Полное руководство по бюрократическим организациям (с примером)

Традиционные структуры компаний с централизованной властью управления, которых существует несколько различных типов, могут быть выгодны для определенных видов бизнеса. Крупные корпорации и государственные учреждения часто используют бюрократические структуры и являются прибыльными. Если вы или ваш бизнес хотите успешно внедрить этот тип организационной структуры, важно понимать ее ключевые особенности и то, как использовать их в своих интересах. В этой статье мы дадим определение бюрократической организации, объясним ее преимущества и недостатки и приведем пример бюрократической организации.

Что такое бюрократическая организация?

Бюрократическая организация - это государственное учреждение или коммерческое предприятие с жестко установленной системой подчинения и жестко регламентированными операционными процедурами. Это административная система, которая опирается на политику, правила и иерархию как в государственном, так и в частном секторе. Успешные бюрократические организации эффективны в своей работе, и люди часто сравнивают эти структуры с машинами. Операторами этих предприятий являются менеджеры, которые отдают команды командам отделов, которые могут достичь удовлетворительного результата, выполняя свою работу по последовательным, установленным схемам.

В бюрократической организационной структуре большая часть полномочий по принятию решений принадлежит руководителям, таким как финансовые директора или операционные директора. Они распределяют эти полномочия по цепочке, часто создавая несколько уровней управления на самом верху и увеличивая число сотрудников в более низких группах. Современная идеология бизнеса часто классифицирует этот стиль управления как традиционную организационную структуру. К общим чертам этой системы относятся:

• Сильная команда руководителей

• Вертикальные каналы связи

• Большое количество сотрудников

• Строгие процедуры и правила

• Специализированные трудовые роли

• Наем и продвижение по службе на основе заслуг

Хотя бюрократическая система уже не так популярна в корпоративных структурах, как раньше, она все еще может быть полезной при правильном исполнении.

Преимущества бюрократической организации

Основным преимуществом бюрократической организационной структуры является ясность, которая возникает благодаря четко определенной системе управления. Вот еще несколько преимуществ использования бюрократической структуры:

Ясность задачи

Новые сотрудники в бюрократической системе часто получают четкие инструкции относительно своей роли и обязанностей. Это особенно актуально для государственных учреждений, где потенциальные сотрудники часто сдают экзамен на государственную службу, чтобы претендовать на должность. Прежде чем подавать заявление, вы часто можете найти в Интернете чрезвычайно подробное описание того, что вас ожидает в качестве государственного служащего на той должности, на которую вы претендуете. Например, U.S. Почтовая служба - это большая бюрократическая организация с множеством локальных рабочих мест, которые имеют заранее определенные роли, связанные с обработкой почты.

Меньше ошибок

Наличие стандартизированных процедур и регламентированных протоколов часто приводит к меньшему количеству ошибок в бюрократических организациях. Непреднамеренные последствия менее вероятны, а ошибки, вызванные человеческим фактором, довольно легко исправить. Это связано с тем, что легче отследить источник ошибки, когда сотрудники следуют четко определенному набору правил. Например, нефтяная компания, являющаяся бюрократической организацией, может использовать строгие процедуры для предотвращения травм. Если произошел несчастный случай, компания может проверить, не следовали ли сотрудники протоколам безопасности или они требуют усовершенствования.

Эффективный поток информации

При централизованном подчинении вертикальный стиль коммуникации в бюрократической организации позволяет информации эффективно доходить до сотрудников. Структура сверху вниз создает логические линии отчетности, в которых важная информация доходит до адресатов. Например, если вы проводите рекламную кампанию и хотите изменить язык печатных объявлений, вы можете избежать путаницы, проинформировав только тех, кто работает над печатной версией, а не весь отдел маркетинга.

Специализированные навыки

Роли в бюрократической организации обычно соответствуют определенному набору задач и обязанностей, что побуждает сотрудников развивать специализированный набор навыков. Поскольку в таких организациях инструкции высшего руководства точны, профессионалы могут специализировать свои навыки в определенной области. Навыки, которые вы приобретаете, являются специфическими для вашей организации, и ваши усилия по совершенствованию могут напрямую привести к повышению эффективности и объема производства.

Более здоровый баланс между работой и личной жизнью

Бюрократическая культура компании обычно обеспечивает здоровый баланс между работой и личной жизнью. Последовательное выполнение задач в такой организации устанавливает четкую границу между вашей рабочей и личной жизнью, что может стать значительным преимуществом для человека, для которого этот баланс является приоритетным. В то время как некоторым людям может нравиться работать в компании с разнообразными задачами и меняющейся обстановкой, другие могут предпочесть работу, где у них есть постоянная работа и они могут отделить свой досуг от профессиональной жизни.

Недостатки бюрократической организации

Вот некоторые недостатки бюрократической организации:

Медленно реагирует на изменения

Централизация полномочий по принятию решений часто приводит к более медленному реагированию на социальные, рыночные и отраслевые тенденции. Сотрудникам низшего звена может быть трудно внедрить изменения, потому что такие организации редко способствуют коммуникации снизу вверх по иерархии. Одним из решений может быть создание групп сотрудников внутри организации, которые реагируют на изменения.

Правила определяют приоритет результатов

Исполнительное руководство в бюрократической организации часто отдает приоритет соблюдению правил и норм, а не достижению результатов. Вместо того чтобы изменить процедуры или проявить снисходительность, часто важнее следовать процедурам, чем выполнять обязанности. Например, графический дизайнер в рекламном агентстве может захотеть внести изменения по требованию клиента, но его руководитель говорит ему, что он не может изменить цифровой файл, пока клиент не утвердит последнюю версию, в соответствии с правилами компании. Вы можете решить подобную ситуацию, придав больше гибкости своим стандартным процедурам, например, обеспечив приоритет запросов клиентов над установленными сроками производства.

Способствует микроменеджменту

Власть, которую менеджеры и руководители имеют над своими сотрудниками в этих организациях, часто способствует микроменеджменту. Это означает, что сотрудники высшего звена стремятся в чрезмерной степени контролировать действия и поведение своих подчиненных. Для решения этой проблемы следует создать возможности для сотрудников поговорить со своими руководителями о проблемах микроменеджмента, чтобы они могли понять ожидания и образ мышления своих руководителей.

Пример бюрократической организации

Вот пример корпоративной бюрократической организации:
Foodsco - многонациональная компания по производству потребительских товаров в упаковке. Штаб-квартира компании находится в Сан-Антонио, Калифорния, но у них есть заводы по всему миру. Лидером компании является генеральный директор и президент Майк Бриджес. В его исполнительную команду входят следующие люди:

• Сандра Леон (главный операционный директор)

• Мэтт Сантос (главный финансовый директор)

• Эрика Дрейфус (директор по маркетингу)

• Закари Пейнтер (главный специалист по устойчивому развитию)

• Анджела Джонс (директор по продуктам)

Хотя эти пять человек утверждают все основные решения в пределах своей компетенции, в каждом регионе присутствия компании Foodsco на рынке есть свой исполнительный вице-президент (EVP) с командой людей на должностях старших вице-президентов (SVP), которые соответствуют главной команде руководителей. К ним относятся филиалы в Северной Америке, Европе, Восточной Азии и тихоокеанских островах Азии. EVP подчиняются непосредственно генеральному директору, и каждый исполнительный сотрудник управляет сотрудниками SVP.

SVP каждого отдела имеет в подчинении от двух до четырех команд, каждой из которых руководит один директор. Например, в производственном отделе есть директор по дизайну продукции и директор по производству продукции, а в бухгалтерском отделе есть четыре разных директора по финансовому анализу, финансовому планированию, аудиту и бюджету. Отделы в пределах одного региона часто сотрудничают, но межрегиональное сотрудничество практически отсутствует.