«Запрос на автоматизацию HR-процессов сегодня огромный – этот сегмент ожидает бурный рост. Эйчары всё чаще передают рутинные функции компьютеру, а сами «включают голову» и занимаются тем, чем им и положено заниматься – корпоративной культурой, развитием талантов, HR-брендом. Кроме того, растёт спрос на HR-аналитику: специалистам и руководителям всё чаще требуется помощь мощного электронного разума», – уверенно говорит Майя Колосницына, партнёр «ЭКОПСИ».
Автоматизированная система управления персоналом или HRM/HREC-системы, появились по двум причинам: собственники хотели снизить потери из-за движения персонала и корректно вести учёт HR-операций.
По прогнозам Gartner, к 2025 году 60 % средних и больших компаний в мире будут инвестировать в системы автоматизации персонала и административных функций. При этом 20-30 % требований, связанных с HRM, будут удовлетворяться с помощью специализированных решений2.
Таким образом, появление HRM-системы вполне оправдано. О целесообразности её использования для каждого случая, разбираем далее.
Какими бывают HRM-системы? Какие преимущества и риски существуют при автоматизации системы управления персоналом? Как понять нужна ли компании автоматизация? В новом материале Yva.ai мы постарались ответить на частые вопросы, связанные с автоматизацией HR-процессов.
Задачи, которые решает автоматизированное управление персоналом
Рекрутинговая компания Antal в 2017 году провела исследование на тему автоматизации системы управления персоналом. В опросе участвовали 235 отечественных и иностранных компаний различных сегментов бизнеса. Большинство респондентов уже тогда оценили уровень автоматизации своих компаний как средний или высокий.
Какие HR-функции они автоматизировали?
- Кадровое делопроизводство – 90 % компаний
- Система вознаграждения – 68 % компаний
- Обучение и развитие – 62 % компаний
- Оценка персонала – 52 % компаний
- Адаптация сотрудников – 21 % компаний
- Внутренние коммуникации – 21 % компаний
«Современные технологии и инструменты позволяют HR быть ближе к сотрудникам: мгновенно отвечать на запросы и быть на связи, непрерывно обучать персонал и анализировать данные», – рассказывает партнёр Antal, Сергей Моженин3.
Автоматизация системы управления персоналом помогает HR-службе:
- прогнозировать потребность в персонале,
- привлекать и удерживать высококвалифицированных специалистов,
- адаптировать новых сотрудников,
- оценивать и обучать персонал,
- формировать бюджет: систему оплаты труда и мотивации,
- создавать и поддерживать HR-бренд компании.
Функционал автоматизированных систем управления персоналом шире, чем у продуктов для кадрового делопроизводства. HRМ-системы работают со всеми показателями: с количественными и качественными, фокусируются на привлечении и удержании HiPo специалистов.
Какие бывают HRM-системы и почему HR-у важно в них ориентироваться?
Чтобы выбрать оптимальный способ автоматизации системы управления персоналом или отказаться от внедрения этого проекта, HR-у необходимо разобраться в решениях, которые предлагает рынок.
HRIS-системы очень разнятся по функционалу. Существуют совсем простые или «коробочные» продукты. Они занимаются одним направлением, например, зарплатным проектом. Есть варианты сложнее, которые охватывают кадровый учёт. Продвинутые системы автоматизируют рекрутинг, адаптацию, оценку и обучение персонала. Программы могут быть полностью автономными или встроенными в комплексную систему автоматизации бизнеса (ERP).
Сложные HRM-системы (HRIS) состоят из 6 функциональных модулей:
- выявление потребности в персонале,
- укомплектованность штата,
- карьера персонала,
- мотивационный блок,
- использование персонала,
- правовое и информационное сопровождение управления персоналом4.
Модули делятся на три технологических уровня5: стратегический, операционный и пользовательский. На 2021 год стратегический уровень во многих HRM-cистемах находится в разработке и по развитию уступает двум другим.
Когда будете выбирать систему автоматизированного управления персоналом, обратите внимание на HR-функции, которые планируете часто использовать в компании. Постарайтесь учесть особенности организации и найти оптимальное решение. Решите, что вам больше подходит: узконаправленный продукт или полноценная HRM-система.
Возможно, при наличии IT отдела, вы решите вопрос автоматизации силами команды, как это сделали в сети ресторанов «Бургер Кинг»6.
Перед компанией стояла задача обеспечить бизнес-пользователей регулярной отчётностью по каждому сотруднику. В организации уже была установлена BI система Qlik View, обладающая мощным языком загрузки и обработки данных. Но систему использовали для финансовой аналитики, в ней отсутствовали данные по HR и возможность ими обмениваться через API. Решением стала автоматизация предоставления отчетов через Qlik View силами IT-специалистов «Бургер Кинг.
Ошибочно полагать, что HRM-системы подходят только корпорациям и среднему бизнесу. В 2021 году на рынке существуют уникальные предложения для малого сегмента – Zoho People, Bamboo HR.
Появляются стартапы с программными продуктами под конкретные задачи – набор персонала, адаптация, составление отчётов и мн. др. Например, Zenefits подойдёт для компаний в 5 сотрудников или меньше, которые планируют добавлять HR-функции по мере развития.
Стоимость таких продуктов зависит от комплектации: чем шире спектр задач, попадающих под функционал системы, тем выше цена. Минимальная стоимость базового плана Zenefits – $ 8 в месяц на человека.
Популярностью пользуются облачные сервисы. Такие HRM-системы не нужно устанавливать на компьютеры сотрудников, достаточно подключиться к сети и войти в систему. Для безопасности продавцы зарегистрировали свои сервисы в российских ЦОДах – центре обработки данных.
Продукты для крупного бизнеса отличаются комплексным подходом к управлению персоналом. Автоматизация в таких системах охватывает процессы подбора, оценки и адаптации персонала, плюс – управление талантами. Примеры таких систем: SAP SuccessFactors, WebTutor, Oracle HRMS, 1С: Зарплата и управление персоналом и мн. др.
Чтобы понять, как система будет работать в компании, воспользуйтесь её пилотной версией. Большинство провайдеров охотно предоставляют покупателям тестовый период.
А может, не надо? – Надо, господин директор, надо!
«Смысл внедрения автоматизированной системы управления персоналом – не изменить бизнес компании, а способствовать его развитию и эффективному управлению»7 – говорит Григорий Маркаров, руководитель центра компетенции по HR-решениям на базе комплекса БОСС-Кадровик компании «Омега Плюс 91».
Перед решением автоматизировать управление персоналом, проведите подробный анализ системы HR-менеджмента и её бизнес-процессов.
Автоматизация не должна превращаться в стремление «быть в тренде» любой ценой. Она должна быть экономически оправдана, соответствовать целям компании и задачам HR-службы.
Автоматизация системы управления персоналом может закрыть реальные потребности вашей компании, а может превратиться в нецелевую растрату средств. Чтобы не случилось последнего, рассматривайте автоматизацию, как инструмент для повышения эффективности управления персоналом.
Внедрение HRM-системы должно преследовать конкретные цели. Например, ускорение процесса закрытия вакансий или адаптации персонала, проводить анализ больших данных и заниматься предиктивной аналитикой, снижать затраты на персонал, автоматизировать рутинные процессов, уменьшать текучесть и т. п.
Перед тем, как принимать решение об автоматизации управления персоналом, подробно изучите рынок HRM-систем, чтобы понять нужна ли вам полноценная HRM-система или достаточно выборочной автоматизации HR-процессов? Это будет зависеть от целей компании, потребностей службы персонала и возможностей бюджета под проект.
Есть признаки, которые укажут, нужна ли компании HRM-система.
- Штат свыше 100 человек
- Высокая текучесть
- HR-команда в основном выполняет типовые задачи, которые можно автоматизировать
- Многокомпонентная система начисления заработной платы
- Территориально-распредлённая компания
- Компания занимается образовательной, торговой, производственной или проектной деятельностью
- В компании есть вакансии, которые долго не закрываются
- Сотрудники не проходят обучение и их квалификации оказывается недостаточно
Если несколько из приведённых параметров можно отнести к вашей компании, возможно, стоит подумать об автоматизации системы управления персоналом или её отдельных элементов.
- HR-сервисы в России: обзор рынка // Rb.ru. Анна Соколова. 2015
- HRM-системы (мировой рынок) // Tadviser. 2014.
- Зоны риска при автоматизации HR-процессов // Компетенции. 2017.
- Состав функциональных блоков по управлению персоналом // Studopedia-su
- Автоматизация управления персоналом: виды, выбор программы и аналоги // Envyboxблог
- Автоматизация HR-процессов на примере «Бургер Кинга» // Topcareer.
- Проблемы автоматизации HRM // Клерк. 2008.