Большинство крупных проектов требуют формального утверждения с помощью устава проекта. Этот документ служит основой для реализации проекта, определяя его цели, назначение руководителя и ключевые показатели успеха. Устав проекта – ценный инструмент, который помогает управлять бюджетом, сроками и ожиданиями, обеспечивая максимально эффективный результат.
В этой статье мы разберемся, что такое устав проекта, как его создать и дадим советы по составлению информативного документа, способствующего успешной реализации проекта.
Цель устава проекта:
Устав проекта представляет собой четкое соглашение между проектной командой и ее спонсорами. Он определяет:
- Цели проекта: Что именно нужно достичь?
- Ключевые показатели успеха: Как определить, что проект достиг своих целей?
- Необходимые ресурсы: Какие средства, персонал и технологии потребуются для реализации проекта?
Устав служит связующим звеном между командой и спонсорами на протяжении всего жизненного цикла проекта. В случае необходимости обновления или внесения изменений, можно использовать запрос на изменение. Этот документ должен включать:
- Возможные изменения в сроках реализации проекта.
- Влияние на сметную стоимость.
- Необходимые ресурсы для реализации запроса на изменение.
- Уровень риска, связанный с внесением изменений.
Как создать устав проекта:
Устав проекта состоит из нескольких разделов, предоставляющих подробную информацию о проекте. Вот 16 шагов, которые помогут вам в его создании:
- Назовите проект. Выберите запоминающееся название, отражающее суть проекта и его важность.
- Определите роли команды проекта. В уставе должны быть четко описаны роли каждого участника, их обязанности, навыки, критерии оценки эффективности и ответственность.
- Составьте общее описание проекта. Изложите цель проекта, объясните его происхождение (какое событие или тема послужили источником вдохновения), а также опишите основные этапы реализации.
- Определите цели. Используйте метод SMART, чтобы сформулировать цели, которые:
- S - умные (Specific): Четко сформулированные.
- M - измеримые (Measurable): Поддающиеся количественной оценке.
- A - достижимые (Achievable): Реалистичные и выполнимые.
- R - релевантные (Relevant): Соответствующие общим целям проекта.
- T - ограниченные по времени (Time-bound): Имеющие четкие сроки.
- Перечислите результаты. Опишите конкретные результаты, которые вы планируете получить в рамках проекта.
- Опишите объем работ. Четко определите, что входит и что не входит в проект. Ответьте на следующие вопросы:
- Какие процессы могут быть изменены?
- На какие отделы и места может повлиять проект?
- Какие данные будут изменены?
- Какие приложения или программы будут использоваться, установлены, выведены из эксплуатации или развернуты?
- Кто или что может быть затронуто проектом?
- Определите основные этапы проекта. Установите даты начала и окончания для ключевых этапов проекта, таких как зарождение, разработка, планирование, переход, строительство и поставки.
- Составьте бюджет. Планируйте бюджет, распределяя расходы на разные ресурсы.
- Определите потенциальные ограничения. Выделите факторы, которые могут ограничить ваши возможности по ресурсам, персоналу или графику, например, ограниченный бюджет, жесткие сроки, недостаток персонала.
- Сформулируйте предположения. Укажите все, что вы ожидаете, что произойдет во время или в результате проекта.
- Идентифицируйте риски. Перечислите потенциальные риски, которые могут помешать успеху проекта, и классифицируйте их по уровню риска (низкий, средний, высокий).
- Перечислите внешние зависимости. Укажите всех лиц или группы вне команды проекта, от которых вы зависите или с которыми будете координировать свою работу.
- Разработайте стратегию коммуникации. Определите, как менеджер проекта будет взаимодействовать с участниками проекта (спонсорами, заинтересованными сторонами, командой).
- Определите заинтересованные стороны. Укажите всех организаций или лиц, заинтересованных в проекте, но не являющихся членами команды разработчиков.
- Получите одобрение проекта. Составьте список лиц, утверждающих проект, с указанием их имени, подписи и даты.
- Создайте приложение. Добавьте в приложение сопроводительную документацию, исследования, подтверждающие цели проекта, и другие материалы, которые помогут разъяснить сложные моменты.
Советы по написанию и использованию устава проекта:
- Используйте шаблоны. Шаблоны помогут вам быстро и эффективно создать устав проекта.
- Привлекайте ключевых заинтересованных сторон. Их участие позволит выявить потенциальные риски и найти способы их минимизации.
- Уделите внимание риску. Подробно проанализируйте возможные риски и предложите альтернативы или решения.
Устав проекта – это не просто документ, а инструмент, который помогает гарантировать четкое понимание целей, ресурсов и ожиданий, способствуя успешному завершению проекта.
- indeed.com
Поделиться
