Информационно-справочные документы - это неотъемлемая часть кадровой документации. Они служат вспомогательной ролью, предоставляя информацию для принятия решений, не являясь обязательными для исполнения. В статье представлены примеры оформления наиболее важных информационно-справочных документов, используемых в кадровой работе.
1. Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора. Она информирует руководство о событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.
Пример 1: Докладная записка о командировании сотрудника.
Текст докладной записки:
- Первый раздел: Приводятся причины, факты или события, послужившие поводом для написания.
- Второй раздел (необязательный): Анализируется ситуация, приводятся варианты решения.
- Третий раздел: Содержатся выводы и предложения о конкретных действиях.
Обязательные реквизиты:
- Наименование организации (для внутренней – подразделения)
- Вид документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Место составления (для внешней)
- Адресат
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подпись
2. Служебная записка
Служебная записка – документ внутреннего характера, содержащий информацию о выполнении работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу.
Пример 2: Служебная записка о записи тематического комплекта.
Текст служебной записки:
- Обоснование (изложение причин составления)
- Предложение, просьба, заявка и т.п.
Обязательные реквизиты:
- Наименование подразделения
- Вид документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подпись
3. Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или сообщение должностного лица, поясняющее действие, факт, происшествие.
Пример 3: Объяснительная записка о задержке обновления тематических комплектов.
Текст объяснительной записки:
- Первый раздел: Факты, послужившие поводом к написанию.
- Второй раздел: Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Обязательные реквизиты:
- Наименование организации
- Вид документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Место составления
- Заголовок к тексту
- Текст
- Адресат
- Подпись
4. Представление
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника, а также рекомендацию действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Пример 4: Представление о премировании сотрудника.
Текст представления:
- Фамилия, имя, отчество представляемого
- Дата рождения
- Образование
- Должность
- Подразделение
- Стаж работы
- Оценка трудовой и служебной деятельности
- Мотив назначения, перемещения или поощрения
- Должность, на которую предлагается назначить или переместить
- Подразделение, в которое предлагается назначить или переместить
Обязательные реквизиты:
- Наименование подразделения
- Вид документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Адресат
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подпись
5. Заявление
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению либо должностному лицу.
Пример 5: Заявление о предоставлении отпуска.
Текст заявления:
- Суть вопроса, обращения (Прошу принять..., Прошу проверить состояние...)
- Детализация затронутого вопроса
Обязательные реквизиты:
- Вид документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Адресат
- Фамилия, должность заявителя и подразделение
- Текст
- Подпись
6. Справка
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий, а также документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Пример 6: Справка о работе сотрудника.
Обязательные реквизиты:
- Наименование организации (для внутренней – подразделения)
- Вид документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Место составления (для внешней)
- Адресат
- Подпись
- Оттиск печати
7. Акт
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Пример 7: Акт проверки сохранности документов.
Обязательные реквизиты:
- Наименование организации
- Вид документа
- Дата
- Регистрационный номер документа
- Место составления или издания
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подписи
- Гриф утверждения (при наличии)
Важно: Образцы документов предоставлены консалтинговой компанией Термика - www.termika.ru.
Литература:
- Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 3-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
- Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД, 2003.
- Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие. 2-е изд., доп. и перераб. М.: ТК Велби, Изд-во Прогресс, 2008.
Поделиться
