Начальник Группы международного маркетинга;
- Руководитель Группы по работе с производителями;
- Руководитель Группы логистики;
- Руководитель аналитической группы;
- Офис-менеджер;
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела экспорта и международного бизнеса определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Директором по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель Отдела экспорта и международного бизнеса – обеспечение продаж лекарственных препаратов, биологически активных пищевых добавок, изделий медицинского назначения и других сопутствующих товаров за пределы территории РФ путем организации прямых поставок из ГП, с достижением необходимого уровня прибыли, а также через дочерние предприятия ООО "ХХХ" в странах СНГ.
4.2 Задачами Отдела экспорта и международного бизнеса являются:
4.2.1 Организация продаж клиентам стран СНГ, в том числе через ООО «ООО "ХХХ"-50»;
4.2.2 Организация продаж через дочерние предприятия;
4.2.3 Выполнение ФЭП по регионам СНГ;
4.2.4 Контроль движения денежных потоков, управление денежными затратами ОЭиМБ.
5 Функции
5.1 Отдел экспорта и международного бизнеса выполняет следующие функции:
5.1.1 Реализация лекарственных препаратов, биологически активных пищевых добавок, изделий медицинского назначения и других сопутствующих товаров клиентам из стран СНГ и дальнего зарубежья.
5.1.2 Изучение потребностей клиентов стран ближнего и дальнего зарубежья, анализ перспектив развития фармрынка, определение конкурентных преимуществ по отношению к другим дистрибьюторам.
5.1.3 Участие в выставках стран СНГ, анкетирование клиентов на месте.
5.1.4 Создание информационной базы данных основных оптовиков по регионам СНГ, поддержание ее в актуальном состоянии.
5.1.5 Организация командировок в СНГ.
5.1.6 Анализ ассортимента, маркетинговой политики компаний-конкурентов.
5.1.7 Обработка заявок клиентов.
5.1.8 Формирование пакета документов на отпуск товара.
5.1.9 Формирование пакета документов для таможенного оформления.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности, Таблице делегирования полномочий по Департаменту продаж, а также Процедуре «Исполнение заказа клиента за пределами РФ» (проект).
6.1.2 Взаимодействие с Функционалом 1-го Заместителя Генерального директора, Функционалом Заместителя Генерального директора по внутреннему контролю, Функционалом Заместителя Генерального директора по экономике, Финансовым департаментом, Департаментом филиалов, Департаментом маркетинга, Департаментом персонала, Департаментом инфраструктуры, Департаментом информационных технологий, Департаментом логистики в рамках информационного обмена в целях обеспечения эффективной деятельности ОЭиМБ (в пределах собственных фунций).
6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»
6.2.1 Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующих документах:
6.2.1.1 Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект);
6.2.1.2 Процедура «Исполнение заказа клиента за пределами РФ» (проект).
6.2.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция» в рамках информационного обмена в целях обеспечения эффективной деятельности ОЭиМБ (в пределах собственных функций).
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
6.3.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.3.1.1 «Исходные принципы информационного взаимодействия «ООО "ХХХ"» и ЗАО «Фирма ООО "ХХХ" от 29.10.2003 г. № ПНР-01/01;
6.3.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"» по вопросам предоставления информации об актуальной ситуации в рамках вопросов, решаемых ОЭиМБ (по запросам заинтересованных подразделений).
6.4 Взаимодействие с внешними компаниями
6.4.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.4.1.1 «Концепция работы ООО "ХХХ" с внешним окружением в регионах» от 27.08.2001 г. № К-5;
6.4.1.2 «Порядок информационного обмена с контрагентами» от 24.07.2002 г. № ПР-502;
6.4.1.3 «Порядок участия сотрудников фирмы во внешних проверках» от 17.04.2003 г. № ПР-606;
6.4.1.4 «Порядок работы с личными обращениями сотрудников ООО "ХХХ" и внешних контрагентов» от 31.12.2003 г. № ПР-636;
6.4.1.5 Процедура «Исполнение заказа клиента за пределами РФ» (проект).
6.4.2 Взаимодействие с внешними компаниями по вопросам получения:
6.4.2.1 Информации и документации по взаимодействию с клиентами и оказанию услуг;
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела экспорта и международного бизнеса осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела экспорта и международного бизнеса на год устанавливаются Начальником Отдела экспорта и международного бизнеса, согласовываются с Заместителем Генерального директора по продажам, Первым Заместителем Генерального Директора и утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Отдела экспорта и международного бизнеса ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Отдела экспорта и международного бизнеса представляет Первому Заместителю Генерального Директора и Генеральному Директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела экспорта и международного бизнеса и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела экспорта и международного бизнеса Начальник Отдела экспорта и международного бизнеса предоставляет отчет Заместителю Генерального директора по продажам/Директору по продажам.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела экспорта и международного бизнеса могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Отдела экспорта и международного бизнеса или Заместителем Генерального Директора по продажам ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела экспорта и международного бизнеса, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Величина реализации на зарубежных рынках;
9.1.2 Величина валового дохода;
9.1.3 Соблюдение нормативов по оборачиваемости дебиторской задолженности (ДЗ).
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела экспорта и международного бизнеса в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права
Отдел экспорта и международного бизнеса наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела экспорта и международного бизнеса осуществляет Начальник Отдела экспорта и международного бизнеса:
10.1 Вносит на рассмотрение Генерального Директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности Отдела экспорта и международного бизнеса, а также оценкой эффективности работы Отдела экспорта и международного бизнеса.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся Отдела экспорта и международного бизнеса деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела экспорта и международного бизнеса.
10.5 Осуществляет расходование денежных средств Компании в рамках бюджета Отдела экспорта и международного бизнеса ООО "ХХХ".
10.6 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.7 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела экспорта и международного бизнеса.
10.8 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.9 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки нормативные, информационные и распорядительные документы, подготовленные с нарушением существующих требований.
10.11 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела экспорта и международного бизнеса.
10.12 Вносит на рассмотрение Генерального Директора и Правления предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.13 Визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам осуществления экспортной деятельности ООО "ХХХ".
10.14 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
11.1 Начальник Отдела экспорта и международного бизнеса Несет ответственность перед Генеральным Директором ЗАО Фирмы «ООО "ХХХ"» за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части осуществления экспортной деятельности ООО "ХХХ" в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник Отдела экспорта и международного бизнеса несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Начальника Отдела экспорта и международного бизнеса.
[1] Требования данной Типовой формы не распространяются на действующие Положения о подразделениях, которые были утверждены до введения ее в действие. Их приведение в соответствие с требованиями настоящего документа осуществляют при очередном пересмотре указанных ВНД, при разработке изменений и дополнений к ним.
Поделиться
