Техника 5 причин: Анализ коренных причин (с примерами)

Эффективное решение проблем может помочь организациям улучшить все сферы бизнеса, включая качество продукции, удовлетворенность клиентов и финансы. Метод пяти причин предлагает простую, целенаправленную стратегию поиска первопричины проблемы с минимальными затратами.

В этой статье мы обсудим, что такое техника пять причин и как ее использовать, а также поделимся примерами предприятий, использующих пять причин для поиска решений.

Что такое метод пяти причин?

Метод пяти причин - это техника анализа проблем внутри организации. Это предполагает определение проблемы и постановку вопроса почему? пока вы не определите основную причину проблемы.

Используя пять почему в качестве основы, команды могут исследовать причины возникновения проблемы путем глубокого опроса и анализа. Компании могут применять метод пяти причин для:

• Устранение неполадок

• Улучшение качества

• Анализ процесса

Из-за узкого характера метода анализа лучше всего использовать пять причин для простых или менее сложных проблем, которые, скорее всего, имеют небольшое количество возможных причин.

Как провести анализ по пяти причинам

В 1930-х годах Сакичи Тойода разработал метод решения проблем, гласящий: повторяя почему?' пять раз, и характер проблемы, а также ее решение становятся ясными. Вот шесть шагов по внедрению метода пяти причин Тойоды:

1. Соберите команду

Выберите команду, которая может дать вам представление о внутренней работе соответствующего отдела или области. Вы должны привлекать руководство и сотрудников. Лучшие ответы приходят от сотрудников, которые знают ситуацию из первых рук. Например, если вы пытаетесь решить проблему на производстве, пригласите людей, которые работают на заводе и имеют опыт работы с существующими системами.

2. Определите проблему

Проблема, которую вы пытаетесь решить, должна быть единичной и четко определенной. Избегайте попыток решить несколько проблем с помощью одной и той же линии вопросов. Вместо этого сосредоточьтесь на одной проблеме, которая может привести к нескольким причинам и возможным решениям. Убедитесь, что все члены команды согласны с реальной проблемой.

3. Спросите почему?

Определите первоначальную причину проблемы, которую вы изучаете. Убедитесь, что выявленные вами причины напрямую связаны с проблемой. Будьте внимательны, чтобы отличить причины от симптомов. Причина - это причина, по которой что-то произошло, в то время как симптом - это проявление проблемы. Используйте факты, исследования и знания из первых рук, а не мнения или предположения.

Вы можете обнаружить более одной причины проблемы. В этом случае выберите отдельную линию вопросов для каждой причины.

Пример: Проблема: В магазине стало меньше покупателей. Почему? Причина 1: Перед зданием ведется строительство. Причина 2: Клиенты считают, что получают плохое обслуживание.

4. Продолжайте спрашивать почему?

Продолжайте спрашивать почему? пока не найдете основную причину или причины проблемы. Даже если метод называется пять причин, на практике вы можете спросить почему? столько раз, сколько необходимо для выявления первопричины проблемы. Продолжайте задавать вопросы до тех пор, пока не сможете найти полезные ответы.

Ваши ответы должны быть сосредоточены на системах в вашей организации, а не на отдельных сотрудниках. Ошибка одного человека часто является результатом неэффективной или малоэффективной системы. Вы не должны заканчивать свой опрос, называя человека или людей первопричиной проблемы.

5. Составить план действий

Метод пяти причин включает в себя разработку контрмер, которые работают для предотвращения возникновения проблем в будущем. Разработка решения проблемы может устранить единичный случай, но создание контрмер направлено на устранение системы, среды или процесса, которые привели к проблеме.

Например, если вы обнаружили, что в вашем магазине стало меньше покупателей из-за плохого обслуживания клиентов, одним из решений может быть наем новых сотрудников. Однако подход пять причин побуждает вас глубже вникнуть в проблему, что может показать, что в вашей программе обучения новых сотрудников не хватает методов обслуживания клиентов.

Контрмера может заключаться в обновлении учебных материалов, в которых особое внимание уделяется навыкам обслуживания клиентов. Это поможет вашей компании устранить корневую проблему - неадекватное обучение, а не симптом проблемы - потенциально непрофессиональных сотрудников.

6. Оценить результаты

Создайте систему измерения эффекта от ваших планов действий. Эти показатели основаны на характере вашей проблемы и мерах противодействия. Например, в предыдущем примере с меньшим количеством покупателей, вы можете отслеживать количество покупателей в вашем магазине в течение следующих шести месяцев после проведения семинара по обучению обслуживанию клиентов.

примеры анализа 5 причин

Вот два примера пяти почему в действии:

Пример 1

Mod Mode - интернет-магазин модной одежды. За последние три месяца компания заметила снижение посещаемости своего сайта на 40%. Генеральный директор компании созывает совещание с веб-разработчиком, менеджером по маркетингу и представителем службы поддержки клиентов для обсуждения проблемы. Они используют следующий подход, основанный на пяти причинах:

Проблема: Снижение посещаемости веб-сайта

1. Почему? Меньшее количество людей попадает на сайт.

2. Почему? Все меньше людей видят цифровую рекламу компании.

3. Почему? Рекламная кампания больше не ведется в крупнейшей поисковой системе.

4. Почему? Счет компании в поисковой системе просрочен.

5. Почему? Срок действия кредитной карты, зарегистрированной в поисковой системе, истек два месяца назад.

6. Почему? Когда компания получила новые карты, счет не был обновлен.

7. Почему? Не было основного списка услуг, привязанных к кредитной карте.

Затем команда составляет план действий по составлению списка всех услуг, настроенных на автоматические платежи с помощью кредитных карт компании, чтобы в будущем обеспечить надлежащее обновление всех счетов.

Пример 2

Производственный завод производит на 10% меньше ожидаемого объема в один день. Директор завода встречается с тремя рабочими завода, чтобы оценить ситуацию, используя следующую линию вопросов пять причин :

Проблема: Снижение производительности завода

1. Почему? Одна машина не функционировала должным образом.

2. Почему? Ремень был не на своем месте.

3. Почему? В этом месяце машина не прошла плановое техническое обслуживание.

4. Почему? Ни один поставщик услуг не был запланирован для проведения технического обслуживания.

5. Почему? Компания ведет переговоры о заключении контракта с новым поставщиком услуг.

Менеджер понимает, что нет плана по обслуживанию оборудования, пока компания ведет переговоры о новом контракте. Теперь они могут разработать план, чтобы убедиться, что плановое обслуживание и ремонт все еще проводятся в период переговоров.

Преимущества анализа 5 причин

Вот несколько дополнительных преимуществ проведения анализа 5 причин :

• Быстрое время реакции. Анализ 5 причин позволяет быстро реагировать на проблемы и предотвращать дополнительные проблемы. Ваш процесс принятия решений тоже должен быть лучше и быстрее.

• Предотвращение будущих проблем. Если вы проведете анализ 5 причин и предпримите шаги, чтобы предотвратить повторное возникновение проблем, вы сможете распознавать и решать проблемы раньше, что поможет предотвратить их возникновение в будущем..

• Улучшение коммуникации. Если вы выполнили все шаги, описанные в этом руководстве, у вас и вашей команды будет подробное объяснение того, почему возникла проблема и как вы ее решили. Чем больше у вас будет подробностей, тем лучше вы сможете объяснить, почему возникла проблема, и вместе с командой разработать обоснованные решения.

Похожие: Руководство по улучшению командной коммуникации на рабочем месте