Положение о контрольно-аналитическом отделе
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Контрольно-аналитического отдела ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних Компаний.
1.1.2 Контрольно-аналитический отдел является структурным подразделением в составе Управления внутреннего контроля ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по контролю и анализу деятельности филиалов, Компаний сегмента «Дистрибуция», подразделений ГП ООО "ХХХ".
1.1.3 В своей деятельности Контрольно-аналитический отдел руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- настоящим Положением.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00)
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).
5. Порядок "Организация и проведение региональных комплексных инспекций филиалов" ПР-634 от 29.12.03.
6. Порядок "Обеспечение деятельности региональных комплексных инспекций при инспектировании филиалов ООО "ХХХ" ПР-638 от 19.01.04.
7. Порядок проведения служебных расследований в филиалах ООО "ХХХ" ПР-514 от 06.09.02.
8. Положение «О Начальнике Контрольно аналитического отдела ООО "ХХХ" №ПВД. HR-14.04 от 23.12.04.
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ВК – внутренний контроль;
ВНД – внутренний нормативный документ;
ГП – головное предприятие;
КАО – контрольно-аналитический отдел;
ОВК – отдел внутреннего контроля.
ЦФО – центр финансовой ответственности;
УВК – управление внутреннего контроля;
ЕКТС – единая корпоративная телекоммуникационная сеть;
СВК – система внутреннего контроля;
ПО «VK» - программное обеспечение «внутренний контроль»;
ФКП – функционально-контрольное подразделение.
2 Создание и ликвидация
2.1 Контрольно-аналитический отдел создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Контрольно-аналитического отдела согласовывается с Начальником управления внутреннего контроля, Первым Заместителем генерального директора, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Контрольно-аналитического отдела, Начальником Управления внутреннего контроля.
2.3 Штатное расписание Контрольно-аналитического отдела согласовывается с Начальником Управления внутреннего контроля, Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником КАО, Начальником Управления внутреннего контроля или Заместителем генерального директора по внутреннему контролю.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Контрольно-аналитического отдела, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Контрольно-аналитического отдела согласовываются с Начальником Управления внутреннего контроля, Первым Заместителем генерального директора, Начальником Департамента персонала и утверждаются приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником КАО.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Контрольно-аналитического отдела построена по линейно-функциональному принципу (Приложение А).
3.2 Руководит Контрольно-аналитическим отделом Начальник Контрольно-аналитического отдела, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Контрольно- аналитического отдела ООО "ХХХ" №ПВД. HR-14.04 от 23.12.04.
3.3 В непосредственном подчинении у Начальника КАО находятся:
- Сотрудники администрации;
- Руководители групп, входящих в состав и сотрудники групп в случае отсутствия руководителей;
- ОВК филиалов.
3.4 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Контрольно-аналитического отдела определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4 Цель
4.1 Главная цель Контрольно-аналитического отдела - обеспечение эффективности деятельности компании через проведение комплексных и специальных проверок филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция», формирование отчетов по ним и подготовку предложений для менеджмента по минимизации рисков.
4.2 Подцели:
4.2.1 Осуществление комплексных и специальных проверок филиалов и ДЗО по утвержденным методикам;
4.2.2 Актуализация контролируемых рисков в региональной деятельности Компании и совершенствование методик проведения проверок филиалов;
4.2.3 Разработка методологии проведения контрольных мероприятий в филиалах, в условиях внедрения OEBS. Разработка и обучение инструментарию для проведения контрольных мероприятий;
4.2.4 Разработка необходимой внутренней нормативной и распорядительной документации по филиалам и Компании по направлению развития технологий проверок и минимизации рисков в региональной деятельности компании, а также по развитию технологии проведения комплексных и специализированных проверок филиалов;
4.2.5 Организация и проведение дистанционных проверок филиалов с участием сотрудников ОВК филиалов, подключенных к ЕКТС;
4.2.6 Автоматизация контрольной деятельности СВК. Промышленная эксплуатация ПО "VK", усовершенствование системы, формирование аналитической отчетности;
4.2.7 Организационная и аналитическая работа по планированию и отчетности деятельности ОВК филиалов;
4.2.8 Координация по обработке руководителями ФКП отчетов начальников ОВК по своим функциональным блокам;
4.2.9 Управление мотивацией сотрудников ОВК филиалов, с учетом оценки деятельности сотрудников ФКП, создание сводной оценки деятельности ОВК;
4.2.10 Контроль полноты и своевременности исполнения запланированных мероприятий по утвержденным "Отчетам по комплексным проверкам филиалов" всеми подразделениями компании;
4.2.11 По итогам проверок филиалов, подразделений ГП ООО "ХХХ", и на основании утвержденных отчетов и актов проверок проведение анализа и подготовка предложений (для менеджмента компании) по рейтингованию рисков в различных областях деятельности филиалов, минимизации системных, значимых, существенных и повторяющихся рисков.
5 Функции
5.1 Контрольно-аналитический отдел выполняет следующие функции:
5.1.1 Администрирование процесса планирования и отчетности по комплексным проверкам филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция».
5.1.2 Проведение комплексных и специальных проверок филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция», а так же подготовка отчетов по ним.
5.1.3 Организация и проведение отчетных мероприятий по итогам комплексных или специализированных проверок филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция».
5.1.4 По итогам проверок филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция» проведение анализа и подготовка предложений (для менеджмента компании) по рейтингованию рисков в различных областях деятельности филиалов, минимизации системных, значимых, существенных и повторяющихся рисков.
5.1.5 Ведение сводной электронной базы данных по итогам проверок филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция».
5.1.6 Контроль полноты исполнения запланированных мероприятий по утвержденным отчетам по итогам проверок филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция».
5.1.7 Разработка внутренней нормативной и распорядительной документации по развитию технологии проведения комплексных и специализированных проверок филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция», а также взаимодействия между подразделениями компании.
5.1.8 Участие в организации проведения служебных расследований и мероприятий по их результатам, в т. ч. связанных с деятельностью филиалов, подразделений ГП и Компаний сегмента «Дистрибуция».
5.1.9 Линейное управление сотрудниками корпоративной системы ВК в филиалах (Организационная и аналитическая работа по планированию и отчетности деятельности ОВК филиалов. Разработка нормативной и распорядительной документации по управлению ОВК филиалов и взаимодействию с подразделениями компании).
5.1.10 По решению Генерального директора осуществляет административный контроль решений, распоряжений и указаний Генерального директора, в соответствии с ПР. IC-841.06 «Контроль исполнения Распоряжений, приказов и заданий Генерального директора ООО "ХХХ" от 02.10.06г.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.1.1.1 Порядок "Организация и проведение региональных комплексных инспекций филиалов" ПР-634 от 29.12.03;
6.1.1.2 Порядок "Обеспечение деятельности региональных комплексных инспекций при инспектировании филиалов ООО "ХХХ" ПР-638 от 19.01.04;
6.1.1.3 Порядок проведения служебных расследований в филиалах ООО "ХХХ" ПР-514 от 06.09.02.
6.1.2 Взаимодействие с функциональными контрольными подразделениями Компании по вопросам предоставления:
- Отчетов по проверкам филиалов по функциональному виду контроля для согласования разделов «Выполнить в других подразделениях»;
- Сводных отчетов по проверкам филиалов начальниками ОВК филиалов по функциональному виду контроля для анализа и оценки эффективности;
- Запросов на корректировку утвержденных и разработку новых методик проверок (реестра контролируемых параметров) филиалов по функциональному виду контроля с целью актуализации контролируемых рисков и действующего регламента.
6.1.3 Взаимодействие с Отделом внутреннего аудита по вопросам предоставления:
- Сводных отчетов по проверкам филиалов начальниками ОВК филиалов по видам функциональных контролей для анализа и оценки эффективности;
- Запросов на корректировку утвержденных и разработку новых методик проверок филиалов (реестра контролируемых параметров) по функциональным видам контроля с целью актуализации контролируемых рисков и действующего регламента.
6.1.4 Взаимодействие с Региональными управлениями по вопросам комплексных и специальных проверок филиалов по предоставлению:
- Отчетов, распоряжений по итогам проведения комплексных и дополнительных проверок филиалов;
- Аналитических материалов по итогам комплексных проверок филиалов;
- Актов и распоряжений по итогам служебных расследований по инициативе Региональных управлений;
- Запросов на получение информации по текущей проблематике для учета в программах комплексных и специальных проверок филиалов.
6.1.5 Взаимодействие с функциональными департаментами, отделами/ Начальниками функциональных департаментов и отделов по вопросам предоставления:
- Отчетов по проведению проверок подразделений;
- Отчетов по проведению дополнительных проверок филиалов;
- Аналитических отчетов по итогам проведения комплексных и специальных проверок.
6.1.6 Взаимодействие с функциональными контрольными подразделениями Компании по вопросам получения:
- Утвержденных методик проверок филиалов по функциональным направлениям;
- Программ проверок филиалов по функциональным видам контроля для каждого проверяемого филиала перед комплексной проверкой;
- Инициатив на проведение дополнительных проверок филиалов по согласованию с Начальником Управления внутреннего контроля;
- Согласованных отчетов по проверкам филиалов по функциональному направлению (разделы «Выполнить в других подразделениях»);
- Разработанных методик дополнительных проверок филиалов по инициативе Контрольно-аналитического отдела по итогам новых нормативных и распорядительных документов;
- Оценок деятельности Ревизионной группы КАО и ОВК филиалов по функциональному виду контроля.
6.1.7 Взаимодействие с Региональными управлениями по вопросам комплексных и специальных проверок филиалов по получению:
- Заявок на проведение дополнительных проверок филиалов;
- Запросов на предоставление аналитической информации по направлению региональных комплексных инспекций;
- Запросов на проведение внутренних служебных расследований в филиалах и подразделениях ООО "ХХХ".
6.1.8 Взаимодействие с функциональными департаментами, отделами/Начальниками функциональных департаментов и отделов по вопросам получения:
- Заявок на проведение дополнительных проверок филиалов;
- Запросов на предоставление аналитической информации по итогам комплексных проверок филиалов;
- Информации необходимой в ходе проверок подразделений ГП ООО "ХХХ".
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1 Взаимодействие Контрольно-аналитического отдела с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на следующих принципах:
6.2.1.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4,5 настоящего положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Контрольно-аналитическим отделом, Начальник Контрольно-аналитического отдела имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника Контрольно-аналитического отдела входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
6.2.2 Взаимодействие с руководителями компаний сегмента «Дистрибуция» по вопросам предоставления:
- Отчетов, распоряжений по итогам проведения комплексных и дополнительных проверок Компаний сегмента «Дистрибуция».
- Запросов на получение информации по текущей проблематике для учета в программах комплексных и специальных проверок.
6.2.3 Взаимодействие с руководителями компаний сегмента «Дистрибуция» по вопросам получения информации, необходимой в ходе проверок Компаний сегмента «Дистрибуция»
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Деятельность Контрольно-аналитического отдела осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Контрольно-аналитического отдела на год устанавливаются Начальником КАО, согласовываются Начальником Управления внутреннего контроля и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник КАО представляет Начальнику управления внутреннего контроля, Заместителю генерального директора по внутреннему контролю, Первому Заместителю генерального директора и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Контрольно-аналитического отдела и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Контрольно-аналитического отдела Начальник КАО предоставляет отчет Начальнику управления внутреннего контроля, Заместителю генерального директора по внутреннему контролю.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Контрольно-аналитического отдела могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником управления внутреннего контроля, Заместителем генерального директора по внутреннему контролю или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Контрольно-аналитического отдела, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются (Приложение Б):
9.1.1 Выполнение Комплексного плана аудитов, контрольных проверок и региональных комплексных инспекций и подготовки отчетов по ним.
9.1.2 Качество и полнота проведения комплексных проверок филиалов, ревизий подразделений ГП, компаний сегмента «Дистрибуция» (на основании договоров об оказании услуг).
9.1.3 Качество предоставленных аналитических отчетов по итогам комплексных проверок филиалов, ревизий подразделений ГП, компаний сегмента «Дистрибуция» (на основании договоров об оказании услуг).
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Контрольно-аналитического отдела в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
9.3 Сумма фактического ущерба за период.
9.4 Чистая прибыль Компании.
10 Права
Контрольно-аналитический отдел наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Контрольно-аналитического отдела осуществляет Начальник КАО:
10.1 Вносит на рассмотрение Генерального директора ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности Контрольно-аналитического отдела, а также оценкой эффективности работы Контрольно-аналитического отдела.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся деятельности филиалов, подразделений ГП и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Контрольно-аналитического отдела.
10.5 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Контрольно-аналитического отдела.
10.6 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.7 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Контрольно-аналитического отдела.
10.8 Контролирует исполнение распорядительных документов, изданных по итогам проверок филиалов, подразделений ГП.
10.9 Вносит на рассмотрение Генерального директора предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.10 Визирует все документы по вопросам комплексных и специальных проверок филиалов, подразделений ГП и ДЗО.
10.11 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
10.1 Начальник КАО несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник КАО несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Контрольно-аналитического отдела.
Поделиться