Трудовая книжка - это документ показывающий весь трудовой путь гражданина. С помощью него работник может подтвердить свой опыт работы, а также трудовой стаж. Трудовая книжка входит в перечень документов строгой отчетности любой организации. Соответственно, с содержащейся в ней информацией нельзя производить какие - либо действия без дополнительной документальной фиксации.
Любой лист трудовой книжки называется бланком. Для примера представим ситуацию, когда специалист по кадрам допустил ошибку на титульном листе новой трудовой книжки. В такой ситуации строго запрещено вносить какие либо исправления просто так. Соответственно титульный бланк подлежит уничтожению. Законным это действие можно признать только при составлении особого акта об уничтожении бланка трудовой. случае ошибки титульный бланк подлежит уничтожению. Уничтожение бланка проводится в любом случае и не зависит от характера ошибки, которые могут быть в ФИО, дате рождения, данных об образовании. Даже поставленная не атом месте подпись работника отдела кадров - это ошибка, из за которой бланк должен быть уничтожен.
Акт на уничтожение трудовых книжек это внутренний локальный документ, соответственно его оформляют в свободной форме. В «состав» акта могут быть включены следующие сведения:
● наименование организации, где будет происходить уничтожение бланка;
● номер, дата и название населенного пункта, где составляется акт об уничтожении;
● должности, Ф.И.О. членов комиссии;
● период времени, за который накопили испорченные бланки трудовых или дату, когда их испортили, если это произошло в определенный день;
● причины, по которым испортили, утратили бланки;
● число всех бланков и вкладышей к ним, их серии и номера;
● метод уничтожения бланков.
Упрощенным способом перечисления всех испорченных бланков, является табличная форма, ведь акт об уничтожении бланков можно составлять сразу на их множественное количество. Форму акта об уничтожении бланков можно утвердить локальным документом работодателя, который устанавливает порядок обращения с трудовыми актами.
К слову, так как в трудовой книжке содержаться персональные данные гражданина, то при их уничтожении нужен составлять отдельный акт. Это правило действует с 1 марта 2023 года согласно приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Поэтому, при уничтожении бланка трудовой нужно будет составлять два акта.
Бывают ситуации, когда ошибки содержаться в самом акте об уничтожении трудовой книжки. В отличии от трудовой книжки здесь можно внести правки, не составляя при этом дополнительный документ. На самом акте нужно зачеркнуть ошибочную надпись и написать «Верно» или «Исправленному верить». Рядом с надписью должны расписаться все члены комиссии. Такой способ справедлив при небольшом количестве ошибок, обычно не больше трех. Если ошибок больше, то лучше поставить новый акт, а старый уничтожить.
Трудовые книжки априори должны вестись без ошибок. Известны случае когда из - за ошибок в трудовой книжке работнику не засчитывали в полном объеме трудовой стаж, а работодатель получал штраф при первой же проверке.
Пару слов о комиссии. Уничтожение трудовой книжки (ее бланка) это комиссионный процесс. Комиссионный характер этой процедуры необходим, чтобы узаконить и подтвердить факт уничтожения трудовой книжки (ее бланка). Комиссия должна включать на менее 3-х человек. Комиссия может состоять из разных специалистов, и не только кадровиков. В нее можно включить, бухгалтеров, юристов и других работников. Состав комиссии утверждается приказом работодателя.
Перед уничтожением бланков, члены комиссии должны провести предварительную работу, в которую входит Предварительно члены комиссии должны:
● провести инвентаризацию трудовых книжек;
● подтвердить, что испорченные книжки и бланки подлежат уничтожению.
После предварительной работы должен состояться акт уничтожения трудовой книжки (ее бланка), в присутствии всех членов комиссии, что подтверждается актом об уничтожении подписанным ими.
Поделиться
