Когда у вас есть несколько электронных таблиц, содержащих связанную информацию, вы можете захотеть найти простой способ поместить данные из одной таблицы в другую. Связывание электронных таблиц между собой особенно полезно, когда вы часто обновляете исходные данные в одной таблице, что может повлиять на другие документы. Обучение автоматическому обновлению электронных таблиц - это отличный способ сэкономить время и обеспечить наиболее точное и актуальное содержание всех рабочих книг.
В этой статье мы расскажем о преимуществах синхронизации электронных таблиц, о том, как автоматически обновлять одну рабочую таблицу Excel из другой таблицы, и поделимся советами по беспрепятственному обновлению электронных таблиц.
Преимущества автоматического связывания электронных таблиц
К преимуществам автоматического связывания электронных таблиц относятся:
Повышение эффективности
Связывая электронные таблицы, вы можете сэкономить время, автоматически включая важную информацию в свои проекты. Вместо того чтобы вручную вводить данные в рабочие таблицы, можно просто открыть проект и увидеть правильную информацию. Это может повысить вашу общую эффективность на рабочем месте.
Повышение точности
Включение автоматических обновлений в ваши электронные таблицы может повысить точность ваших проектов. Когда вы переносите данные между электронными таблицами вручную, у вас есть шанс допустить ошибку или неправильно ввести цифры. Автоматическое обновление рабочих книг может гарантировать, что числа в обеих электронных таблицах будут одинаковыми.
Улучшение коммуникации
Когда вы автоматически связываете электронные таблицы, зачастую проще делиться информацией с коллегами. По мере ввода данных в одну электронную таблицу члены вашей команды могут автоматически получать обновления в своих связанных рабочих книгах. Это улучшает коммуникацию в вашей команде.
Как автоматически обновлять один рабочий лист Excel с другого листа
Используйте этот метод для автоматического обновления рабочей таблицы Excel:
1. Откройте рабочие листы
Сначала откройте обе электронные таблицы, которые вы хотите соединить. Вы можете выбрать электронные таблицы в одной рабочей книге или в отдельных рабочих книгах. Если вы используете отдельные рабочие книги, важно убедиться, что у вас есть доступ к обоим файлам. Определите, какой рабочий лист вы хотите использовать в источнике, а какой обновить данными исходного листа. Например, вы можете захотеть автоматически обновить таблицу бюджета данными из отчета о расходах отдела. Таким образом, отчет о расходах становится исходным файлом.
2. Выбор данных из исходного рабочего листа
Выберите ячейки в исходном рабочем листе, которые необходимо связать с другим рабочим листом. Вы можете связать одну ячейку или группу ячеек, например таблицу. Щелкните и перетащите мышь, чтобы выделить раздел, который вы планируете обновить в новой рабочей книге. Вы даже можете выбрать всю электронную таблицу, если вся информация связана с другим документом.
3. Копирование формулы
После выбора ячейки или диапазона ячеек следующим шагом будет копирование формулы, представляющей эти ячейки. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав пункт Копировать или нажав кнопку Ctrl+C. Таким образом собирается информация о данных в электронной таблице для вашего буфера обмена.
4. Щелкните соответствующую область нового листа
Перейдите в новую электронную таблицу и найдите область, в которую вы хотите внести свои данные. При выборе отдельной ячейки, которую вы хотите автоматически обновить, щелкните ячейку, чтобы выделить ее. Если вы хотите связать всю таблицу с новым листом, щелкните ячейку в левом верхнем углу, где должна появиться таблица. Например, если вы хотите, чтобы данные обновлялись в полях с A1 по C5, щелкните только в ячейке A1.
5. Введите ссылку
Под Буфер обмена группу на панели инструментов, щелкните Вставить. В нижней части раскрывающегося меню выберите Вставить ссылку. Затем данные из исходной электронной таблицы появляются в новой электронной таблице. Когда вы щелкните каждую ячейку, вы увидите ссылку на исходный лист в строке формул.
Формат ссылки - название электронной таблицы, восклицательный знак и расположение исходной ячейки. Например, чтобы включить данные из ячейки A5 в электронную таблицу под названием Отчеты, ссылка для этой ячейки Отчеты!A5. При привязке к группе данных местоположение соответствует каждой отдельной ячейке, даже если вы вставляете ссылку только в верхний левый угол группы.
6. Добавить критерии
У вас есть возможность обновлять данные из другой электронной таблицы только при выполнении определенных условий. Чтобы добавить критерии к условиям вашей электронной таблицы, вы можете использовать ЕСЛИ формула. Щелкните одну из ячеек, которая содержит ссылку на исходную таблицу, затем щелкните панель формул. После знака равенства, но перед ссылкой, введите IF и добавьте открытые круглые скобки. Внутри круглых скобок укажите условие. В конце ссылки добавьте закрытые круглые скобки.
Например, если вы хотите связать электронную таблицу только в том случае, если она содержит значение выше 50, вы можете написать IF(Finance!B4>50, Финансы!B4) в строке формул. Это означает, что если число в ячейке B4 в таблице Финансы больше 50, другая таблица автоматически обновится этим числом. Включая Финансы! перед B4>50, Вы указываете, что условие применяется к исходной электронной таблице.
7. Установите интервалы обновления
У вас есть возможность автоматически обновлять данные электронной таблицы в определенное время. Когда вы связываете электронные таблицы в одной рабочей книге, данные обновляются немедленно, когда вы вносите изменения в исходную таблицу. Если вы используете электронную таблицу из отдельного файла, обновление данных может занять некоторое время. Существует множество стратегий, которые можно использовать для обеспечения частого обновления данных.
Вы можете запрограммировать рабочую книгу на автоматическое обновление связанных данных при каждом ее открытии, нажав кнопку Данные, переход к Связи раздел и выбрать Свойства соединения. Найдите Использование раздел, нажмите Обновить данные при открытии файла и нажмите кнопку Ок. Другой вариант - щелкнуть Обновлять каждую и выбираете определенное количество минут в качестве конкретного интервала для автоматического обновления.
8. Сохраните рабочую книгу
Подтвердите свои изменения, сохранив рабочую книгу со ссылкой на исходные данные. После нажатия Сохранить, у вас есть автоматическая связь между двумя электронными таблицами. При каждом обновлении исходного файла эти данные появляются в другой рабочей книге.
- indeed.com
Поделиться
