Проведение стратегической сессии есть объективное условие, сопровождающее глобальные изменения в компании: реорганизация и оптимизация существующих процессов, либо выход компании на уровень, требующий разработки и внедрения новых БП, ключевых документов ( корпоративных стандартов, миссии, видения и т.д.)
Общий результат стратегической сессии достижим благодаря генерированию большого количества идей, разразненных, иногда противоположных мнений экспертов, структурированию и систематизации их в единое всестороннее решение по обсуждаемому вопросу. Одним из самых эффективных инструментов организации такого сложного процесса является фасилитация.
Фасилитация – это процесс облегчения взаимодействия внутри группы, это помощь нейтральной, незаинтересованной стороны.
Так, при проведении стратегических совещаний, мини-сессий фасилитацию можно использовать, как основной инструмент организации обсуждения вопроса или проблемы, пошагово ведя группу к набору решений:
Шаг первый. Формулировка задачи, стоящей перед участниками, в виде открытого вопроса.
Так, тема обсуждения «Пути расширения розничной сети» в подсознании участников не запрашивает ответ, воспринимается, как утверждение, а, соответственно, не «запускает» механизм быстрой генерации мыслей. Тема обсуждения, сформулированная в виде открытого вопроса, постоянно провоцирует мыслительный процесс на поиск ответа и, соответственно, на большее генерирование идей.
На этом же этапе важно определить для участников рациональную цель обсуждения – конкретный результат, которого следует достичь.
Шаг второй. Метод сфокусированного общения ОРИП, который подразумевает подготовку группы к обсуждению главного вопроса и затрагивает
ü Объективный уровень мышления. На этом этапе участникам в виде мозгового штурма задаются несколько вопросов, ответы на которые отражают действительную объективную картину ситуации на данный момент, а также дают теоретическую основу к дальнейшему обсуждению (Как на данный момент решается..? Кто управляет..? Какими ресурсами достигается..? Что мы знаем о построении..? Какие компетенции..?)
ü Рефлекторный уровень мышления. Вопросы данного этапа затрагивают эмоциональную сторону вопроса, направлены на понимание сторонами обсуждения чувств, переживаний, неудобств, потрясений всех участников процесса (Какие эмоции переживает сотрудник, когда..? Что думает руководитель, когда..? Чего мы хотим, когда..? Какая первая мысль у вас появляется, когда..?)
ü Интепретативный уровень мышления. Направлен на поиски причин и первоисточников возникшей задачи ( Что привело к тому..? Что является основой того, что..? Какие предпосылки … мы знаем?)
ü Принимающий решение уровень мышления. На этом этапе участникам задается главный вопрос: «Что делать?»
Шаг третий. Индивидуальная работа.
После общего обсуждения ситуации, ее истоков, эмоциональных аспектов, прежде чем переходить к конструктивным предложениям, очень важно дать время каждому подумать, осмыслить все выше сказанное и сгруппировать свои мысли и идеи. Поэтому третьим шагом предложите обсуждающим сформулировать по 7-10 ответов на вопрос, стоящий во главе встречи. Для этого участникам выдаются стикеры размером А5, на каждом из которых сотрудник фиксирует свою мысль максимум двумя словами. Минимальное количество идей для индивидуальной работы зависит от состава группы – чем меньше обсуждающих, тем большее количество ответов устанавливается для каждого.
Шаг четвертый. Групповой штурм. Для группировки и фильтрации индивидуальных предложений участникам предлагается объединиться в группы по три человека и выбрать до 5ти общих или лучших, по мнению группы, идей. Карточки каждой команды крепятся на стене магнитами в хаотичном порядке.
Шаг пятый. Кластеризация. Объединение карточек с мыслями, имеющими единый смысл. В кластеризации участвуют все присутствующие. Таким образом, из 30-40 хаотично разбросанных по стене идей формируются несколько направлений (оптимальное количество – 5-6 кластеров).
Шаг шестой. Названия направлений. После группировки карточек группе необходимо дать название каждому кластеру, исходя из смысла , который объединяет идеи в нем. Кластер – это и есть структурированный всесторонний вариант решения вопроса, который стоит во главе обсуждения. Дебрифинг, подводим итоги.
Поделиться
