I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.
1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.
1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;
- Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
- Единой государственной системой делопроизводства;
- Правилами и указаниями Росархива;
- Уставом Общества;
- Инструкцией по делопроизводству Общества;
- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
- Приказами, распоряжениями руководства Общества;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.
II. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
- прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;
- контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;
- контроль исполнения документов и поручений;
- организация работы приемной Генерального директора;
- документирование деятельности совещательных органов Общества;
- разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;
- организация документов в делопроизводстве;
- организация бездокументного обслуживания Генерального директора.
III. ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт:
3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;
3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;
3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;
3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);
3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;
3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;
3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;
3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;
3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;
3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;
3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;
3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;
3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;
3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;
3.19. ведет график работы водителей;
3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;
3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;
3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;
3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;
3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;
3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.
IV. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;
4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;
4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;
4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;
4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;
4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;
4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;
4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;
4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;
4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;
4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;
4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;
4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;
4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;
4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;
4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;
5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;
5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;
5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;
5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;
5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;
5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;
5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;
5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;
5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ
6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;
6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;
6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.
VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.
VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
- изменения структуры Общества;
- изменение технологии документационного обеспечения;
- изменения функций Секретаря-референта.
Поделиться
