А.Л. Райцхаум
Секретарское дело в нашей стране представляет сейчас участок управленческого труда, имеющий развитое нормативно-методическое обеспечение, организационно-правовое устройство и соответствующею техническую базу.
Вместе с тем, говоря об успехах современного секретарского дела. нельзя забывать о том, что они стали возможными на базе использования уже имевшегося опыта организации секретарского дела в предшествующие годы, в частности в период становления и развития советского государственного аппарата в 1920-1930-х гг. Этот период характерен тем, что именно в эти годы закладывались основы аппарата управления, который затем и существовал свыше 70 лет, до 1991 года. Секретарское дело относится, как известно, к функции обеспечения управленческой деятельности и неразрывно связано с организацией работы управленческого аппарата в целом.
Аппарат управления государством создавался практически заново. Поскольку речь шла о государстве новой социальной формации, для которого требовались и новые формы управленческого труда.
С самого начала был взят курс на создание такого аппарата, который мог бы оперативно и квалифицированно решать весь комплекс вопросов, возникавших в процессе управления. Одним из важнейших участков этого аппарата рассматривалось делопроизводство и секретарское дело как его составная часть.
Первый же опыт работы советского аппарата управления показал необходимость его совершенствования.
Вопросами рационализации с начала 20-х гг. непосредственно стал заниматься НК РКИ СССР, где было создано Управление по улучшению госаппарата в составе двух отделов, один из которых, отдел труда и производства, занимался рационализацией в промышленности, на транспорте и т.д., а другой, отдел административной техники (АТО), вел работы по совершенствованию аппарата управления в целом и его отдельных звеньев в частности. рационализаторские работы в этом направлении стали вести как органы НК РКИ в центре и на местах, так и органы ведомственной рационализации, оргбюро, создававшиеся практически во всех учреждениях. Организациях и на предприятиях. В зависимости от масштабов задач, решавшихся конкретным органом, оргбюро имела в своем составе как освобожденных, так и не освобожденных сотрудников, причем планы работы оргбюро, как правило, согласовывались с органами НК РКИ.
Кроме органов НК РКИ и оргбюро, вопросами рационализации управления занимались органы НОТ (Совет НОТ СССР, Казанский институт НОТ, Центральный институт труда и др.).
В ходе деятельности этих учреждений решались организационно-штатные вопросы (структура, ее изменения), квалификационные требования к персоналу (так, в частности, в отношении секретарской работы были выделены такие категории работников, как машинистка, стенографистка, секретарь подразделения, секретарь руководителя), состав управленческих операций (с выделением в отдельную группу делопроизводственного обслуживания) и т.д.
Однако общим недостатком этих работ, несмотря на наличие такого центра рационализации, как орган рабоче-крестьянской инспекции, являлось отсутствие рационализаторских решений. учитывавших специфику того или иного объекта, отсутствие возможностей обучения персонала новым достижениям в управленческих процессах, отсутствие материальной базы для рационализации. Особо это было заметно в отношении секретарской службы, которую вначале в комплексе делопроизводственных процессов отводили отнюдь не ведущие места. По тем временам профессия секретаря являлась мало популярной, поскольку не имела ясно сформулированных должностных требования, не имела четко обозначенного места в делопроизводственных процессах. Все это отражалось и на материальном благосостоянии данной категории работников, к которой также предъявлялись и завышенные политические требований. Достаточно вспомнить секретаршу Ундертон из пьесы Владимира Маяковского "Баня", которой начальник заявляет: " Вы больше думаете про накрасить губки и припудриться и вам нет места в моем учреждении. Давно пора орабочить секретариат за счет молодых комсомолок".1
1 В. Маяковский. Поэмы, пьесы. М., 1985, сс. 445, 446, 466.
В. Маяковский. Поэмы, пьесы. М., 1985, сс. 445, 446, 466.
В результате бедная секретарша была сокращена за крашение губ.
В нынешнем свете все это выглядит несколько фантасмагорично, но такое имело, к сожалению, место. Об этом, кроме Маяковского, писали Ильф и Петров. Михаил Булгаков, Юрий Олеша и др.
Большое значение для организации управленческого труда имело создание в 1924 году совершенно новой рационализаторской организации, акционерного общества организационного строительства "Оргстрой". Его учредителями стали НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС и ряд других центральных ведомств. В задачи Оргстроя входило оказание помощи (методической, консультационной, организационной, технической) самым различным звеньям государственного аппарата управления и отдельным предприятиям, общества и т.п. в совершенствовании всех видом труда.
Оргстрой с самого начала деятельности развернул по всей стране сеть своих отделений, агентств и контор. Они создавались в союзных республиках (Укроргстрой, Белоргстрой, Закоргстрой, которые, в свою очередь, открывали отделения на территории республик) и областных центрах России (Ленинграде, Нижнем Новгороде, Саратове и т.д.).
Необходимо подчеркнуть, что научно-методические и материально-технические услуги, оказывавшиеся органами Оргстроя, имели одинаковый уровень для любого центра Оргстроя, где бы он не находился.
К работе Оргстроя были привлечены ведущие специалисты управленческого труда (Е.Ф, Розмирович, Э.К. Дрезен, Л.А. Бызов, В.Л. Мейльман и др.) и многочисленный коллектив инструкторов. Среди инструкторов Оргстроя, которые выезжали на объекты и вели непосредственно рационализаторскую работу, имелось много отличных специалистов, например, как один из лучших специалистов Оргстроя неоднократно отмечался С.В. Голубов, впоследствии ставший известным советским историческим писателем, романы которого "Багратион" и "Когда крепости не сдаются" (о герое Отечественной войны генерале Д.М. Карбышеве) были удостоены Государственных премий.
Оргстрой часто использовал такой вид работы. как организация семинаров, краткосрочных курсов. в которых принимали участие работники нескольких однопрофильных учреждений. Эти семинары проводились для того, чтобы наладить деловое сотрудничество, заинтересовать будущих партнеров необычными для них услугами. Занятия проводились с привлечением последних достижений управленческой науки. Участники учились целесообразным рабочим привычкам и поведению, в том числе для секретарского персонала проводили занятия по умению рационально организовать и использовать время на наиболее важные дела, общению с персоналом и посетителями. Все эти занятия были направлены на то, чтобы слушатели убедились, что методы, предлагаемые Оргстроем, могут помочь активизировать человеческий фактор, добиваться более четкой организованности, эффективнее стимулировать творческий подход к делу со стороны работников.
Успеху таких курсов способствовало и то, что они проводились в специально организованных помещениях, где можно было наглядно ознакомиться со всеми имевшимися в то время средствами организационной и вычислительной (на тот период ее вершиной были арифмометры) техники Оргстрой для этих целей создал в Москве центральную выставку отечественных и зарубежных средств техники управления. где имелись специальные подразделы по различным направлениям делопроизводства. в том числе и рабочие места машинистки-стенографистки, секретаря, делопроизводителя и т.п.
Занятия проводились и в помещениях оргбюро, где также слушателям представлялись технические средства, диаграммы, графики и т.п. Кстати, говоря об успехах рационализации тех лет, можно напомнить, что в конце 20-х гг. даже находившийся в центре Москвы Третьяковский проезд переименовывался в Проезд Рационализации (впрочем, вскоре ему было возвращено прежнее наименование).
По инициативе НК РКИ Оргстрою при его создании были переданы многочисленные методические материалы и литература. Что обеспечивало высокий научно-практический уровень его работ.
Оргстроем была разработана типовая программа создания проектов рационализации управленческого труда, включавшая следующие этапы:
1. Предпроектное обследование. В нем, как правило, участвовали и сотрудники рационализируемого объекта. Обследование велось по программе, которая согласовывалась с коллективом объекта, с ним же обсуждались и итоги обследования.
2. Разработка рекомендаций по совершенствованию деятельности аппарата объекта.
3. Обсуждение рекомендаций и принятие проекта рационализации.
4. Внедрение проектных решений.
В состав проекта входили рекомендации по рационализации не только делопроизводства. в том числе секретариата, но и бухгалтерии и иных специализированных подразделений.
В ходе внедрения заказчику выдавались комплекты организационно-методической документации (положения, регламенты, должностные инструкции и т.п.), наборы бланков и унифицированных форм различных систем документации (плановой, финансовой и т.п.) и комплекты технических средств.
Здесь следует отметить, что Оргстрой наладил выпуск различных средств оргтехники и разнообразной бланочно-журнальной продукции. Все это изготовлялось или на предприятиях Оргстроя или на отдельных предприятиях других ведомств, с которыми заключались специальные соглашения. Каталог изделий, поставлявшихся Оргстроем, насчитывал более 300 наименований, продукция его была широко известна, фирменный знак Оргстроя, зигзаг молнии в красном квадрате, встречался в печати так же часто, как сейчас реклама "Сникерсов" и телевизоров "Сони". Особо отметим средства оргтехники, предназначенные специально для лиц секретарского труда, в том числе поворотная доска к конторскому столу для размещения канцелярских принадлежностей (предшественница современной подкатной тумбы). Резиновые колпачки к клавишным устройствам для смягчение ударного воздействия на руки оператора, наборы самокопирующих бланков, картотечные ящики с приспособлениями для фиксации разделов картотеки и т.д. Все товары, значившиеся в каталоге Оргстроя, оперативно поступали к потребителям или непосредственно от производителей или со складов общества.
Как правило, на внедрении взаимоотношения заказчика и Оргстроя не заканчивались. В течение оговоренного времени объект находился, как тогда это называлось, на диспансеризации, когда представители Оргстроя наблюдали за ходом рационализации и при необходимости вносили в этот процесс те или иные изменения.
Такие проекты были подготовлены и внедрены в таких разноплановых организациях, как ЦК ВКП (б), Наркомтяжпром, Наркомзем, завод АМО и др.
В 1926 году рационализация на общегосударственном уровне претерпела определенные изменения.
В этом году постановлением СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР был организован Государственный институт техники управления (ИТУ),. В его задачи входили анализ и обобщение полученного опыта рационализации и выработка рекомендаций по дальнейшему совершенствованию управления, а также методическое руководство работой оргбюро. АО "Оргстрой" было преобразовано во Всесоюзное объединение организационного строительства и передано в ведение ИТУ. Институт стал мощным рационализаторским центром, имевшим в своем составе методическо-внедренческое подразделение (Оргстрой); три бюро - консультационное, конструкторское и информационное; научно-методические кабинеты (теории организации, операций основных и операций вспомогательных и др.); выставку технических средств и издательства "Техника управления", выпускавшее профильную литературу и ежемесячный журнал "Техника управления", где публиковалось немало сведений по организации труда секретарей. Содержались такие материалы и в литературе, издававшейся ИТУ,
Так, например, известный ученый П.М. Керженцев в своей работе "Памятка организатора" привел правила рационального распределения времени и выполнения тех или иных управленческих работ. Там, в частности, излагались необходимость четкого и ясного определения задач, которые ставятся подчиненным, разъяснения порядка выполнения заданий, контроля за ходом их исполнения и критерии оценок выполненной работы.
В ходе деятельности ИТУ был опубликован значительный объем научной, методической и практической литературы по совершенствованию различных аспектов управленческого труда, проведена стандартизация форматов бумаги, унифицированы бланки и формы документов массового применения, внедрены прогрессивные виды учета и т.п.
Успехи рационализации управленческого труда были налицо, однако в начале 30-х гг. ХХ века в формах и методах организации этой работы произошли серьезные изменения. Прежде всего, совместным постановлением Президиума Центральной Контрольной комиссии ЦК УКП (б) и Коллегии НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г. был ликвидирован ИТУ и реорганизованы его подразделения. Объединение "Оргстрой" было преобразовано в объединение "Союзоргучет", переподчинено ЦСУ СССР и перепрофилировано на издание бланочной продукции; издательство "Техника управления" преобразовали в издательство "Стандартизация и рационализация" и передали в систему Всесоюзного комитета стандартов. Объяснения всему этому лежит в изменении внутренней политики сталинского руководства государством.
На этом первый этап рационализации управленческого труда можно считать законченным. Следующий этап пришлось ждать долго, до конца 50-х годов.
Рационализация управления, проводившаяся в 20-30-х гг., без сомнения, принесла в свое время большую пользу секретарскому делу. были выработаны методические рекомендации по его организации, подготовлены должностные квалификационные требования, разработаны различные виды технических средств и приспособлений. Конечно. сейчас нашлось место новым, более прогрессивным решениям, появились новые многофункциональные средства автоматизации, расширившие технические возможности секретарского персонала. Но то, что было сделано в 20-30-х гг., явилось и своевременным и полезным для секретарского дела, заложило основы для его дальнейшего совершенствования. Обращаясь к рационализаторским достижениям в секретарском деле тех лет, можно вспомнить слова поэта: "Вы с уважением рассматривайте их как старое, но грозное оружие".
Литература
1. Бызов Л.А. Методы графически изображений. М., 1930.
2. Гастев А.К. Как надо работать. М., 1966.
3. Дрезен Э.К. руководство по управлению советскими учреждениями. М., 1925.
4. Керженцев П.М. Принципы организации. М., 1968.
5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 1997.
6. Левинсон Н.М. Оргтехника. ч. I, М., 1938.
7. Майзель Р.С. Руководство по делопроизводству. М., 1925.
8. Мейльман В.Л. Рационализация делопроизводства. М., 1930.
9. Научная организация труда двадцатых годов. Казань, 1965.
10. "Техника управления" журнал 1925-1930.
11. Эрасмус А.А. Метод научной организации делопроизводства. М., 1925.
Источнки:
Поделиться
