Порядок проведения кадрового аудита и профилактики кадровых рисков
ВВЕДЕНИЕ
1. Настоящий Порядок является составной частью пакета документов, регламентирующих состав и принципы функционирования системы внутреннего контроля ООО "ХХХ";
2. Принципы настоящего Порядка сформированы исходя из требований Положения о системе внутреннего контроля ООО "ХХХ" (Рег. № П-337 от 26.06.2002 г.) и не вступают в противоречие с «Порядком организации и проведения регионального контроля функциональными контрольными подразделениями» (Рег. № П-__ от «__»_____200_ г.), «Порядком документирования и составления отчетности по внутреннему контролю в ООО "ХХХ" (Рег. № ПР-443 от 25.06.2002 г.) а также трудовым или иным действующим законодательством РФ.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Целью настоящего Порядка является определение основного методологического подхода к проведению кадрового аудита, а так же определение порядка и правил управления процедурами, ведущих к профилактике и предотвращению кадровых рисков; определения круга должностных лиц, ответственных за проведение кадрового аудита, характер взаимодействия этих лиц между собой и другими службами Компании.
Порядок предназначен для руководителей, уполномоченных на проведение кадрового аудита, как отправная точка в построении адекватных отчетных механизмов с их возможной последующей оптимизацией в процессе работы.
Иными словами Порядок дает ответ на вопрос кто?, когда? и как? проводит кадровый аудит, контроль и профилактику возникающих кадровых рисков, порядок предоставления отчетности.
1.2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И ОБЪЕКТЫ КОНТРОЛЯ
1.2.1. Областью применения настоящего Порядка являются все процессы кадровой деятельности, перечисленные в п. 1.2.1. «Положения о системе внутреннего кадрового аудита» (рег. № П -384_ от «_24__»____04__________2003_г) ;
1.2.2. Объектами Контроля являются управляемые кадровые риски, классифицированные и зафиксированные в Таблице рисков Службы персонала.
1.3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Контрольная деятельность - средства, правила, методы и механизмы, которые обеспечивают выполнение указаний руководства Компании по предотвращению или смягчению возможных последствий рисков, которые были ранее выявлены и проанализированы. Контрольная деятельность включает в себя целый ряд различных видов процедур, например, согласование, предоставление разрешений, сопоставление данных, анализ результатов и подготовка отчетности и документации.
Структурные подразделения Службы персонала - группы, отделы, должностные лица (секретарь филиала, менеджер по персоналу филиала) и иные организационно - штатные единицы, входящие в Службу персонала ООО "ХХХ".
Отчетность – представляет собой документ, содержащий в упорядоченном виде информацию, необходимую для достижения следующих целей:
- выявление слабых мест и участков, недостаточно охваченных внутренним контролем;
- формирование основы для доработки должностных инструкций персонала Компании;
- обучение и подготовка новых руководителей и сотрудников в части внутреннего контроля;
- обеспечения исходной информации для выполнения мониторинга эффективности СВК;
- закрепление ответственности в части внутреннего контроля управления Компанией.
Методика – совокупность способов выполнения чего-нибудь.
II. ПРОВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО АУДИТА
2.1. УСЛОВИЯ НАЧАЛА
2.1.1. Заказчиками По отношению к проводимым мероприятиям являются:
- Генеральный директор;
- Директор по персоналу;
- 1-ый Заместитель генерального директора;
2.1.2. Формирование Таблицы рисков Службы персонала, подлежащих контролю
По состоянию на 01 января каждого года специалист по кадровому аудиту, на основании данных, полученных от руководителей структурных подразделений Службы персонала, рассматривает, систематизирует, формирует и представляет на согласование Директору по персоналу и Коммерческому Директору проект Таблицы кадровых рисков, возникающих в процессе деятельности Службы персонала и подлежащих контролю. Сформированная Таблица рисков Службы персонала утверждается Генеральным директором Компании.
2.1.3. Формирование ежемесячного оперативного плана
В оперативный план (Приложение № 1) включаются мероприятия по функциональным базовым целям, контрольные мероприятия, участие в проектах и рабочих группах, дополнительные мероприятия, текущая работа, запланированная к проведению в течение месяца.
Оперативный план ежемесячно формируется и исполняется специалистом по кадровому аудиту.
Оперативный план по кадровому аудиту утверждается Директором по персоналу.
Работа по ежемесячному оперативному плану проводится наряду с другими существующими планами работы структурных подразделений Службы персонала;
2.1.4. Виды контрольных мероприятий, осуществляемые в соответствии с оперативным планом:
Плановая проверка – проводится не реже 1 раза в год (филиалы) и 1 раз в 2 календарных года (ГП) по утвержденному плану, доводится до заинтересованных лиц не ранее 5 дней до ее проведения, время проведения не может превышать 3-х дней, включая выходные;
Внеплановая проверка - носит гриф «Сов. Конфиденциально» и доводится до руководителей подразделений Службы персонала (или директора/ов филиала/ов) непосредственно перед проверкой (не ранее чем за 1(один) календарный день до ее начала), необходимо использовать эффект «неожиданности». Может проводиться, как правило, в случае снижения величины кадровой оценки по итогам мониторинга ниже «нормального» значения, время проведения не может превышать 3 –х дней, включая выходные дни;
Комплексная проверка – проводится п. 1.2.1. «Положения о системе внутреннего кадрового аудита», может включать в себя направления адаптации и психологического сопровождения сотрудников Компании. Время проведения не может превышать 7 дней;
Дистанционная проверка (мониторинг) – проводимый комплекс мероприятий с целью выявления и контроля значимых рисков, путем организации контрольных процедур в базах данных, отчетах без выезда в сотрудника группы кадрового аудита в подразделение.
2.1.5. Участие Службы персонала в формировании Сводного плана проведения региональных комплексных инспекций на полугодие
Планирование проведения региональных комплексных инспекций производится Директором по персоналу в виде формирования «Плана проверок филиалов на полугодие по функциональному направлению» с периодичностью 1 раз в полугодие на основе анализа данных мониторинговых исследований состояния дел в филиале, ресурсных ограничений и дополнительной информации по рискам. Сформированный План направляется Коммерческому директору для формирования Сводного плана.
На основании проектов «Планов проверок филиалов на полугодие по функциональному направлению» с учетом бюджетных ограничений и приоритетности задач минимизации рисков группой контроля Департамента филиалов до 10– го декабря (июня) формируется «Сводный план проведения региональных комплексных инспекций на полугодие» (гриф: СОВ. КОНФИДЕНЦИАЛЬНО»).
Ответственность за общую координацию и организацию планирования региональных комплексных инспекций возлагается на сотрудника Департамента филиалов (Начальника ГК ДФ).
2.1.6. В вопросах, возникающих в части планирования и проведения региональных инспекций, не урегулированных данным Порядком следует руководствоваться «Порядком организации и проведения регионального контроля функциональными контрольными подразделениями» (Рег. №ПР-___ от «__»________200_г.)
2.2. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ДИСТАНЦИОННОЙ ПРОВЕРКИ ФИЛИАЛОВ
2.2.1. Преобладающая Форма участия в региональных комплексных инспекциях сотрудников Службы персонала является Дистанционная.
2.2.2. Условием начала дистанционной проверки является направление в адрес Директоров филиалов, вошедших в Сводный план проведения региональных комплексных инспекций на полугодие, Распоряжения по филиалам в котором закреплены Председатель и члены комиссии (издается Группой контроля ДФ – в дальнейшем ОВА). Службой персонала в адрес директора филиала, в котором проводится дистанционная проверка, (не раньше срока издания Распоряжения по филиалам), направляется Служебная записка за подписью начальника отдела персонала и с согласующей подписью ДФРа.
2.2.3. В направляемой Служебной записке содержится следующий перечень Перечень запрашиваемой информации *:
· Правильности приема, перевода, увольнения сотрудников;
· Учета рабочего времени (ежегодные и административные отпуска сотрудников, больничные листы и т. д.);
· Соответствия количества работающих сотрудников утвержденному штатному расписанию;
· Правильности заключения трудовых договоров с сотрудниками;
· Правильности ведения, учета и хранения трудовых книжек сотрудников;
· Правильности оформления и ведения личных дел сотрудников.
* Данный перечень не является исчерпывающим и может носить расширенный характер
2.2.4. Центром ответственности за сбор, систематизацию и предоставление запрашиваемых материалов является Директор филиала, либо лицо, уполномоченное Директором приказом по филиалу.
2.2.5. Запрашиваемая информация предоставляется в сроки, указанные в Служебной записке, на электронных или бумажных носителях.
2.2.6. Рекомендуемый способ доставки запрашиваемых материалов из филиала - через сотрудников других функциональных подразделений (при условии проведения в это время в данном филиале комплексной выездной проверки).
2.2.7. Доставка документов должна происходить в соответствии с правилами о документах, носящих гриф конфиденциальности.
2.3. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ВЫЕЗДНЫХ РЕГИОНАЛЬНЫХ КОМПЛЕКСНЫХ ИНСПЕКЦИЙ
2.3.1. Центром ответственности за проведение выездных региональные комплексные инспекции является Специалист по кадровому аудиту (до введения иных организационно-штатных изменений). Инспекции проводятся в рамках Сводного плана проведения региональных комплексных инспекций на полугодие.
2.3.2. Проведение выездных региональных комплексных инспекций специалистом по кадровому аудиту проводится на основании «Методики проведения региональной инспекции по кадровому контролю» (Приложение № 2), которая является основополагающим руководством к порядку проводимых мероприятий кадрового контроля.
2.3.3. Методика проведения региональной инспекции по кадровому контролю согласовывается 1-ый Заместитель генерального директора и утверждается Директором по персоналу.
2.3.4. С периодичностью 1 (один) раз в полугодие в полугодие Методика должна переутверждаться на предмет актуализации контролируемых рисков.
2.3.5. Региональная комплексная инспекция не должна превышать 3-х дней, включая выходные. Этот срок может быть изменен только при согласовании с ДФРом.
2.3.6. Организация и проведения региональных инспекций производится в соответствии с «Положением о проведении служебных командировок сотрудников ООО "ХХХ" ( П-289 от 25.07.2001 г.) и «Порядком организации и проведения регионального контроля функциональными контрольными подразделениями» ( Рег. № ПР-__от «__»_____200_г.)
III. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ ПО ИТОГАМ ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА
3.1. Принципы организации отчетности
Ключевое условие успешного функционирования системы (процесса предоставления)
Отчетности - это соблюдение принципов эффективности – основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом:
- Принцип ответственности: каждый субъект внутреннего контроля, предоставляющий отчетность, за ненадлежащее выполнение контрольных функций и неправильное и несвоевременное соблюдение отчетности должен нести экономическую, административную дисциплинарную ответственность;
- Принцип своевременного сообщения об отклонениях: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если отчет запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются, объект контроля переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонения также лишает смысла проведенный контроль;
- Принцип интеграции: любой элемент отчетности не может существовать обособлено;
- Принцип постоянства: постоянное адекватное функционирование системы отчетности позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно их выявлять;
- Принцип комплексности: объекты различного типа должны быть охвачены системой отчетности; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив отчетность только над относительно узким кругом объектов;
- Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы отчетности: в различных сопряженных звеньях системы отчетности должно обеспечиваться согласование передачи данных;
- Принцип разделения обязанностей: функции между сотрудниками предоставляющими отчетность распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование, регистрация, обеспечение сохранности данных.
- Принцип разрешения и одобрения: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех отчетных операций ответственными лицами в пределах их полномочий.
3.2. Ежемесячно предоставляемая отчетность филиалов
В рамках дистанционного мониторинга ежемесячно из всех филиалов Службе персонала должны быть предоставлены следующие документы:
· По состоянию на последнее число отчетного месяца всеми филиалами предоставляется штатное расписание и табель учета рабочего времени руководителей филиалов;
· По состоянию на 10-ое число месяца, следующего за отчетным, всеми филиалами предоставляется отчет по фактической кадровой численности.
На основании анализа документов, ежемесячно предоставляемых из филиалов, происходит планирование проверки, которая, в свою очередь, служит контролем предоставляемой отчетности.
3.3. Предоставление отчетности по итогам проведения региональных комплексных инспекций
Специалисту по кадровому аудиту при составлении отчетности по итогам региональных комплексных инспекций Следует руководствоваться «Порядком организации и проведения региональных инспекций функциональными контрольными подразделениями», в котором указываются следующий Обязательный перечень отчетных документов:
1.) «Отчет по итогам комплексной проверки филиала «ООО "ХХХ" - __» (г. ___) за период с «__»______200_ г. по «___»_______ 200_ г. (гриф: Конфиденциально) (Приложение № 6 к «Порядку организации и проведения региональных инспекций филиалов функциональными контрольными подразделениями»);
2.) «Акт по итогам комплексной проверки филиала «ООО "ХХХ" -__» (г.___) за период с «__»_______200_г. по «__»________200_ г. (гриф: Конфиденциально) (Приложение № 7 к «Порядку организации и проведения региональных инспекций филиалов функциональными контрольными подразделениями»);
3.) «Лист рейтинговой оценки филиала «ООО "ХХХ"-__» г. (г. _____) по итогам региональной инспекции» (Приложение № 8 к «Порядку организации и проведения региональных инспекций филиалов функциональными контрольными подразделениями»).
Ответственность за подготовку, проведение, согласование, утверждение сводных форм отчетности по всем функциональным направлениям возлагается на Председателя комиссии (в соответствии со «Сводным планом проведения региональных комплексных инспекций на полугодие») в адрес которого направляются все заполненные документы.
IV. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И АРХИВАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ
4.1. Ответственность за хранение всей отчетной документации по организации, проведению и итогам региональных инспекций возлагается на Группу контроля ДФ ( в дальнейшем ОВА);
4.2. Отчетность документируется и хранится в электронном и бумажном виде;
4.3. Для бумажного хранения должны быть созданы следующие архивные папки: «Планирование региональных комплексных инспекций филиалов» (гриф: «Совершенно конфиденциально») и «Отчеты по региональным комплексным инспекциям (гриф: «Конфиденциально»). Для электронного хранения информации по аналогии с бумажной формой организованы «папки» на сетевом диске, с возможностью доступа определенной категории сотрудников.
4.4. Формы отчетности, содержащие гриф конфиденциальности, хранятся в порядке, установленном внутренними документами Компании для такого типа документов;
4.5. Материалы, предоставляемые в рамках дистанционных проверок филиалов, хранятся сотрудником группы кадрового аудита, производившим проверку, 1 год в закрытом сейфе и по истечении этого периода подлежат уничтожению.
4.6. Должностное лицо, ответственное за хранение отчетности по итогам дистанционных проверок, должно контролировать доступ иных лиц к документам, относящимся к аудиторскому заданию. Перед тем как передавать документы или информацию по результатам проверки третей или внешней сторонам обязательно санкционировать это у высшего руководства и/или юридического отдела.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Функцией проведения и контроля за исполнением кадрового аудита наделяется Специалист по кадровому аудиту (до введения иных изменений организационно-штатной структуры), непосредственно подчиняющийся Директору по персоналу;
5.2. При проведении проверок в рамках «Сводного плана проведения региональных комплексных инспекций на полугодие» специалист по кадровому аудиту входит в состав комиссии (член комиссии), либо может быть назначен Председателем комиссии.
VI. ПРИЛОЖЕНИЯ
Оперативный план; Методика проведения региональной инспекции по кадровому контролю; Отчет по итогам комплексной проверки филиала; Акт по итогам проведения комплексной проверки филиала; Лист рейтинговой оценки филиала
Поделиться
