Каждый проект нуждается в эффективном управлении, и для этого руководителям проектов необходимы инструменты и ресурсы. Активы организационного процесса (ОПА) - это именно то, что нужно для достижения успеха.
Что такое ОПА?
ОПА - это ценные ресурсы компании, как физические, так и нематериальные, которые помогают в работе и производстве. Это могут быть инструкции, шаблоны, базы данных, программное обеспечение, и даже опыт, накопленный предыдущими проектами.
Почему ОПА важны?
Использование ОПА позволяет:
- Увеличить эффективность: Повторное использование существующих решений вместо изобретения колеса каждый раз.
- Обеспечить единообразие: Создание четких и последовательных процессов, ведущих к более предсказуемым результатам.
- Соблюдать стандарты: Следование внутренним и внешним правилам, повышая качество и избегая проблем.
Пример:
Представьте, что вы запускаете новый продукт. Используя ОПА, вы можете:
- Проанализировать риски: Изучить базу данных предыдущих проектов с похожими рисками, чтобы разработать стратегию их минимизации.
- Использовать шаблоны: Применить готовые шаблоны для договоров, презентаций и других документов, экономя время и силы.
- Следовать проверенным процессам: Опираться на инструкции по управлению изменениями или контролю качества, чтобы избежать ошибок и обеспечить плавный ход проекта.
Факторы внешней среды предприятия (ФСП)
ФСП - это внешние условия, которые влияют на работу компании и проекты. Примеры:
- Законодательные акты: Новое правило, которое меняет требования к упаковке продукции.
- Экономические изменения: Резкое повышение стоимости сырья.
- Культура компании: Внутренние правила и традиции, влияющие на стиль работы.
Примеры использования ФСП:
- Повышение квалификации сотрудников: Внедрение новых правил безопасности может потребовать дополнительного обучения персонала.
- Изменение планов: Изменение налогового законодательства может заставить пересмотреть бюджет проекта.
- Учет культурных особенностей: Понимание внутренней культуры компании позволит менеджеру проекта выбрать правильный подход к взаимодействию с командой.
Элементы ОПА
ОПА могут включать в себя:
- Процедуры контроля изменений: Правила для внесения изменений в проект.
- База данных информации о проектах: Сохранение данных о предыдущих проектах для анализа и обучения.
- Шаблоны документов: Стандартные формы для договоров, презентаций, отчетов и других документов.
- Процедуры финансового контроля: Правила для управления бюджетом проекта.
- Руководство по закрытию проекта: Инструкции для завершения и документирования проекта.
- Реестр проектных рисков: Список потенциальных угроз и мер по их предотвращению.
- Программное обеспечение и инструменты: Специальные программы и оборудование, необходимые для работы.
- Реестр заинтересованных сторон: Список людей и организаций, которые заинтересованы в проекте.
Заключение
Использование ОПА - это ключ к повышению эффективности и успешности проектов. Правильное понимание ФСП и активное использование ресурсов компании позволят вам избежать ошибок, сэкономить время и ресурсы, а также получить лучшие результаты.
- indeed.com
Поделиться
