Концепция развития отдела логистики
Целью данной концепции является определение структуры перспективной логистической системы ООО "ХХХ".
Для ее достижения необходимо решить следующие задачи:
Þ определить основные функциональные области логистики и их взаимосвязь;
Þ сформировать состав основных параметров логистической системы и критериев их оценки;
Þ описать основные категории логистического персонала;
Þ определить основные функции, выполняемые отделом логистики по управлению логистической системой, а также взаимодействие структурных подразделений в процессе решения логистических задач;
Þ определить перспективную организационную структуры отдела логистики для решения поставленных задач.
1. Основные понятия и определения
В широком смысле Логистика – это наука об управлении и оптимизации материальных потоков, потоков услуг и связанных с ними информационных и финансовых потоков, в определенной микро - или макроэкономической системе для достижения поставленных перед ней целей.
В узком смысле (с позиции бизнеса) Логистика – это интегральный инструмент менеджмента, способствующий достижению стратегических, тактических или оперативных целей организации бизнеса за счет эффективного (с точки зрения снижения общих затрат и удовлетворения требований конечных потребителей к качеству продуктов и услуг) управления материальными и сопутствующими им потоками информации и финансовых средств.
Логистика ООО "ХХХ" является одним из основных факторов повышения конкурентоспособности фирмы на основе управления материальными потоками и минимизации издержек на всех этапах движения товара от производителя к покупателю.
2. Эффективность логистических решений
Определить количественные параметры последствий логистических решений весьма сложно. Это возможно сделать лишь при соблюдении следующих условий методологического и технического характера:
Ø Наличие поставленной учётно–информационной системы - Управленческого учета фирмы;
Ø проведение Комплексного анализа доходов и расходов структурных подразделений фирм и всех участников логистической цепи;
Ø определение Доли прибыли от логистической деятельности в общей прибыли фирмы.
Вместе с тем, принятие на вооружение логистической концепции и построение стратегии своей деятельности на её основе позволяет значительное улучшить показатель, отражающий отношение прибыли, полученной от продажи товаров и услуг, к инвестированному капиталу – прибыль на инвестированный капитал (ПИК). Ключевые элементы этого показателя представлены на рис. 1.
Безусловно, основное влияние на ПИК логистика оказывает через управление запасами. Но логистический фактор в значительной мере зависит от политики компании в отношении уровней запасов, степени контроля и управления ими, а также от системы распределения. Минимизируя сумму затрат от дефектуры (слишком маленький запас) и от иммобилизации средств в товарных запасах (создание «сверхзапасов»), логистика формирует оптимальное величину складского запаса для принятой стратегии деятельности фирмы на период (полугодие, год и т. д.).
Запас влияет в свою очередь на счета кредиторов. И в этом случае логистические решения позволяют минимизировать затраты на управление кредиторской задолженностью в рамках принятой логистической стратегии.
Минимизация издержек от иммобилизации средств в запасах невозможна без анализа объёма и динамики изменения дебеторской задолженности.
Движение денежных средств (наличность) в значительной степени зависит от технологии обслуживания клиентов и качества предоставляемых им услуг. Чем выше оперативность выполнения заказа клиентов, тем быстрее выписан счет за оплату товара и услуг, тем быстрее поступят деньги. Качество услуг по обслуживанию клиента, точность и корректность работы с ним, наличие информационных услуг – все это повышает конкурентоспособность фирмы и также находится в сфере внимания логистики.
Влияние на себестоимость товара фирмы со стороны логистики заключается в оптимизации структуры запасов, формирование сбалансированного с точки зрения спроса клиентов и реальных возможностей склада (с точки зрения минимизации затрат на обработку и хранение) по обработке принятого ассортимента препаратов.
Оценка потерь от реализации препаратов по различным сбытовым моделям, их сравнение и минимизация также является задачей логистики. Поэтому вопросы ценообразования и разработка сбытовых моделей лежит в сфере деятельности логистики.
Таким образом, логистика влияет почти на каждый аспект счета прибылей и убытков фирмы. Соответствующие изменения в логистической стратегии воздействуют на финансовые результаты деятельности компании и вносят свою лепту в обеспечение ее долгосрочной жизнеспособности.
3. Структура системы логистики ООО "ХХХ"
Система логистики ООО "ХХХ" включает четыре основных подсистемы:
1. Подсистемы диспетчеризации.
2. Подсистема анализа.
3. Подсистема моделирования.
4. Подсистема реинжениринга бизнес - процессов.
Системная карта логистики ООО "ХХХ" представлена в приложении 1.
3.1. Подсистемы диспетчеризации предназначена для постоянного контроля состояния основных параметров товарного и сопутствующих ему информационного и финансового потоков. Основная цель подсистемы - регистрация текущих значений параметров логистической системы в оперативном режиме. Подсистема диспетчеризации включает в себя два основных компонента:
Ø Мониторинг потоков;
Ø Подсистема формирования и доведения управляющих воздействий.
Особенностью мониторинга потоков является единый подход: все процессы движения товара рассматриваются на основе единых принципов, единых норм формирования критериев и величин их отклонения. В отличие от существующих подсистем контроля состояния отдельных процессов мониторинг потоков логистической системы предусматривает их контроль на всех без исключения этапах с выделением основных параметров их состояния. Кроме того, при выявлении отклонений значения параметров, формируется управляющее воздействие для его нормализации. Единство используемых методов оценки состояния, а также приоритет в подсистеме логистического мониторинга потоков общефирменных интересов над интересами конкретного подразделения является гарантом объективности и независимости данного процесса управления.
Более подробно состав и структура подсистемы диспетчеризации, принципы функционирования и перспективы создания изложены в концепции «Система управления движения товаром» (утверждена Генеральным директором 25 ноября 1999 г.).
3.2. Подсистема анализа предназначена для обработки полученных в процессе мониторинга показателей состояния потоков, анализа и выявления причин их изменения, выявление негативных тенденций этих изменений и формирование предложений по сокращению их влияния. В основе анализа лежит принцип формирования нормативных значений показателей и контроль степени отклонения от них фактических значений. По направления анализа выделяются:
Ø текущий анализ – анализ показателей текущей деятельности;
Ø системный анализ – анализ показателей с учетом существующих бизнес–процессов, организационно – штатной структуры и регламента деятельности;
Ø анализ экономической эффективности – анализ финансово – экономических показателей, определяющих деятельность фирмы, с точки зрения оперативного управления (на основе управленческого учета).
3.3. Подсистема моделирования предназначена для построения моделей оценки деятельности (программ поставок, сбытовых, сокращения складского запаса, ценообразования и т. д.) и получение предварительных результатов для принятия управленческих решений. По своей сути это – основной инструмент анализа эффективности функционирования как отдельных процессов, так и всей логистической системы. Здесь происходит формирование управленческих альтернатив для оптимизации бизнес – процессов, технологий и механизмов деятельности.
3.4. Подсистема реинжениринга бизнес–процессов предназначена для формирования и осуществления проектов по совершенствованию основного вида деятельности фирмы с целью повышения эффективности её функционирования – увеличение прибыли за счет не только увеличения доли рынка, но и сокращения издержек. Здесь производится непосредственное изменение бизнес – процессов, технологий и механизмов деятельности после принятия решений о реализации управленческих решений. Кроме того, периодический анализ эффективности функционирования технологических процессов позволяет выявить узкие места и приступить к решению проблем задолго до их обострения.
В настоящее время функционируют подсистемы диспетчеризации и анализа. По каждой из них проводится ряд мероприятий по их совершенствованию и развитию. В частности, целью текущей модернизации подсистемы диспетчеризации является создание механизма оперативного контроля состояния товарного потока на основе нормативов процесса движения товара и формирования необходимых управляющих воздействий. Развитие подсистемы анализа направлено на формирование состава показателей состояния логистической системы, формирования нормативов и совершенствования форм представления данных с целью повышения эффективности принятия решений.
Разработка и внедрение в практическую работу подсистем моделирования и реинжениринга бизнес - процессов предусматриваются в течение 2000 г. В частности, проводятся работы по описанию бизнес-процессов фирмы, созданию и утверждению организационной структуры, определяющей ответственность должностных лиц за выполнение конкретных функций и характер их взаимодействия. Развитие подсистемы моделирования происходит на основе деятельности по оценке экономической эффективности поставок и сбыта.
4. Категории логистического персонала ООО "ХХХ"
С позиций теории управления в рыночной экономике понятие «менеджмент» трактуется в двух смыслах: во-первых, как совокупность средств и форм управления производством и сбытом для достижения стратегических, тактических и оперативных целей и задач фирмы; во-вторых, как инструмент управления взаимоотношениями персонала фирмы с внешними партнерами по бизнесу и с потребителями продукции (услуг). В первом смысле Логистический менеджмент на фирме представляет собой синергию основных управленческих функций (организации, планирования, регулирования, координации, контроля, учета и анализа) с элементарными и комплексными логистическими функциями для достижения целей логистической системы.
Во втором смысле Логистический менеджмент – это управленческий персонал, Который по своей роли в управленческой иерархии фирмы и организационных уровнях логистической системы можно подразделить на:
· 1-го уровня или высший (top management) – Генеральный директор, его заместители.
· 2-го уровня или средний (middle management, supervisors) – руководители структурных подразделений ООО "ХХХ" (отделов, филиалов).
· 3-го уровня или операционный (lower management) – линейные менеджеры и непосредственные исполнители технологических операций при обеспечениии основной деятельности фирмы.
Введение категорий менеджмента необходимо для распределения ответственности за выполнение конкретных логистических функций, а также создания эффективной системы управления всей логистической системой на основе системы каскадного формирования управляющих воздействий. Более подробно использование данного подхода описано в «Концепции диспетчеризации товарного потока в ООО "ХХХ"».
5. Основные функциональные области логистики и их взаимосвязь
Логистика принимает участие практически во всех областях деятельности фирмы. Особенностью деятельности логистического менеджмента является «непредвзятость» - рассмотрение всех процессов осуществляется с точки зрения полезности для фирмы в целом, а не конкретного подразделения. Более того, влияние любого принимаемого управленческого решения рассматривается с точки зрения системного подхода и долговременной перспективы, а не только сиюминутных желаний.
Основными функциональными областями логистического менеджмента являются:
Ø управление логистической системой;
Ø управление запасами;
Ø управление ресурсами;
Ø управление запасами филиалов;
Ø управление поставками;
Ø управление заказами;
Ø управление информационным обеспечением (в рамках управления товарным потоком);
Ø управление качеством;
Ø управление издержками (списание, мех. повреждения, сроки годности, сертификация);
Ø управление ассортиментом;
Ø управление ценообразованием;
Ø управление сбытом;
Ø управление кредиторской задолженностью;
Ø управление дебиторской задолженностью.
Под «управлением» в данном случае понимается принятие непосредственного участия (Наряду с менеджментом, непосредственно обеспечивающим функционирование в данной области) в формировании нормативов и критериев оценки состояния каждой из указанных областей с точки зрения минимизации издержек всего процесса деятельности.
Логистическая система ООО "ХХХ" и функциональные области деятельности логистики представлены в приложении 2. По охвату элементов логистической системы функциональные области подразделяются на уровни:
1- й уровень охватывает все или большинство элементов логистической системы;
2- й уровень охватывает несколько элементов;
3- й уровень охватывает только один элемент логистической системы.
Таблица функциональных областей, подразделений ООО "ХХХ" и их взаимодействие приведены в приложении 3. Процессы взаимодействия должны быть регламентированы в соответствии с организационной структурой фирмы, а также описанными и утвержденными бизнес–процессами и функциональной матрицей распределения ответственности.
6. Основные функции, выполняемые отделом логистики ООО "ХХХ"
Определение функций логистического менеджмента является одной из важнейших составляющих повышения эффективности деятельности фирмы в целом. Речь идет не об оптимизации его состава и численности, а об оптимизации всего процесса функционирования логистической системы.
Составляющей логистического менеджмента являются сотрудники отдела логистики. Непосредственно выполняемые ими в настоящее время логистические функции в соответствующих функциональных областях представлены в приложении 4. Уточнение состава выполняемых функций, полномочия и характер взаимодействия должны проводится в рамках выполнения работ по созданию организационно-функциональной модели фирмы.
7. Состав параметров оценки состояния логистической системы
Состояние логистической системы ООО "ХХХ" характеризуется рядом параметров. Основными из них являются:
¨ Складской запас;
¨ Движение товара;
¨ Загруженность склада;
¨ Рентабельность продаж;
¨ Дефектура;
¨ Иммобилизация средств.
Анализ каждого из показателей ведется:
Ø по величине значения показателя (в абсолютном и относительном выражении);
Ø по различным аналитическим признакам;
Ø по тенденциям изменения значений показателей (динамика).
Состав параметров логистической системы ООО "ХХХ" и их аналитических признаков представлен в приложении 5.
Основные параметры предназначены для оценки общего состояния логистической системы. Дополнительные предназначены для детального рассмотрения параметров логистической системы: уточнение структуры, подробный анализ причин, тенденция изменений и т. д.
Предлагается способ визуального отображения состояния логистической системы с помощью лепестковой диаграммы. Суть ее заключается в оценке и представлении степени отклонения значений основных показателей от запланированных. Причины этих отклонений, тенденции и динамика – предмет детального анализа и оценки по значениям дополнительных показателей.
Состояние логистической системы ООО "ХХХ" оценивается по совокупности показателей Pi, i=1..N, фиксируемых за рассматриваемый период времени Т подсистемой мониторинга. (Данные показатели и их аналитика рассмотрены выше). По значениям данных показателей строится «Роза показателей» (лепестковая диаграмма – рис. 2).
|
Сравнивая многоугольник, полученный по фактическим значениям показателей, с многоугольником, построенным по плановым значениям, делается вывод о Результативности (степени достижения поставленных целей, т. е. плановых показателей) работы логистической системы.
После построения многоугольника по фактическим значениям показателей, соответствующих разным периодам времени (Т), делается вывод о функционировании логистической системы в динамике.
Особое место занимает анализ финансовых потоков, сопутствующих товарным. Вместе с тем, основным отличием от финансового подхода к их анализу является управленческий аспект анализа деятельности. Нельзя использовать логистические данные для их последующего (только после происшествия определенного периода времени) сравнения с фактическими финансовыми результатами. Таким образом, это требует специальной системы учета логистических данных.
Особое место занимают такие параметры оценки деятельности логистической системы как логистические издержки. Минимизация их и является основной задачей логистического менеджмента.
Логистическими издержками принято называть те, которые несут конкретные звенья логистической цепи в процессе своего функционирования. Для их классификации целесообразно использовать принцип разделения по бизнес-процессам. Выделение тех или иных издержек или их групп зависит от вида логистической системы и задач управления и оптимизации в конкретных логистических цепях или каналах. Но принципиально важным для любых систем является понятие общих логистических издержек.
Для ООО "ХХХ" укрупнено можно выделить соответствующие издержки на поставку фармпрепаратов (заключение контрактов и лицензий, транспортировка, таможенное оформление и т. п.), издержки на хранение (складская обработка) и издержки по реализации (заключение договоров, подбор заказа, транспортировка, страхование и т. п.). Кроме того, необходимо дополнить затратами на информационную поддержку (компьютеры, сеть, базы данных, обмен в процессе функционирования) и финансовые операции при передаче прав собственности на товар (оплата поставщику, приход денег от клиента, получение кредитов и расчет за них и т. д.). Сумма всех издержек с учетом затрат на логистическое администрирование даст общие логистические издержки ООО "ХХХ".
В некоторых случаях целесообразно в состав общих логистических издержек включать потери прибыли от замораживания (иммобилизации) товара, а также ущерб от недостаточного уровня развития систем поставок (дефектура из-за срыва сроков или объемов поставок), хранения (складская дефектура, разбивка заказа на основные и «хвосты», качество формирования и т. п.) и реализации (ассортиментная дефектура, ценообразование, система скидок и т. д.). Этот ущерб оценивается обычно как возможное уменьшение объема продаж, сокращение доли рынка, потеря прибыли и т. п.
Классификация логистических издержек представлена на рис. 3.
В последнее время очевиден рост логистических издержек на такие комплексные логистические функции как обработка заказов, информационно-компьютерная поддержка, администрирование. Анализ логистических издержек целесообразно проводить в процентном отношении к объему продаж (по отгрузке товара). Для постановки системы учета общих логистических издержек необходима установка системы управленческого учета. Вместе с тем, создание отчетов по логистическим издержкам ООО "ХХХ" возможно и в перспективе может быть реализовано.
Утверждение состава параметров оценки состояния системы, организация работ по разработке механизмов их получения и расчета, а также постановка системы их оперативного контроля и анализа – прерогатива руководства ООО "ХХХ" в рамках принятой концепции управленческого учета. Но отдел логистики может рассматриваться как одно из основных звеньев такой аналитической системы.
8. Перспективная организационная структура отдела логистики
На основе анализа функциональных областей логистики в ООО "ХХХ" для достижения поставленных целей необходимо совершенствовать структуру отдела логистики, методы деятельности и технологию взаимодействие с другими подразделениями фирмы.
Основными мероприятиями для совершенствования логистической системы ООО "ХХХ" являются:
Ø Формирование состава параметров для оценки состояния логистической системы ООО "ХХХ" и ее звеньев.
Ø Разработка процессов получения первичных параметров и алгоритмов формирования расчетных параметров.
Ø Формирование системы отчетности по параметрам системы, процедур анализа и использования полученных данных, а также определение ответственных за их выполнение.
Ø Формирование системы управляющих воздействий по результатам оценки состояния системы с целью оперативной реакции на его изменения.
Для повышения эффективности решения задач управления логистической системой в отделе логистики целесообразно сформировать рабочие группы по основным направлениям деятельности. Это позволит обеспечить более четкое разграничение ответственности, повысить качество выполнения своих задач за счет специализации, а также повысить оперативность управления системой.
Основными группами отдела логистики должны быть:
- группа мониторинга состояния системы или группа диспетчеризации (ГД);
- информационно-аналитическая группа (ИАГ);
- группа системного анализа и реинжениринга бизнес-процессов (ГСА);
- группа ситуационного моделирования (ГСМ).
Основными задачами ГД должны быть диспетчеризация состояния логистической системы. Основными из них являются:
Ø оперативное получение значений всех первичных параметров состояния системы с заданной периодичностью;
Ø формирование значений расчетных параметров состояния логистической системы;
Ø сравнение параметров с их нормативными значениями;
Ø формирование управляющих воздействий в соответствии с принятой технологией;
Ø информирование руководства ООО "ХХХ" и подразделений с периодичностью от ежедневной до недельной о текущем состоянии логистической системы и ее звеньев.
В настоящее время группа укомплектована тремя специалистами. По мере разработки необходимых механизмов по направлениям деятельности (мониторинг заказов и поставок, распределение ресурсов как между сбытовыми подразделениями, так и в системе филиалов, мониторинг загрузки и использования склада, транспортная логистика) будет увеличиваться. В перспективе состав группы достигнет 6 человек: руководитель группы, менеджер – технолог, диспетчера по заказам и поставкам, по ресурсам, по складской и транспортной логистике.
Основными задачами ИАГ ОЛ являются:
Ø анализ тенденций изменения состояния как системы в целом, так и ее звеньев;
Ø формирование оптимальных значений параметров;
Ø формирование критериев системы управляющих воздействий;
Ø выполнение процедур обработки данных, выходящих за рамки ГД;
Ø информирование руководства ООО "ХХХ" и подразделений о динамике и тенденции изменения состояния системы за отчетный период.
В настоящий момент группа укомплектована тремя специалистами: руководитель группы, менеджер – аналитик, менеджер – провизор. В перспективе – включение помощника менеджера – аналитика.
Основными задачами ГСА является
Ø осуществление постоянного контроля состояния бизнес-процессов ООО "ХХХ";
Ø оценки эффективности их функционирования;
Ø подготовка и проведение мероприятий по их модернизации;
Ø проведение мероприятий по регламентации бизнес-процессов ООО "ХХХ";
Ø организация и координация проектных работ фирмы.
Часть функций мониторинга состояния бизнес-процессов может обеспечиваться силам группы диспетчеризации. В настоящее время в группе два специалиста. В перспективе состав группы достигнет 5 человек: руководитель группы, два менеджера – аналитика, менеджер по проектной работе и помощник менеджера.
ГСМ предназначена решать задачи:
Ø оптимизации логистической системы;
Ø повышение эффективности ее деятельности.
Основной инструмент – моделирование ситуаций и формирование управленческих инициатив как по конкретным вопросам деятельности (целесообразность выполнения сделки с клиентом или поставщиком), так и системным вопросам (структура бизнес-процессов, вариант построения подсистем деятельности). В настоящее время в группе один специалист. В перспективе – увеличение до 3 человек: руководитель группы, менеджер – аналитик, помощник менеджера – аналитика.
Перспективная организационно-штатная структура отдела логистики приведена в приложении 6.
Поделиться
