Регламент подбора персонала (3)

Утверждаю

Генеральный директор

Регламент подбора персонала

1.1 Формирование запроса

При возникновении потребности в подборе специалиста непосредственный руководитель инициирует открытие вакансии.

При формировании запроса к поиску персонала руководитель (заказчик) должен точно ответить на вопросы:

а) для достижения, каких целей и задач подразделения необходима данная должность?

б) какие конкретные, видимые результаты будут достигнуты с приходом нового сотрудника?

в) чего Я хочу от нового сотрудника?

Завершением данного этапа являются четкие ответы на вопросы, поддающиеся формализации в заявке, карте рабочего места (КРМ).

В ситуации, когда окончательное решение принимает не Заказчик, а вышестоящее лицо, ответы на вопросы согласуются с ним в обязательном порядке.

Заказчик на служебном совещании согласует свой запрос на поиск персонала с вышестоящим руководителем.           

1.2 Формализация

После того, как запрос к поиску персонала сформирован и согласован, необходимо формализовать должность: заказчику составить заявку на подбор персонала, рекрутеру провести интервью с заказчиком, совместно разработать карту рабочего места.

Результат грамотно проведенной формализации:

• Заказчик и рекрутер говорят на одном языке;
• Запрос на рынок труда сформулирован точно и позволяет привлекать нужных кандидатов.

1.3 Заявка

Непосредственный руководитель (заказчик) максимально ёмко и конкретно должен сформулировать требования, предъявляемые кандидату на вакантную должность.

Заявка содержит все необходимые формальные сведения. Позволяет получить четкий ответ на вопрос о том, какие знания, умения, навыки необходимы кандидату для успешного выполнения задач. Определяет фильтры для отбора на этапе конкурса резюме.

Включает следующие пункты:

1. Наименование должности (исходя из фактического функционала).

2. Варианты названий для СМИ (аналогичные название должности, которые используются на рынке труда другими компаниями). Дополнительное название не должно искажать сути должности.

3. Место работы (компания, подразделение, отдел; адрес, номер кабинета).

4. Желаемый возраст. Указывается возрастной диапазон кандидатов. Важно осознавать, почему мы предпочитаем будущих сотрудников, укладывающихся именно в этот возрастной диапазон.

5. Пол.

6. Образование. Уровень образования и специализация, которая позволит быть максимально эффективным на данной должности.

7. Опыт работы. Должность, сфера деятельности, выполняемые обязанности (ключевые), длительность работы на данной должности (или в отрасли).

8. Необходимые навыки. 

9. Уровень владения компьютером. Особенно подробно расписывается для должностей, предполагающих работу на компьютере со специальными программами.

10. Причина возникновение вакансии.

11. Оплата труда.

12. График работы.

Правила работы с заявкой:

1. Поиск и подбор специалистов в компанию осуществляется только в соответствии с Заявкой.

2. Заявка оформляется на специальном бланке (образец отдела персонала).

3. Название должности в Заявке соответствует названию фактической должности.

4. Все пункты в Заявке должны иметь однозначную трактовку (или одинаково пониматься всеми участниками процесса подбора).

5. В Заявке обязательно отмечается, какие требования являются обязательными, а какие желательными (в этом случае мы говорим о преимуществах кандидата).

6. В Заявке фиксируются условия найма: оклад, компенсационный пакет, льготы, премии, бонусы, проценты, надбавки.

7. Заполнению подлежат все пункты бланка Заявки.

8. В бланке Заявки фиксируется дата подачи и дата принятия Заявки в работу. Днем принятия Заявки в работу считается день подписания Заявки всеми сторонами.

9. Если заявка на подбор подается для новой должности, которой не было ранее в компании, то такая Заявка должна быть согласована Заказчиком с заместителем генерального директора для решения вопроса по увеличению штата сотрудников и ФОТ.

10. Бланк Заявки обязательно подписывает руководитель структурного подразделения, подающего Заявку и менеджер по персоналу, принимающий Заявку. Заявка утверждается вышестоящим руководителем подразделения (заместителем директора, исполнительным директором). Таким образом, Заявка принимает статус документа.

11. В Заявку при необходимости могут быть внесены изменения. Изменения согласуются со всеми участниками процесса подбора и фиксируются переоформлением заявки.

12. Днем исполнения Заявки считается день выхода кандидата на работу (заключения с кандидатом трудового договора). 

1.4 Карта рабочего места (КРМ)

Замысел составления карты рабочего места - описать требования, предъявляемые к работникам организация для достижения  целей Компании.

Карта рабочего места – это локальный акт, регламентирующий обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью. Это основной организационно-правовой документ. КРМ позволяет каждому сотруднику понимать свою роль в компании, свои права, полномочия, ответственность  и должностные обязанности. Она позволяет прояснить взаимоотношения между работодателем и работником.

Перед составлением КРМ необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Цель должности?
2. Какова зона ответственности данной должности?
3. Какие задачи стоят перед сотрудником для достижения данных целей?

Как правило, работу над КРМ начинают с составления перечня задач, которые нужно выполнять сотруднику. Обычно такой список содержит 20-30 должностных обязанностей, которые пересматриваются и сокращаются. В конечном итоге в документ записывается 10-15 обязанностей.

КРМ составляются таким образом, что все основные задачи прописываются детально, а второстепенные обобщаются.

Ответственным за создание КРМ является непосредственный руководитель. Помощь в техническом оформлении КРМ оказывает рекрутер ведущий вакансию.

Карта рабочего места – позволит сотруднику ориентироваться в должности.

Структура КРМ:

1. Наименование должности

2. Наименование структурного подразделения

3. Цель должности (отражает суть деятельности)

4. Смысл должности (для чего – в рамках всей компании или подразделения – необходима данная должность, что будет общим результатом работы специалиста).

5. Подчиненность

6. Взаимодействие

7. Основные обязанности

8. Критерии эффективности деятельности

9. Полномочия

10. Ответственность

11. Об условиях труда (информация о физических условиях работы, режиме,  социальном окружении). График и место работы.

Все пункты обязательно согласовывается с вышестоящим руководителем.

1.5 Система оплаты труда

Цель данного этапа: определить или уточнить уровень оклада и систему мотивации (премии, бонусы, проценты), что позволит: а) привлекать нужных кандидатов за счет конкурентоспособной оплаты труда, б) мотивировать сотрудника для достижения целей должности.

Ответственные:

а) непосредственный руководитель, который отвечает за разработку и утверждение системы оплаты труда для нового сотрудника.

б) менеджер по персоналу, который отвечает за мониторинг рынка труда, предложения по системе мотивации.

в) финансовая служба, которая проводит согласование с Фондом оплаты труда, с разработкой экономической модели.

Менеджер по персоналу предварительно проводит исследование уровня заработных плат на рынке труда по аналогичной позиции. Полученные данные соотносятся с информацией по инициируемой должности. Подобная аналитика позволит быть в курсе изменений заработных плат на рынке и предлагать адекватное вознаграждение.

Этапы разработки системы оплаты труда:

1. Мониторинг рынка труда, который позволит ответить на следующие вопросы:

- востребованность данных специалистов (по количеству аналогичных вакансий);

- количество потенциальных кандидатов на должность (по опубликованным резюме);

- зарплатные ожидания специалистов;

- предложения по заработной плате.

2. На основании полученной информации производится оценка и корректировка системы оплаты труда по данной должности, согласовывается и принимается решение.

3. Решение по системе оплаты труда утверждается генеральным директором либо его заместителем, корректируется в заявке на подбор специалиста.

Итогом запуска в работу вакансии должны быть следующие документы:

• Заявка, подписанная обеими сторонами (Заказчик и Рекрутер)
• КРМ, согласованная и утвержденная
• Разработанная система оплаты труда (может быть включена в Заявку, если предполагает только оклад или оклад + конкретные премии, доплаты).

1.5 Сроки работы по вакансии

1.6 Изменение условий по заявке

Если в течение первой недели после запуска вакансии поток кандидатов низкий (менее 10 кандидатов за неделю) заказчик или рекрутер могут инициировать пересмотр условий по оплате труда. Предложения по новым условиям труда обсуждаются/утверждаются заместителем генерального директора, вносятся корректировки в Заявку.