В случае привлечения большого количества специалистов различного уровня, которое, как правило,наблюдается в крупных компаниях, специалисты рекомендуют использовать информационные технологии в управлении персоналом. Подобный подход обеспечит наиболее эффективный контроль за распределением трудовых обязанностей и властных полномочий. Профессионализм кадров, грамотное разграничение нагрузки и возложение ответственности за результат, являются основным залогом конкурентоспособности любой,быстро развивающейся компании, которая стремится занять достойную нишу на рынке.
Сфера применения информационных технологий
В последнее время происходят интенсивные изменения во всех областях,где используются человеческие ресурсы. Революционный характер изменений влечет за собой необходимость радикального сдвига и ухода от сложившихся профессиональных стереотипов. Работа по согласованию и организации слаженной деятельности различных организационных структур предприятия должна вестись на всех уровнях и этапах деятельности. Применение набора инструментов,направленного на автоматизацию процесса производства и кадрового учета,позволяет эффективно построить работу с сотрудниками.
Управление кадрами
Для обеспечения эффективной работы кадровой службы на небольших предприятиях, как правило, создаются информационные системы. Такое программное обеспечение несет в себе несколько следующих функций:
- кадровый учет}
- учет операций по выплате заработка}
- управление трудовыми ресурсами (подборкадров, оценка эффективности деятельности, обучение).
Более развернутый вариант позволяет охватить практически все уровни управления организацией, например такие как:
- операционный}
- тактический}
- стратегический.
Очень часто подобные системы обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems —} системы управления трудовыми ресурсами).
Отдельные программные продукты, разработанные для кадровых служб
С момента внедрения информационных технологий в процесс управления предприятием, началась активная автоматизация работы кадровых служб. Современный кадровик пользуются различными программами, которые условно можно разделить на следующее группы:
- Информационно-справочные системы, В целом такие системы не относятся к системам с функциями управления персоналом, но они очень активно используются в работе кадровых служб. Наиболее популярными в этой области являются справочники законодательства, особенно содержащие консультационные базы. Например, наиболее часто используемые правовые справочники в РФ —} «}Гарант»} и «}КонсультантПлюс»}.
- Программы, обеспечивающие автоматизацию отдельных участков работы кадровой службы,
- Модули в составе комплексного продукта для обеспечения работы предприятия,
- Специализированные комплексные системы.
Узкоспециализированные программы
Для выполнения отдельных задач разработаны компьютерные программы, обеспечивающие обработку и анализ определенных данных. К подобным продуктам можно отнести программы для:
- кадрового учета (отпуска, стаж, др.)}
- расчета заработной платы}
- найма персонала}
- аттестации}
- тестирования}
- оценки обучения и развития}
- др.
Уровень эффективности данного продукта зависит от профессионализма его разработчиков и, как следствие, цены. Способы обработки сведений на различных этапах варьируют от примитивных до самых продвинутых.
Вышеуказанные информационные технологии в управлении персоналом наиболее часто внедряются в деятельность небольших организаций для решения несложных задач, относящихся к кадровому и финансовому учету.
Полнофункциональные системы
В случае привлечения большого количества специалистов различных уровней, возникает необходимость в организации более тщательного подхода к управлению персоналом. В таком случае на помощь приходят полнофункциональные HRM-системы. Они способны удовлетворить самые высокие требования, и как правило, включают в себя модули, позволяющие обрабатывать следующие основные направления деятельности предприятия:
- организационный менеджмент}
- кадровый учет}
- кадровый документооборот}
- табельный учет}
- расчет зарплаты}
- регламентированная отчетность}
- компенсационный пакет}
- планирование человеческих ресурсов}
- планирование фонда оплаты труда}
- оценка персонала}
- управление мотивацией}
- управление обучением}
- подбор персонала}
- кадровый резерв}
- информационное самообслуживание}
- аналитика.
Таким образом, когда внедряются информационные технологии управления персоналом, охватывающие все возможные области деятельности, появляется возможность более тщательного контроля и построения системы поддержки принятия решений. Это происходит благодаря наличию единого информационного пространства, высокой производительности и функциональности.
Основные требования
В целом автоматизация деятельности кадровой службы может быть произведена с помощью разнообразного программного обеспечения,представленного на рынке множеством производителей, но очень важным является требование того, чтобы эта система отвечала следующим современным стандартам:
- Построение на основе методологии управления персоналом.
- Использование множеством пользователей, которые объединены в локальную сеть (сеть интернет, в случае удаленного расположения).
- Доступный графический интерфейс пользователя.
- Обработка оперативной информации в режиме реального времени,
- Возможность аутентификации и разграничения прав пользователей. Предоставление доступа к информации в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
- Высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа.
Современные информационные технологии управления сделали возможной настоящую революцию в сфере управления кадрами. Благодаря быстрому доступу к базе данных по всем кадровым ресурсам предприятия, оперативному поиску необходимой информации и возможности отбора комплекса данных по заданным критериям, существенно повысился уровень и скорость принятия решений.
Данные технологии также помогают автоматизировать и систематизировать шаблонные процессы, освобождая тем самым время и силы для решения стратегических задач.