Положение об отделе косметика
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела «Косметика» ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Отдел «Косметика» является структурным подразделением в составе Департамента нелекарственных средств ООО "ХХХ".
Отдел «Косметика» выполняет в Департаменте нелекарственных средств функции формирования конкурентоспособного продукта и обеспечивает повышение доходности бизнеса за счет эффективного управления товарной категорией «Косметика», выявления возможностей внешней и внутренней среды на основе учета потребностей рынка.
1.1.3 В своей деятельности Отдел «Косметика» руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2005 г.),
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.),
- Настоящим Положением.
1.1.4. Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения;
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00).
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция».
1.3 Термины и определения, сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины и определения, сокращения:
Косметика – парфюмерно-косметическое изделие: любой препарат или средство, предназначенные для нанесения (с помощью вспомогательных средств или без их использования) на различные части человеческого тела (кожу, волосяной покров, ногти, губы, зубы, слизистую оболочку полости рта и наружные половые органы) с единственной или главной целью их очищения, придания приятного запаха, изменения их внешнего вида и/или коррекции запаха тела, и/или их защиты, или сохранения в хорошем состоянии.
Неаптечная парафармацевтика (НАП) – ассортимент, близкий к косметической продукции по отношению к каналам продаж, производителям, способам продвижения Примеры ассортимента НАП: товары "Материнство и детство", женская гигиена, презервативы, трикотаж нелечебный, гигиенические продукты косметического назначения. В настоящем Положении везде, где упоминается косметическая продукция, подразумевается также и Неаптечная парафармацевтика.
Эксклюзив – Эксклюзивная косметика в ассортименте ООО "ХХХ" (категория КТ_Э) – это косметические марки, эксклюзивное право дистрибуции которых, принадлежит ООО "ХХХ".
ГВНСИ ЕСС - Группа ввода нормативно-справочной информации ЕСС;
ДЗ – Департамент закупок;
ДИ – Департамент инфраструктуры;
ДИТ – Департамент информационных технологий;
ДП – Департамент продаж;
ДПерс. – Департамент персонала;
ДТО – Департамент товарных операций;
ЕСС – Единая служба справочников;
КПД – ключевые показатели деятельности;
ОЦС – Отдел «Центральный склад»;
РУМ – Региональное управление «Москва»;
РУП – Региональное управление «Подмосковье»;
ТЗ – товарный запас;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
ЦФО «Косметика» - Центр финансовой ответственности «Косметика».
АТХС – анатомо-терапевтико-химическая система классификации ассортимента;
ASCP – ассортиментный модуль;
DP OEBS – модуль Департамента продаж;
WABC – автоматизированная информационная система товарного и финансового учета
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел «Косметика» создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с 1-м Вице-Президентом «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура ОтдЕла «Косметика» согласовывается Начальником Департамента нелекарственных средств, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела «Косметика» или Начальником Департамента нелекарственных средств.
2.3 Штатное расписание Отдела «Косметика» согласовывается Начальником Департамента нелекарственных средств, Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела «Косметика» или Начальником Департамента нелекарственных средств.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела «Косметика», численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела «Косметика» согласовываются с Начальником Департамента нелекарственных средств, Начальником Департамента персонала и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела «Косметика» или Начальником Департамента нелекарственных средств.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела «Косметика» построена по линейно- функциональному принципу, в управлении региональными сбытовыми единицами организационная структура построена по матричному принципу.
3.2. В состав Отдела «Косметика» входят следующие подразделения:
- Администрация;
- Группа Маркетинга и закупок;
- Группа продаж;
- Группа товарообеспечения;
3.3 Руководит Отделом «Косметика» Начальник отдела, деятельность которого регламентируется Положением «О начальнике отдела «Косметика».
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела «Косметика»:
- Заместитель начальника отдела по продажам;
- Руководитель группы продаж;
- Специалист по планированию и экономическому анализу;
- Руководитель группы маркетинга и закупок;
- Руководитель группы товарообеспечения.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела «Косметика» определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главной целью Отдела «Косметика» является обеспечение лидирующей роли ООО "ХХХ" в г. Москве, Московской области, регионах по целевым сегментам фармацевтического рынка с достижением необходимого уровня прибыли.
4.2 Для выполнения главной цели перед Отделом «Косметика» стоят следующие задачи:
4.2.1 Повышение конкурентоспособности ООО "ХХХ" в части продажи косметической продукции в аптеки;
4.2.2 Формирование Продукта ООО "ХХХ" в части ассортимента, цен, требований к продвижению косметической продукции;
4.2.3 Эффективное продвижение косметической продукции в аптеки;
4.2.4 Координация действий сбытовых подразделений для выполнения плана продаж косметической продукции;;
4.2.5 Обеспечение доступности косметической продукции для сбытовых подразделений, оптимизация товарных ресурсов;
4.2.6 Инициирование системных изменений и управление ими для создания организа - ционной структуры, адекватной поставленным целям и задачам.
5 Функции
5.1 Планирование:
5.1.1 Стратегическое планирование:
- создание и согласование концепции развития направления "Косметика";
- создание и согласование целей направления;
- создание и согласование бизнес-плана.
5.1.2 Оперативное планирование:
- создание и утверждение оперативного плана работы Отдела "Косметика".
5.2 Финансовый менеджмент
5.2.1 Бюджетирование
- участие в составлении стратегического бюджета компании в части ЦФО "Косметика";
- составление квартальных бюджетов ЦФО.
5.2.2 Анализ и контроль движения денежных средств (расходов) в рамках ЦФО.
5.2.3 Формирование финансовых нормативов для работы с поставщиками.
5.3 Маркетинг:
5.3.1 Управление ассортиментом:
5.3.1.1 Формирование ассортимента косметической продукции
- заведение в ассортимент новых позиций;
- вывод из ассортимента неэффективных товарных позиций.
5.3.1.2 Формирование прогнозов продаж.
5.3.2 Ценообразование по категории товара:
5.3.2.1 Формирование сбытовых моделей для косметической продукции.
5.3.3 Сбор и анализ информации по рынку косметических товаров.
5.3.4 Продвижение:
5.3.4.1 Формирование технического задания для продуктового сбыта;
5.3.4.2 Координация, функциональное управление продвижением продуктов в аптеки Москвы и Московской области и др. регионы;
5.3.4.3 Поиск и разработка эксклюзивных продуктов;
5.3.4.4 Организация публикаций рекламной информации в корпоративных изданиях;
5.3.4.5 Организация обучения сотрудников ООО "ХХХ" особенностям работы с продуктом поставщика.
5.4 Продажи:
5.4.1 Целеуказание по сегментам клиентов и по товарным группам;
5.4.2 Продажи косметики и другой парафармацевтической продукции клиентам сбытовых подразделений в Москве и Московской области (при координации с соответствующими сбытовы - ми подразделениями);
5.4.3 Постановка менеджерам по продажам и продвижению косметики индивидуальных целей по клиентам, группам клиентов, продуктовым группам;
5.4.4 Планирование деятельности менеджеров по продажам и продвижению косметичес-
Кой продукции;
5.4.5 Координация деятельности менеджеров по продажам и продвижению косметической продукции со сбытовыми подразделениями;
5.4.6 Контроль деятельности менеджеров по продажам и продвижению косметической продукции.
5.5 Закупки:
5.5.1 Выбор поставщиков;
5.5.2 Проверка статуса эксклюзивного поставщика;
5.5.3 Заключение договоров поставки, спецификаций, дополнительных соглашений, фор - мирование официальных писем;
5.5.4 Управление структурой кредиторской задолженности по срокам оплат;
5.5.5 Создание партнерских программ и улучшение поставочных условий с производителями по косметической продукции;
5.5.6 Планирование платежей (согласование документов на оплату);
5.5.7 Выполнение плана по приведенной прибыли;
5.6 Логистика:
5.6.1 Согласование бюджетов и нормативов по ТЗ;
5.6.2 Контроль соответствия прогнозов логистическим бюджетам и ограничениям (по ТЗ, местам хранения, по каждому складу);
5.6.3 Контроль, анализ и коррекция состояния ресурсов ТЗ по сбытовым подразделениям;
5.6.4 Оперативное управление отклонениями ТЗ (дефектура, истекающий срок действия, сверхзапас);
5.6.5 Расчет и размещение заказов на поставку;
5.6.6 Возврат товара поставщикам.
5.7 Персонал:
5.7.1 Участие в отборе персонала;
5.7.2 Организация обучения персонала.
5.8 Организационное развитие:
5.8.1 Выполнение пунктов стратегического плана, связанных с изменениями существую - щих бизнес-процессов;
5.8.2 Внедрение модулей ASCP и DP OEBS по ассортименту Отдела «Косметика».
6 Взаимодействия
Отдел «Косметика» взаимодействует с другими отделами ООО "ХХХ".
Обмен информацией осуществляется по мере необходимости в устной форме, в виде электронных сообщений, в виде служебных записок, запросов, совещаний, регламентируемой различными порядками взаимодействий внутри ООО "ХХХ", а также в любой другой эффективной форме.
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие с Отделом обеспечения поставок по вопросам:
- получения информации о нормативных документах, регулирующих обращение сертификатов в РФ;
- прогноза поставок товара на неделю;
- предоставления информации о товаре и расхождениях в приёмных актах, полученных логистическими партнёрами ООО "ХХХ";
- предоставления информации по некорректному заведению сопроводительных документов в сертификатную базу и по документам, которые необходимо получить от поставщиков товара.
6.1.2 Взаимодействие с Отделом доставки по вопросам:
- получения информации о графике подачи автотранспорта под загрузку;
- получения возвратов по всем типам клиентов, кроме «самовывоз»;
- прогноз предполагаемого объёма на суточную отгрузку;
- предоставления готовых заказов всех типов клиентов с разрешительной и сопроводительной документацией.
6.1.3 Взаимодействие с РУМ и РУП по вопросам:
- получения заявки по заказам клиентов;
- получения обратной связи от клиентов по качеству предоставленных услуг;
- предоставление информации по результатам разбора претензий от клиентов.
6.1.4 Взаимодействие с Отделом обслуживания покупателей ДП по вопросам:
- получения информации по изменению сбытовых программ Компании;
- получения требований к конечному продукту, предлагаемому на фармацевтическом рынке;
- получения претензий от клиентов;
- предоставления данных по мониторингу результатов обработки претензий.
6.1.5 Взаимодействие с Департаментом информационных технологий по вопросам:
- получения комплекса услуг по обеспечению бесперебойной работы, ремонта, технического обслуживания и своевременной замены компьютерной техники, средств связи и круглосуточной поддержки работоспособности программного обеспечения;
- инсталляции и администрирования программных пакетов, изменения и разработки нового программного обеспечения;
- получения обратной связи по качеству потребляемых услуг.
6.1.6 Взаимодействие с Департаментом закупок по вопросам:
- получения информации по ассортименту товара, хранящегося на складах;
- предоставления информации по контролю по срокам годности препаратов.
6.1.7 Взаимодействие с Отделом логистики Департамента логистики по вопросам:
- получения информации для организации логистических схем взаимодействия складов ООО "ХХХ", планирования объемов поставок/отгрузок;
- получения заявок по заказам филиалов;
- предоставления результатов мониторинга состояния складов (приход, расход, свободные места).
6.1.8 Взаимодействие с Отделом складских технологий по вопросу получения информации по разработке и участию в совместных проектах по развитию, оптимизации и описанию технологических процессов.
6.1.9 Взаимодействие с Отделом управления инфраструктурой ДИ по вопросам:
- получения комплекса услуг по материально-техническому обеспечению работы, включая: приобретение мебели, канцелярских товаров, расходных материалов и. т.п, уборку, поддержание чистоты и порядка в помещениях.
6.1.10 Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам:
- комплекса услуг по финансовому обеспечению деятельности отдела «Косметика»;
- предоставления необходимой документации для оплаты счетов на поставку оборудования, запасных частей для оборудования и расходных материалов для оборудования.
6.1.11 Взаимодействие с Региональными управлениями Департамента продаж По вопросам:
- получения информации для координации действий ОЦС и филиалов Компании;
- предоставления информации по результатам разбора претензий от клиентов.
6.1.12 Взаимодействие с Департаментом персонала по вопросам:
- комплекса услуг связанных с вопросами найма, учета и оформления сотрудников;
- получения направлений и тематики обучения и повышения квалификации, как сотрудниками службы персонала, так и с привлечением внешних организаций;
- предоставления заявок на подбор специалистов;
- предоставления списков сотрудников отдела «Косметика» для прохождения обучения и повышения квалификации;
- предоставления списков сотрудников для включения в кадровый резерв.
6.1.13 Взаимодействие с Отделом безопасности по вопросам:
- получения разрешений для доступа на склады, разрешения на вынос ТМЦ с территории складов;
- предоставления информации по внутреннему режиму работы отдела «Косметика»;
- обеспечение сохранности ТМЦ.
6.1.14 Взаимодействие с Юридическим отделом по вопросам:
- получения юридических консультаций, поддержки в рамках проектной работы отдела «Косметика» и согласования нормативной документации;
- предоставления документов, нуждающихся в юридической экспертизе;
- предоставления договоров с контрагентами на поставку оборудования для согласования.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1 Взаимодействие с ООО «ТС Транссервис» по вопросам:
- комплекса услуг по таможенному оформлению медикаментов, оборудования и запасных частей для оборудования;
- предоставления пакета документов, необходимых для таможенного оформления по требованию представителей ООО «ТС Транссервис».
6.2.2. Взаимодействие с ЗАО «Группа ДСМ» по вопросам оказания услуг розничного аудита.
6.2.3 Взаимодействие с ООО «РИГЛА» по вопросу ассортимента и условий поставок в соответствии с принятой стратегии работы по данному клиенту.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Деятельность Отдела «Косметика» осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела «Косметика» на год устанавливаются Начальником Отдела «Косметика», согласовываются с Начальником Департамента нелекарственных средств и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Отдела «Косметика» представляет Начальнику Департамента нелекарственных средств и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела «Косметика» и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела «Косметика», Начальник Отдела «Косметика» предоставляет отчет Начальнику Департамента нелекарственных средств.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела «Косметика» могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Отдела «Косметика», Начальником Департамента нелекарственных средств или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве КПД Отдела «Косметика», на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимается:
9.1.1 Объем реализации товарной категории;
9.1.2 Относительная наценка.
9.2 Абсолютные и относительные значения КПД планируются для Отдела «Косметика» в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10. Права
Отдел «Косметика» наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела «Косметика» осуществляет Начальник Отдела «Косметика»:
10.1 Выносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений;
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Отдела «Косметика», составлении бюджета;
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Департамента нелекарственных средств, касающимися деятельности Отдела «Косметика», а также оценкой эффективности работы Отдела «Косметика»;
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся финансовой и хозяйственной деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела «Косметика»;
10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров;
10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела «Косметика»;
10.7 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование;
10.8 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела «Косметика»;
10.9 Вносит на рассмотрение Начальника Департамента нелекарственных средств предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании;
10.10 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11. Ответственность
11.1 Начальник Отдела «Косметики» несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития, в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник отдела «Косметика» несет ответственность за риски по маркетинговым показателям, возникающие в сфере компетенции Отдела «Косметика».
Поделиться
