Используйте этот шаблон электронного письма для отправки официального письменного предупреждения сотрудникам, нарушившим правила вашей компании. Вы можете настроить этот шаблон, будь то первое или последнее предупреждение.
Вот что мы рассмотрим:
- Что такое предупредительное письмо для сотрудников?
- Как написать письмо о предупреждении сотрудника
- Шаблон письма-предупреждения работника
Что такое предупредительное письмо для сотрудников?
Письмо-предупреждение - это документ, который работодатель выдает сотруднику, чтобы официально уведомить его о нарушении правил компании и сообщить о дисциплинарных последствиях. Работник подписывает письменное предупреждение в подтверждение его получения, а копия хранится в его личном деле.
Как написать предупредительное письмо для сотрудника
Предупреждение - это официальный способ дисциплинарного воздействия на сотрудников за их проступки. Проступок может относиться к:
- Нежелание выполнять должностные обязанности
- Проблемы с посещаемостью
- Нарушение политики компании
- Другие виды мелких правонарушений или однократные мелкие правонарушения
Применяйте более строгие меры (например, отстранение от работы или увольнение) за серьезные нарушения, такие как домогательства или мошенничество.
Похожие: Образец письма об увольнении
В зависимости от политики дисциплинарных мер вашей компании, возможно, лучше сначала попросить менеджера или представителя отдела кадров сделать устное предупреждение и посоветовать сотруднику, как исправить свое поведение. Если они не соответствуют стандартам вашей компании, вы можете отправить письменное предупреждение, чтобы подчеркнуть серьезность их проступка и объяснить, что произойдет, если такое поведение будет продолжаться.
Цель - помочь сотрудникам понять, как их проступки влияют на компанию и их работу, каковы последствия и как они могут самодисциплинироваться, чтобы не столкнуться с более серьезными дисциплинарными мерами, включая увольнение. С вашей стороны, уведомления о предупреждении сотрудников помогают вам отслеживать действия, предпринятые до принятия решения об увольнении сотрудника, игнорирующего правила и выговоры компании.
Используйте следующий шаблон электронного письма с предупреждением сотрудника в качестве отправной точки и отредактируйте его в соответствии с типом проступка. Обязательно укажите конкретные случаи, показывающие, как или когда сотрудник совершил ошибку на работе и как это нарушает политику вашей компании. Если это первое предупреждение, которое вы отправляете сотруднику, попросите его встретиться в вашем офисе, чтобы вы могли обсудить проблему или предложить альтернативные решения (например, взять несколько выходных, если у него есть личные проблемы, которые влияют на его поведение).) Если это последнее предупреждение перед увольнением, разъясните это сотрудникам, чтобы у них был последний шанс исправить свое поведение.
Шаблон письма-предупреждения сотрудника по электронной почте
Тема письма: Предупреждение за [посещаемость] / Уведомление о предупреждении / Уведомление об окончательном предупреждении
Уважаемый [Имя сотрудника],
Как мы недавно обсуждали, ваш [прогулы] негативно влияет как на вашу индивидуальную производительность на работе, так и на производительность вашей команды. Мы принимаем [посещаемость на работе] серьезно, и мы ожидаем, что все наши сотрудники будут [соблюдать политику нашей компании в отношении времени отдыха].
Однако вы часто нарушали [эту политику] и [Вы превысили количество дней, в течение которых Вы можете отсутствовать на работе] несмотря на выговоры. Более конкретно, [в течение последнего месяца вы не появлялись на работе в дни X, Y, Z без предварительного уведомления отдела кадров или вашего руководителя.] Мы понимаем, что время от времени могут возникать непредвиденные проблемы, и мы [гибкие (например, предоставляя возможность работать из дома или взять больничный лист для ухода за больным членом семьи).] Но мы по-прежнему ожидаем от наших сотрудников профессионализма и действий в интересах нашей компании.
Это ваше [первый] предупреждение. Мы ожидаем, что вы исправите свое поведение и [заблаговременно и в официальной форме запрашивать отгулы (например.g. по электронной почте вашему менеджеру или через нашу систему HRIS.)] В противном случае мы будем вынуждены принять дальнейшие дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.
Я готов обсудить любые сложности, с которыми вы сталкиваетесь и которые вызывают у вас [отсутствие на работе.] Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую, если я могу вам чем-то помочь.
Искренне,
[Ваше имя]
[Ваша электронная подпись]
Поделиться
