Кадровый учет, как неотъемлемая часть финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, оказывает непосредственное влияние на ее эффективность. Правильно организованная кадровое дело, включая подбор квалифицированных специалистов, ведение документации и обучение, позволяет максимально использовать ресурсы учреждения и повышает эффективность расходования бюджетных средств.
Однако, как и в любой сфере деятельности, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения. В этой статье мы рассмотрим детальный алгоритм проверки кадровой работы в бюджетном учреждении.
Основные функции кадровой работы:
- Формирование кадрового состава для замещения должностей
- Организация документооборота, связанного с приемом на работу, прохождением службы, увольнением и пенсией
- Ведение трудовых книжек и личных дел работников
- Обеспечение работы комиссии по урегулированию конфликтов интересов
- Организация подбора кадров, проведения конкурсов и формирования кадрового резерва
- Организация и проведение аттестации работников
- Организация обучения, повышения квалификации и стажировки работников
- Обеспечение должностного роста работников
- Проверка достоверности персональных данных и сведений при поступлении на работу
- Консультирование работников по правовым и кадровым вопросам
Алгоритм проверки кадровой работы:
1. Нормативно-правовая база:
- Бюджетный кодекс
- Кодекс об административных правонарушениях
- Трудовой кодекс
- Федеральный закон О государственной гражданской службе РФ
- Указ Президента РФ Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего
- Указ Президента РФ О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих
- Постановление Правительства РФ О трудовых книжках
- Приказ Минфина России О трудовых книжках
- Инструкция по бюджетному учету
- Постановление Госкомстата России Об утверждении форм первичной учетной документации
- Квалификационный справочник должностей
2. Задачи проверки:
- Соблюдение законодательства о труде при осуществлении кадровой работы
- Наличие и соответствие требованиям системных документов (положение об оплате труда, положение о премировании, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.)
- Соответствие штатного расписания утвержденной предельной численности работников и фактической численности
- Своевременность и полнота внесения изменений в штатное расписание
- Правильность установления разрядов, коэффициентов, ставок, окладов в соответствии с нормативными документами
- Правильность установления доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и их соответствие законодательству
- Ведение учета по каждому работнику
- Оформление и хранение трудовых книжек
- Ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.)
3. Источники информации:
- Штатные расписания
- Учредительные документы
- Коллективный договор, положения о премировании, надбавках и доплатах, материальном стимулировании
- Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
- Трудовые договоры, трудовые контракты
- Трудовые книжки
- Приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, увольнении и т.д.
- Личные карточки
- Личные дела
- Иные системные документы
4. Процедуры проверки:
- Анализ
- Просмотр документов
- Сравнение документов
- Опрос
5. Этапы проверки кадровой работы:
5.1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов:
- Штатные расписания: проверка соответствия форме Т-3, утвержденной Госкомстатом, установленной численности работников, утвержденному фонду оплаты труда, соответствию должностей квалификационным требованиям.
- Штатные расстановки: проверка наличия, соответствия структуре учреждения и использования при проверке личных дел, трудовых книжек, табелей учета рабочего времени.
- Коллективный договор, трудовые контракты, положения об оплате труда, материальном стимулировании: проверка соответствия законодательству РФ.
- Первичные документы: проверка оформления (соответствие утвержденным формам) и содержания (правильность внесения записей).
- Личные дела: проверка оформления, полноты внесения документов, правильности хранения, оценка уровня работников и соответствия занимаемой должности.
- Трудовой договор: проверка соответствия требованиям ст. 56 ТК РФ, заполнения обязательных реквизитов.
- Правила внутреннего трудового распорядка: проверка соответствия требованиям ТК РФ, наличия положения о работниках, регламентирующего трудовой распорядок.
- Табели учета рабочего времени: проверка соответствия формы, правильности внесения данных, сопоставление с другими документами (приказы о привлечении к сверхурочной работе, работам в выходные и праздничные дни, графики сменности, листки временной нетрудоспособности).
- Трудовые книжки: проверка наличия, сопоставление с данными по штатным расстановкам, платежным ведомостям и личным делам, выявление подставных лиц, проверка правильности оформления и внесения записей.
5.2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер материального стимулирования:
- Фонд заработной платы: проверка утвержденного годового фонда, правильности включения в него размеров тарифных ставок, надбавок, доплат, законности использования экономии по фонду, наличия перерасходов.
- Фонд материального стимулирования: проверка расчета, утверждения, наличия положения о премировании, организации материального стимулирования работников.
- Доплаты: проверка размера и условий доплат за совмещение профессий, работу в ночное время, вредные условия труда, профессиональное мастерство, выполнение особо важной работы, высокие достижения.
- Аттестация: проверка соответствия порядка проведения требованиям нормативно-правовых актов.
- Коллективный договор: проверка соблюдения установленного порядка заключения и выполнения, а также соблюдения режима рабочего времени и времени отдыха, нормирования и охраны труда.
5.3. Проверка осуществления работы с кадрами:
- Формирование кадрового резерва: проверка соответствия документации требованиям, а также наличия и корректности документации по конкурсу на занимаемую должность, включения в кадровый резерв всех прошедших конкурс работников.
- Повышение квалификации: проверка наличия плана (графика) повышения квалификации, соответствия документации требованиям нормативно-правовых актов, наличия документов, подтверждающих образовательный и профессиональный уровень работников.
Основные нарушения при осуществлении кадровой работы:
- Отсутствие системных документов, связанных с оплатой труда, или их несоответствие законодательству РФ
- Несоответствие штатного расписания утвержденной численности работников
- Неправомерное установление доплат и выплат, завышение их размеров
- Отсутствие учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение их с нарушениями
- Оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями
- Некорректное оформление первичных документов по учету кадров
- Отсутствие кадрового резерва, некорректное формирование резерва и ведение документации по нему
- Отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня
Заключение:
Проверка кадровой работы должна проводиться с использованием нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, с учетом специфики деятельности бюджетного учреждения. Результаты проверки должны быть изложены в акте или справке проверки, содержащей ссылки на нормативные документы и указание на конкретные нарушения.
Важно помнить, что проверка кадровой работы должна быть объективной, точной и всесторонней, а также направлена на повышение эффективности работы учреждения и соблюдение законодательства РФ.
Поделиться
