Наверняка все сталкивались с эффектом «стрелочника» — это когда у каждого своя правда, свой взгляд на произошедшее событие, а виноват нерадивый товарищ, но бизнесу от этого не легче, т.к. задача не выполнена или сделана по принципу «на, отвяжись». В статье расскажу, как удалось победить переводы стрелок с помощью автоматизации HR-процессов.
Я работаю руководителем службы HR в производственной компании. У нас более 200 сотрудников, поэтому я не понаслышке знаю, как сложно управлять процессами найма, адаптации и развития новичков.
В этой статье покажу, как я выстроил работу HR-отдела с помощью Work Management на платформе для совместной работы, чтобы сделать найм и адаптацию сотрудников, быстрый выход на реальные задачи прогнозируемым и управляемым, как скоординировать всех заинтересованных и повысить их вовлеченность в процессы.
Сегодня HR сталкивается с множеством задач: подбор персонала, адаптация новичков, организация обучения сотрудников, кадровое делопроизводство, измерение уровня лояльности и вовлеченности и многое другое. Без автоматизации это превращается в тяжкую рутину, штат компании раздувается. Число ошибок растет, а это — потерянные человеко-часы и, как результат, утекшие средства собственников.
С указанными проблемами я столкнулся на практике и понял, что без программного обеспечения мой отдел просто утонет в современном море информации, алгоритмов действий и листочков с «напоминалками».
К выбору ПО подошёл тщательно, оказалось на современном российском рынке есть из чего выбирать, но оценив все «за» и «против» оставил в шорт-листе. На сколько точно сократилось время на обработку информации и увеличилась эффективность команды, сказать не могу — пока что собираю аналитику, но по внутренним ощущениям — в два раза минимум.
Онбординг по старинке — как было
Когда наша компания доросла до собственной HR-службы, процессы найма и адаптации были хаотичными.Ввод двух новичков с интервалом менее двух недель в одно подразделение практически полностью останавливал работу в нем — все бросались учить сначала одного, потом другого беднягу, в результате новичок неделю только отходил от шока, вызванного чрезмерным рвением опытных коллег. На сроки ввода сотрудника это влияло в сторону увеличения, интервал от поступления на работу до первых реальных задач растягивался на три-четыре месяца. Потому что вслед за энтузиазмом команды и перегрузом новичка следовал откат, когда им вообще никто не занимался месяц-два.
Естественно, руководство не хотело, чтобы по офису шатались неозадаченные сотрудники и зря получали зарплату. Начинался поиск крайних, крайние переводили стрелки — в общем, хаос. И это только в онбординге!
HR сталкивается с множеством задач: подбор персонала, адаптация, отслеживание развития сотрудников, ведение документации, графика отпусков, оформление карьерного трека, организация корпоративных мероприятий, плановая работа с удовлетворенностью сотрудников — задач много. Без автоматизации этот труд превращается в тяжкую рутину, а ошибки становятся неизбежными.
Я столкнулся с этим на практике: как только мы начали использовать платформы для совместной работы и Work Management, время на обработку информации сократилось вдвое, а эффективность моей команды увеличилась на 40%.
Проблемы до внедрения платформы
Выделю основные боли HR.
Ручная работа и ошибочные данные о кандидатах
В процессе найма каждый кандидат проходил несколько этапов: первичное интервью, собеседование с заказчиком, тестирование, проверка рекомендаций, оформление и многое другое. Информацию о каждой стадии я вручную заносил в различные таблицы, отправлял резюме и другие данные нанимающему менеджеру по электронной почте, хранил в различных папках на общем сервере компании, указывал в различных календарях, устно договаривался с коллегами о совместных мероприятиях, в общем, был классический HR – многорукий Шива. Все это увеличивало вероятность ошибок.
Однажды проводил процесс подбора сотрудника в отдел продаж. Кандидат прошел первичное собеседование со мной, был направлен нанимающему менеджеру – коммерческому директору, с которым интервью успешно прошло, и потенциальный новичок должен был выйти на стажировку. Ответственный за данный этап сотрудник уезжает в командировку и мне об этом ничего не сообщает. «Теплый» кандидат ждет неделю вызова и, не дождавшись, принимает другое предложение. Вся работа начинается заново.
Кто виноват, что мы работали впустую?
Менеджер ответственный за стажировку, который не поставил меня в известность о командировке? Коммерческий директор, который не организовал работу своего подчиненного? Или я, который вовремя не озаботился обратной связи? Классическая ситуация со стрелочниками!
Если бы была на тот момент выстроена система ведения кандидата по этапам отбора, и эта система была прозрачна и работала в многопользовательском режиме, то данной проблемы не возникло бы.
Ручная работа и ошибочные данные о кандидатах
Риск потери информации
База знаний – один из важных инструментов подбора персонала. Она создается долго, скрупулезно специалистами компании. И очень обидно бывает безвозвратно потерять ее.
Как-то внедряли у себя на предприятии 1С и решили сделать видеоуроки по правилам пользования этой системой. Нашли сотрудника, которому поручили данный проект. Он написал сценарий, согласовал его с руководством, начал с экрана записывать видео основных моментов работы, озвучивать все это и монтировать. Результатом стали несколько интересных и познавательных видеороликов, которые успешно разместили на общем сервере компании, разослали по электронной почте информацию о месте хранения данных файлов и выплатили работнику премию за успешно реализованный проект.
Спустя несколько месяцев я решил воспользоваться данными видеоуроками, чтобы создать определенный внутренний документ. Каково же было мое удивление, когда искомых файлов я не нашел в положенном месте. Стали разбираться. Оказалось, что их кто-то безвозвратно удалил. На вопрос ответственному специалисту о причинах не установления на данные файлы защиты от удаления, получил ответ, что он не знает как это делать и просил в устной форме данные мероприятия провести сотрудников IT-отдела. Указанные сотрудники сообщили, что к ним никто не обращался и такого разговора они не помнят.
Опять извечные вопросы: кто крайний и что творится в нашем «Сухумском обезьяннике»?
При наличии системы с базой знаний и защитой от внесения исправлений не компетентными лицами, такой проблемы не было бы.
Решение с платформами для совместной работы — как стало
Главная причина всех бед — отсутствие в компании единого источника правды. Разрозненные таблички с доступом «всем на все» уступают место структурированной базе знаний в составе системы выстроенных процессов Work Management.
Автоматизация всех рутинных процессов
После внедрения платформы для совместной работы и управления знаниями, мы создали в компании единый источник правды.
Приходя в компанию, сотрудник получает приветственное письмо на свою новую корпоративную электронную почту. Помимо добрых слов от директора, в письме содержится единственная ссылка, переходя по которой, сотрудник попадает на платформу для совместной работы — там его ждут документы для ознакомления, обучающие курсы и много другой нужной и полезной информации.
Список кандидатов и их текущие статусы в умной таблице (упрощенный пример).
Но о новичках чуть позже, а в разделе HR передача кандидата с этапа на этап происходит в одно движение мышкой, при этом автоматически назначаемый ответственный получает уведомление о приходе в его зону ответственности нового соискателя.
Представление той же умной таблицы в виде канбана (доски).
Автоматизация: уведомление и смена ответственного.
Каждый шаг, начиная от подачи заявки до финального интервью, теперь фиксируется автоматически. Все статусы обновляются в реальном времени, и сотрудники видят актуальную информацию без задержек.
Пример
Разумеется, мы не можем показать реальные данные кандидатов, поэтому взяли в качестве примера фамилии голливудских актеров.
В таблице видно, какой кандидат находится на каком этапе — уже хорошо, но канбан добавляет наглядности.
Автоматизация позволяет автоматически менять ответственного за выполнение задачи и высылать ему уведомление об этом.
Но это еще не все. Вся необходимая информация, все заметки с собеседований, все копии документов хранятся здесь же, в карточке кандидата. Его фамилия в таблице — это ссылка на статью в базе знаний.
К карточке кандидата приложены записи созвонов, документы.
Такая организация работы позволила избежать прошлых ошибок, отладить бизнес-процессы и прекратить терять кандидатов «на ровном месте».
Единое хранилище знаний
Платформа для совместной работы и управления знаниями обеспечивает централизованное хранение информации. Куча гугл-таблиц, файлы Excel в электронной почте и на файловых помойках теперь в прошлом. Даже если необходимо сделать какой-то внешний расчет, ссылка на него будет в базе знаний.
Пример
Аудит работы HR-службы стал простым, как никогда. Достаточно взглянуть на таблицы кандидатов, на таск-трекеры, которыми пользуются сотрудники для управления задачами, на упорядоченную базу знаний для эйчаров, где можно найти пошаговые инструкции и руководящие документы, чтобы понять — подразделение работает эффективно, затраты на непродуктивное взаимодействие сведены к минимуму.
Уменьшение рисков при найме
Благодаря автоматизации и синхронизации данных мы смогли значительно снизить количество ошибок и рисков, связанных с потерей кандидатов или их данных. Теперь информация об этапах найма всегда актуальна и доступна сотрудникам HR-службы.
После внедрения Work Management на платформе для совместной работы и управления знаниями, мы практически избавились от ошибок при найме — вышли на месячный показатель в 4,87% — это две ошибки на 41 задачу — и намерены снижать его и дальше.
Время на найм административного персонала сократилось в среднем на 11 дней, сейчас цикл зависит только от готовности кандидата, собственные задержки мы исключили. Рекордный цикл от первого контакта до принятия офера составил один день, средний — 5,2 дня только за счет задержек на стороне соискателей.
Как выбрать платформу для совместной работы
В выборе платформы для HR важно ориентироваться на потребности вашей команды. В статье приведены примеры известной платформы для совместной работы и управления знаниями, но она — не единственная.
По классике выбор обычно организуют по следующему алгоритму:
-
Сбор требований заинтересованных лиц — тех, кто будет пользоваться системой, кто будет ее внедрять и обслуживать.
-
Анализ рынка платформ для управления знаниями, составление списка.
-
Сопоставление функциональности каждой платформы из списка с требованиями заинтересованных лиц и составление шорт-листа.
-
Определение среды функционирования системы:
-
как облачный сервис на серверах владельца платформы (SaaS);
-
как корпоративный облачный сервис (private cloud, cloud on premise);
-
на серверах компании (on premise).
-
Анализ ценовой политики и расчет стоимости владения платформой в среднесрочной и долгосрочной перспективе.
-
Ранжирование шорт-листа по соответствию требованиям и цене.
-
Опытная эксплуатация топ-3 или топ-2 систем.
-
Окончательный выбор.
Что обязательно должно быть на хорошей платформе по управлению знаниями и Work Management:
-
умные таблицы или их аналог для организации работы на основе знаний;
-
таск-трекеры для управления задачами и проектами в единой системе;
-
управление знаниями для их создания, накопления, систематизации и переиспользования;
-
обучение для быстрого онбординга и развития сотрудников на основе накопленных знаний.
Итог
До внедрения платформы для совместной работы и управления знаниями мы сталкивались с проблемами, связанными с потерей информации, ошибками и трудностями в координации работы как внутри подразделения, так и между службами компании. После внедрения эти проблемы решились: единый источник знаний, координация на уровне общих процессов позволили только в HR-службе выйти на уровень ошибок в 4,87%, ускорить путь от первого контакта с кандидатом до принятия офера до 5,2 дней.
Когда работа стала планомерной, снизился стресс, а «разборки» с поиском крайних и переводом стрелок ушли в прошлое. У HR-службы высвободилось время, которое мы использовали для построения системы мотивации — но это уже совсем другая история.
Поделиться
