Руководство по матрице приоритетов проекта (приоритезация)

Матрица приоритетов проекта используется для того, чтобы помочь компаниям определить приоритеты в рамках проектов. Она может внести ясность в работу команды в начале проекта и на протяжении всей работы. В этой статье мы обсудим, что такое матрица приоритетов проекта, зачем она нужна, какие приоритеты в нее входят и как разработать матрицу приоритетов проекта.

Что такое матрица приоритетов проекта?

Матрица приоритетов проекта, также известная как матрица приоритетов, - это структурированный подход к определению приоритетов при работе над проектом. Простая матрица приоритетов отображает три основных, но конкурирующих приоритета в проекте: время, стоимость и объем работ.

Создание матрицы приоритетов проекта позволяет сортировать различные пункты в порядке важности, чтобы легко увидеть, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь. Обычно вся команда, работающая над проектом, помогает определить, как выглядит матрица приоритетов проекта, при участии руководства и других заинтересованных сторон

Основные элементы проекта

Успех проекта определяется тремя основными элементами: стоимость (бюджет), время (график) и объем (производительность). Взаимосвязь между этими тремя элементами проекта часто отличается для различных заинтересованных сторон проекта.

Для разработки матрицы приоритетов проекта вам потребуется определить, какой элемент проекта необходимо ограничить, принять и усилить. Организовав приоритеты таким образом, команда получает возможность определить, что является наиболее важным в их проекте.

Время

Время может означать несколько разных вещей для приоритетов проекта. У вас может быть жесткий срок, к которому нужно уложиться, и нет возможности для задержек. Возможно, нет установленных сроков, но руководство не хочет, чтобы проект затянулся. Для некоторых проектов, однако, время может не иметь значения по сравнению с двумя другими приоритетами.

Стоимость

Стоимость относится к тому, сколько стоит завершение проекта. Для некоторых проектов стоимость может быть серьезной проблемой, поскольку цель состоит в том, чтобы не потратить больше определенной суммы. Для других стоимость может быть не столь важна, лишь бы проект был выполнен качественно и в срок. Иногда, если вы ставите во главу угла график и качество проекта, стоимость увеличивается, чтобы обеспечить выполнение этих задач.

Область применения

Масштаб проекта относится к тому, что в него включено. Объем, иногда называемый производительностью, включает в себя как качество проекта, так и количество включенных в него вещей. Возможно, что масштаб проекта ограничен и должен оставаться сфокусированным на конкретной области с большей гибкостью в отношении стоимости и времени. Возможно, команда хочет, чтобы рамки проекта были обширными и охватывали широкий круг вопросов.

Как разработать матрицу приоритетов проекта

Вот 6 шагов для разработки матрицы приоритетов проекта:

1. Встреча со всеми участниками

Чтобы разработать матрицу приоритетов проекта, вы должны сначала встретиться со всей командой проекта, если это возможно, или, по крайней мере, со всеми вовлеченными менеджерами, заинтересованными сторонами или всеми, кто осуществляет надзор за проектом и имеет право принимать решения о приоритетах. Возможно, будет полезно попросить вовлеченных лиц заполнить собственную матрицу идеальных приоритетов проекта. Затем вы можете просмотреть их все, чтобы создать общую матрицу приоритетов проекта. Вам не нужно, чтобы все были согласны с приоритетами. Окончательное решение о том, какую матрицу использовать, должны принимать те, кто обладает наибольшими полномочиями в проекте.

2. Выберите, какой элемент следует ограничить

Следующий шаг - определить, какие из трех элементов проекта будут ограничены жесткими ограничениями, например:

• Ограниченная стоимость: Бюджет проекта не может превышать определенную сумму.

• Ограниченное время: Проект не может выйти за рамки определенной даты завершения или сдачи.

• Ограниченный объем: Проект имеет ограниченные рамки, установленные заинтересованными сторонами.

3. Решите, какой элемент принять

Далее вам нужно выбрать, какой элемент принять на вооружение. Принимая элемент, команда делает его приоритетным, чтобы сделать то, что должно быть сделано, даже если это выходит за рамки первоначальных параметров проекта.

• Принятые затраты: Команда может потратить любую сумму, если это необходимо для достижения двух других элементов.

• Принимают время: Команда может потратить столько времени, сколько необходимо для завершения или сдачи проекта.

• Принятые рамки: Команда может определять рамки проекта без ограничений.

4. Выберите, какой элемент улучшить

Теперь вы выбираете, какой элемент будет улучшен сверх его основной цели.

• Повышенная стоимость: У команды будет цель проекта, цель которой - потратить меньше, чем эта цель.

• Увеличение времени: У команды может быть конечный срок, но ее поощряют закончить проект раньше.

• Расширение сферы применения: Наконец, если приоритетом является расширение сферы деятельности, команда может иметь базовую сферу деятельности, но пытаться дополнить ее, чтобы включить другие пункты.

5. Создайте матрицу, показывающую приоритеты

После того, как команда достигла общего консенсуса относительно того, куда поместить каждый приоритет, вы можете создать окончательную матрицу приоритетов проекта. Матрица проста в создании и заполнении, но при этом она дает много полезной информации тем, кто управляет проектом и работает над ним.

Фактическая матрица может выглядеть следующим образом:

6. Используйте матрицу в процессе работы над проектом

После завершения работы над матрицей команда может использовать ее в качестве напоминания во время работы. Например, команда может определить, что стоимость является приоритетом, ограничивающим возможности, но после работы над проектом они чувствуют, что дополнительные средства могли бы помочь им достичь чего-то большего. В этой ситуации они могут поинтересоваться, можно ли увеличить бюджет. Однако, поскольку затраты были приоритетом, который команда решила ограничить, бюджет, скорее всего, останется твердым.