Цифровое рабочее пространство — это среда, объединяющая современные технологии, корпоративные процессы и персонал. Для ее формирования важно не только выстроить автоматизацию бизнес-процессов, но и сделать сотрудников полноценными пользователями информационных систем и цифровых инструментов. Это способствует и упрощению коммуникаций, и повышению производительности труда команд. Наталия Зунина, руководитель направления HR-консалтинга «БОСС» компании SL Soft, — о правилах и преимуществах создания единой цифровой среды для управления человеческими ресурсами.
Предпосылки и принципы создания цифровой рабочей среды
Успешная команда — это динамично меняющийся организм, на развитие которого влияет множество факторов. Вот основные из них:
- профессионализм и квалификация сотрудников;
- логичность и прозрачность бизнес-процессов, выстроенные коммуникации;
- грамотная постановка задач и контроль их выполнения со стороны руководства;
- высокий уровень мотивации и вовлеченности сотрудников;
- соблюдение режима труда и отдыха, профилактика выгорания.
При этом необходимо обратить внимание на два важных HR-тренда. Во-первых, с точки зрения системного подхода построение взаимодействий в управлении персоналом сегодня кардинально поменялась. До недавних пор сотрудники считались объектами управления, которые не должны влиять на создаваемые рабочие условия — они могут их только принимать и адаптироваться. Сейчас же специалисты становятся субъектами управления: каждый из них имеет возможность инициировать изменения как полноправный участник бизнес-процесса.
Во-вторых, существенная часть работы сотрудников сегодня выполняется в виртуальной среде. Создаются все предпосылки для организации единого цифрового рабочего пространства — Digital Workplace. Под ним понимается совокупность всех информационных ресурсов, организованных таким образом, чтобы обеспечить максимально эффективное управление рабочими процессами и взаимодействием сотрудников.
Формирование цифрового пространства внутри компании, подразделения или команды решает ряд важных задач бизнеса:
- повышение лояльности сотрудников;
- обеспечение удобного поиска и обмена информационными ресурсами;
- максимальная мобильность;
- повышение ориентированности на бизнес-процессы организации.
Важным средством для формирования и обеспечения цифрового рабочего пространства становится система управления человеческим капиталом (HCM, Human Capital Management) — базовый компонент ИТ-ландшафта, связующий все кадровые процессы организации.
Поддержка цифрового рабочего пространства со стороны HR-системы
В любой компании существует организационная иерархическая структура, реализованная с учетом рыночных условий, специфики бизнеса и выбранной формы управления. Она описывает, как различные части компании связаны друг с другом, как они взаимодействуют и какие роли играют в достижении общих бизнес-целей. Параллельно с организационно-штатной (должности и система их подчиненности) организация может сформировать внутри себя и иные структуры: например, управленческая, табелирования, центров зарплат, курирования и т. д. Таким образом, внутри каждой из них определенный сотрудник будет занимать различные позиции.
Современная HCM-система дает возможность автоматизировать любую организационную иерархию и выстраивать на ее основе любые HR-процессы. Например, если сотрудник в организационно-штатной структуре занимает должность менеджера по продажам, в его индивидуальный план развития будут включены курсы по маркетингу. Но в управленческой структуре тот же сотрудник — руководитель группы менеджеров по продажам: это значит, что в его план система автоматически добавит курсы менеджмента, а в личный кабинет — возможность инициировать заявки на подбор сотрудников при наличии открытых вакансий.
HCM-система включает:
- Информационные сервисы — персональные сведения (личное досье, место в структуре компании) и настраиваемые виджеты (различная информация и аналитика) для сотрудников.
- Процессные сервисы — HR-задачи сотрудника в соответствии с его ролью в организации (например, участие в оценке, адаптации, развитии и иных запланированных мероприятиях, согласование компенсационных, бонусных схем, выплат), а также работа с заявками в качестве заявителя, согласующего или утверждающего (например, с заявками на отпуска, командировки, изменения личных данных, запрос документов и т. д.).
- Процессы в рамках полномочий HR-специалиста — ведение справочников и классификаторов (НСИ); работа по сопровождению материалов HR-службы по процессам (например, типовых бонусных схем, состава компенсационных пакетов и правил их использования); администрирование иерархических структур; настройка правил организации для целей динамической маршрутизации; администрирование пользователей личного кабинета и иных ролей участников, а также контроль эффективности протекания процессов по настраиваемым критериям.
Таким образом, с помощью цифрового рабочего пространства выстраивается цепочка взаимодействия между руководителем, работником и специалистом HR с учетом утвержденных правил. Эти взаимодействия возможно автоматизировать на разных уровнях: например, процесс согласования документа может проходить последовательно или параллельно.
Преимущества и выгоды от внедрения цифровой рабочей среды
При построении цифрового рабочего пространства необходимо соблюдать несколько правил. Во-первых, внедрение стоит начинать только тогда, когда в этом возникнет необходимость: например, если в компании накопилось большое количество процессов и документов, или построена сложная организационная иерархия. Во-вторых, четко определите, какие задачи будет решать внедряемая система. Во-третьих, это трудоемкая работа, которая должна вестись поэтапно. Сделать всё быстро и при этом идеально вряд ли получится. Наконец, нужно прислушиваться к собственным сотрудникам, которым и предстоит работать с новыми технологиями. Цифровое рабочее пространство должно быть максимально удобным именно для них.
Соблюдая эти правила, компания вместе с цифровым рабочим пространством приобретает:
- Улучшенную систему коммуникаций.
- Автоматизацию рабочих мест: быстрый доступ к различным информационным ресурсам, оперативное взаимодействие со смежными подразделениями.
- Вовлеченность заинтересованных лиц в проект или процесс, сокращение дублирующих запросов и писем, отслеживание выполнения заданий в режиме онлайн.
- Возможности для распределенных команд: безопасные коммуникации между сотрудниками организации и ее филиалами, различные варианты распределения прав доступа.
- Повышение эффективности и вовлеченности сотрудников.
В едином цифровом пространстве топ-менеджмент компании получает сквозное управление организационными структурами, доступ к информации в режиме реального времени с любого устройства, уход от дублирования и потерь в процессах, эффективное управление и распределение полномочий и ответственности.
Для остальных управленцев цифровое рабочее пространство — это прозрачная цепочка согласований, четкое понимание границ ответственности и вклада каждого сотрудника, сокращение сроков реализации организационных изменений, прозрачность операционной модели, поиск и устранение узких мест в процессах, получение оперативной обратной связи.
Каждому сотруднику компании в цифровой среде доступно отслеживание структуры процессов организации и своего места в ней, удобный поиск информации, определение рамок своих полномочий и ответственности. Это, безусловно, повышает вовлеченность и удовлетворенность работы в компании — факторы, максимально положительно влияющие на мотивацию персонала и производительность труда.
Поделиться
