Оптимальная численность сотрудников аппарата управления

"Кадровик. Кадровый менеджмент", 2007, N 10

К проблемам функционирования организационных структур управления предприятием 51,3% руководителей из 200 опрошенных относят нерациональную численность административно-управленческого персонала. С этой целью представляется необходимым определение оптимальной численности административно-управленческих работников и рациональное распределение их по структурным подразделениям.

Реструктуризация предприятия представляет собой сложный процесс, при котором для достижения поставленных целей требуется изменение организационного строения предприятия. В качестве объекта организационной реструктуризации предприятия выступает организационная структура управления предприятием, представляющая один из элементов внутренней среды функционирования строительного предприятия и являющаяся тем механизмом, с помощью которого достигается согласованная и скоординированная деятельность всех сотрудников и структурных подразделений в направлении достижения поставленных целей и реализации выбранной стратегии. Организационная структура оказывает существенное влияние на возможности проведения изменений в ключевых для строительного предприятия сферах деятельности, выступая фактором, стимулирующим либо сдерживающим достижение намеченных целей.

В связи с этим в условиях перехода к рыночной экономике роль реструктуризации как важного резерва улучшения основных показателей строительного производства возрастает.

Для выявления проблем функционирования предприятий строительного комплекса Пензенского региона и развития организационных структур управления был проведен анкетный опрос 200 респондентов строительных организаций - в основном это высшие руководители и руководители среднего звена, занимающие должности директора, заместителя директора, начальника отдела, главного инженера, главного бухгалтера, начальника участка, мастера, специалиста и другие. По мере возможности анкетный опрос дополнялся интервьюированием, что позволило получить более полные ответы на вопросы анкеты и повысить достоверность их оценки. Первый блок разработанной анкеты включал в себя вопросы, посвященные статусу, типу предприятия и организационной структуре управления. Второй содержал вопросы о положении респондента в структуре организации и его взаимодействии с подчиненными. Следующий блок отражал вопросы оценки трудоемкости руководства и использования рабочего времени руководителей. Завершающий блок - личные сведения респондентов.

Распределение организаций, участвовавших в опросе, по статусу и типу выглядит следующим образом (табл. 1).

Таблица 1

Распределение организаций, участвовавших в опросе,

по статусу и типу

Распределение опрашиваемых респондентов по руководящим должностям представлено в таблице 2.

Таблица 2

Распределение опрашиваемых руководящих работников

по должностям

В результате анкетного опроса выявлен позитивный факт, что 56,3% опрошенных руководящих работников ясно представляют себе общую организационную структуру управления своей организацией, информацию о которой они получают из документов, распространяемых в организации. По мнению 45% опрошенных, основным документом, регламентирующим построение организационной структуры управления, является устав, хотя в идеале это не совсем так.

При оценке сложившейся на предприятиях организационной структуры 37,5% респондентов обнаружили, что их структуру нельзя назвать оптимальной, так как она недостаточно эффективна в реально существующих рыночных условиях. Респонденты отмечают, что возможности для ее перестройки на данный момент вполне реальны и оправданны (55% опрошенных). Следует отметить, что в 60 случаях из ста за время функционирования предприятий изменения в организационной структуре проводились в сторону ее усложнения. 37% респондентов отметили, что данные изменения не привели к повышению результатов работы предприятия и недостаточно эффективны, так как проводились собственными силами, т.е. внешние консультанты по управлению не привлекались.

К основной проблеме неэффективного функционирования организационной структуры 51,3% руководителей относят нерациональную численность административно-управленческого персонала вследствие отсутствия кадров нужной квалификации и нехватки специалистов необходимого профиля, обладающих достаточным уровнем знаний. Большинство респондентов сошлось во мнении, что вместе с увеличением численности административно-управленческого персонала растут затраты на его содержание, ухудшается качество выполняемых работ, сокращается производительность труда. Неоправданное увеличение штата управленцев при недостаточном количестве рабочих свидетельствует о довольно нестабильном управленческом кадровом составе, текучести кадров, что является следствием недостаточно высокого уровня трудовой мотивации, служит причиной нерациональной организации труда, приводит к неправильному распределению и централизации управленческих функций, повышает звенность и многоступенчатость структуры управления.

Словарь управления персоналом. Административно-управленческий персонал - работники аппарата управления, служащие, входящие в администрацию фирмы, предприятия, организации, конторские работники, дирекция предприятий и учреждений.

Необходимым условием создания экономичного аппарата управления является установление оптимальной численности административно-управленческих работников и рациональное распределение их по структурным подразделениям, осуществляющим определенные функции управления на основе нормирования административно-управленческого труда, которое позволит избежать как необоснованного увеличения, так и произвольного сокращения аппарата управления, улучшить использование рабочего времени и сократить управленческие расходы.

Наиболее разработанным методом нормирования административно-управленческого труда является метод укрупненных нормативов, устанавливающих зависимость затрат труда не от прямых факторов (объема перерабатываемой информации, уровня организации и механизации труда), а от косвенных факторов, которые находятся в корреляционной зависимости с прямыми, но являются более стабильными и легче поддаются учету. В качестве таких факторов принимаются, как правило, технико-экономические показатели деятельности организации.

Для определения факторов, влияющих на численность административно-управленческого персонала, был применен метод экспертных оценок.

В качестве экспертов были привлечены 18 руководителей. Среди них: директора, руководители отделов и служб предприятий строительного профиля, главные бухгалтера и другие управленческие работники. На рассмотрение экспертам было представлено 13 факторов, приведенных в таблице 3, влияющих на численность АУП по 10 наименованиям подсистем управления.

Таблица 3

Перечень факторов, определяющих численность

административно-управленческого персонала по подсистемам

управления

При определении факторов исходили из следующих основных положений: целесообразно использовать факторы, числовая величина которых формализуется; рекомендуется использовать факторы, отражающие специфику подсистемы управления; при выборе факторов целесообразно в качестве основных принимать те из них, числовую величину которых можно точно определить из учетной документации.

На основании данных о фактической численности работников по функциям управления H и численных значений факторов в базовых организациях методом регрессионного анализа были получены приведенные ниже зависимости численности управленческого персонала по подсистемам управления от влияющих факторов:

1. Общее (административное) руководство:

H = 6,023 + 0,011x - 0,0012x ,

Адм 1 2

где x - годовой объем работ, выполняемых собственными силами;

1

x - годовой объем работ, выполняемых субподрядными

2

организациями.

2. Планирование производственно-хозяйственной деятельности:

H = 1,45 + 0,0004x + 0,065x ,

План 1 2

где x - годовой объем работ, выполняемых собственными силами;

1

x - годовое число строящихся объектов.

2

3. Организация труда и заработной платы:

H = 3,147 + 0,059x + 0,00001x ,

ОТиЗП 1 2

где x - годовое число строящихся объектов;

1

x - среднесписочная численность персонала.

2

4. Техническая подготовка строительного производства:

H = 2,668 + 0,022x - 0,005x ,

Тех 1 2

где x - годовой объем работ, выполненных собственными силами;

1

x - годовое число строящихся объектов.

2

5. Охрана труда и техника безопасности:

H = - 3,415 + 0,279x + 0,045x ,

ОТиТБ 1 2

где x - численность работающих в строительстве;

1

x - среднесписочная численность персонала.

2

6. Комплектование и подготовка кадров:

H = - 0,747 + 0,166x + 0,246x ,

КиПК 1 2

где x - количество функциональных и производственных

1

подразделений;

x - количество уровней управления.

2

7. Управление материально-техническим снабжением:

H = 2,85 + 0,015x + 0,014x ,

УМТС 1 2

где x - годовой объем работ, выполняемых собственными силами;

1

x - годовое число строящихся объектов.

2

8. Механизация строительно-монтажных работ и руководство энергетическим обслуживанием:

H = 8,169 - 0,047x + 0,042x ,

МЕХиЭО 1 2

где x - число заказчиков;

1

x - стоимость активной части основных производственных

2

фондов.

9. Хозяйственное обслуживание и общее делопроизводство:

H = - 10,239 + 0,654x + 2,97x ,

ХОиОД 1 2

где x - количество функциональных и производственных

1

подразделений;

x - количество уровней управления.

2

10. Бухгалтерский учет и финансовая деятельность:

H = - 0,104 + 0,21x + 0,016x ,

БУиФД 1 2

где x - количество функциональных и производственных

1

подразделений;

x - среднесписочная численность персонала.

2

Общая численность административно-управленческого персонала может быть получена как сумма численностей работников по подсистемам управления:

H = H + H + H + H + H + H + H +

общ Адм План ОТиЗП Тех ОТиТБ КиПК УМТС

+ H + H + H .

МЕХиЭО ХОиОД БУиФД

Сравнение нормативной и фактической численности управленческого персонала по подсистемам управления по целому ряду предприятий (табл. 4) позволило выявить значительные отклонения в этих величинах. Мы расцениваем этот факт как доказательство необходимости проведения комплекса мер по реструктуризации этих предприятий.

Таблица 4

Итоги расчета рациональной численности работников

по подсистемам управления

Очевидно, что этот процесс не тождественен механическому увеличению или уменьшению штатов организаций, а подразумевает мероприятия по совершенствованию систем управления в целом путем разработки и последующего внедрения организационных проектов.

Приведенные уравнения могут быть использованы не только для определения потребной численности административно-управленческого персонала. Анализ параметров уравнений дает возможность вскрыть влияние различных причин на формирование аппарата управления и изменение его численности, может быть использован для проведения экономического анализа организационных структур.

Это обеспечит рациональную организацию труда управленческого аппарата, способствующую выработке оптимальных управленческих решений с точки зрения надежности, а также будет способствовать эффективному распределению рабочего времени. Повышение производительности труда за счет улучшения коммуникационных процессов и обмена информацией, повышения квалификации, а также улучшения общей результативности работы структуры управления предприятием позволит выполнять существующие объемы работ силами меньшего количества работников, что позволит сократить затраты на трудовые ресурсы предприятий и себестоимость строительной продукции и услуг.

Литература

1. Иванов Ю.В., Колесникова С.В., Холодова Л.Н. Рационализация численности персонала государственного предприятия // Управление персоналом. 2007. N 4. С. 50 - 52.

2. Кибанов А.Я., Мамед-Заде Г.А., Родкина Т.А. Управление персоналом. Регламентация труда / Под редакцией д. э. н., профессора Кибанова А.Я. - М.: Экзамен, 1999.

3. Томилов В.В., Резник С.Д. Рационализация структуры аппарата управления в строительных организациях. - Пенза: Приволжский Дом научно-технической пропаганды, 1989.

4. Руководство по разработке нормативов численности и типовых структур аппарата управления строительных организаций / Всесоюзный научно-исследовательский и проектный институт труда в строительстве Госстроя СССР. - М.: Стройиздат, 1980.

С.Левина

К. э. н.,

доцент,

профессор

кафедры "Менеджмент"

Пензенского государственного

университета архитектуры

и строительства

Ю.Лыткина

Преподаватель кафедры

Подписано в печать

25.09.2007