Когда менеджер по найму находит подходящего кандидата на должность, важно правильно уведомить его о предложении работы. Письмо о назначении - это официальный документ, который информирует кандидата о предложении работы. Понимание того, как писать эти письма, поможет вам успешно и профессионально набирать кандидатов.
В этой статье мы приводим образец письма о назначении на должность и обсуждаем шаги и советы экспертов по его написанию.
Что такое письмо о назначении?
Письмо о назначении - это официальный документ, который менеджер по подбору персонала использует для представления кандидату предложения о работе и описания аспектов роли. Как правило, менеджеры по найму отправляют письма о назначении на должность с предварительным уведомлением о потенциальной дате начала работы, чтобы у кандидата было достаточно времени для изучения предложения и принятия решения о согласии на должность или согласования условий. Некоторые из ключевых сведений, включаемых в письмо о назначении на должность, могут быть следующими:
-
Название должности
-
Дата начала работы
-
Описание вакансии
-
Часы
-
Зарплата
-
Преимущества
-
Дополнительные условия
Образец письма о назначении на должность
Ниже приведен образец успешного письма о назначении на работу:
Ричард Джонс
1234 Вишневый переулок
Чикаго IL 60640
111-222-3344
23 июня 2022 г
Тема: Письмо о назначении на должность менеджера по продажам
Уважаемый господин. Джонс:
Благодарим вас за ваше заявление и за то, что вы нашли время для собеседования с нашей командой по найму. Я пишу, чтобы сообщить Вам, что команда приняла единогласное решение продлить предложение на должность менеджера по продажам в компании Johnson Clark Manufacturing на следующих условиях:
Должность: Менеджер по продажам
Описание работы: Руководство отделом продаж путем предоставления рекомендаций, обучения и наставничества. Установите цели и квоты продаж для вашего отдела. Поддержание отношений с клиентами и управление портфелем до 50 клиентов в каждый момент времени. Вести и контролировать еженедельные совещания по продажам. Совместно с отделами продаж и маркетинга разрабатывать рекламные кампании. Создавать планы продаж, анализировать данные и вносить вклад в совершенствование компании Johnson Clark Manufacturing.
Дата начала работы: 712022
Часы работы на должности: Понедельник - пятница, 8 a.m. до 5 часов.m. с двумя оплачиваемыми пятнадцатиминутными перерывами и одним неоплачиваемым тридцатиминутным перерывом на обед.
Зарплата: Зарплата от $65 000 в год плюс комиссионные.
Льготы: Полностью покрываемая медицинская, стоматологическая и зрительная страховка, доступная после 90 дней испытательного срока. 60 часов накопленного оплачиваемого отпуска из расчета пять часов в месяц. Оплачиваемые основные праздники.
Дополнительные условия: Льготы и комиссионные предоставляются только после 90-дневного испытательного срока. Деловой повседневный дресс-код в помещениях, за исключением пятницы, когда сотрудники могут носить джинсы и повседневную одежду. Запрещено курить на территории офиса. Должны предупреждать за две недели о запросах на отгулы общей продолжительностью три и более дней.
Мы просим вас ознакомиться с этими условиями и ответить согласием или отказом в течение двух недель после получения данного письма. Пожалуйста, направьте свой ответ в наш Отдел персонала, с которым вы можете связаться по следующему электронному адресу: humanresources@email.com.
Мы с нетерпением ждем вашего звонка и еще раз благодарим вас за уделенное время и переписку с Johnson Clark Manufacturing.
С уважением,,
Патриция Джонсон Кларк
Менеджер по найму, Johnson Clark Manufacturing
Как написать письмо о назначении на должность
Для успешного написания письма о назначении на работу вы можете следовать следующим шагам:
1. Включите заголовок
В левом верхнем углу письма о назначении важно указать всю необходимую контактную информацию для кандидата. Обязательно указывайте их полное имя, адрес и номер телефона. Вы также можете указать дату отправки письма о приеме на работу и тему, описывающую содержание вашего документа.
2. Начните с приветствия
Перед составлением содержания письма о назначении на работу важно написать дружелюбное, профессиональное приветствие. Для этого начните с приветствия и обратитесь к кандидату по имени. Затем постарайтесь выразить свою признательность кандидату за уделенное время и участие в процессе приема на работу. Вы также можете выразить свое волнение по поводу того, что предлагаете им работу. Подумайте о том, чтобы ваше приветствие было кратким и состояло примерно из двух предложений, чтобы повысить читабельность вашего письма о назначении на работу и сохранить профессиональный тон.
3. Предложить должность
После дружеского приветствия кандидата вы можете официально предложить ему должность, на которую он подал заявку, перечислив условия работы. В начале списка условий обязательно используйте точное название должности. Вы можете указать должность, перечислив ее после приветствия и перед предстоящим содержанием письма о приеме на работу.
4. Включите описание работы
После того как вы представили свое предложение о работе и указали название должности, подумайте о том, чтобы включить краткое описание работы. Сделайте все возможное, чтобы точно и четко перечислить задачи и ожидания от должности, чтобы кандидат полностью понимал функции роли. Вы можете сделать это в кратком абзаце или в шести-восьми пунктах. Старайтесь выбирать тот формат, который наиболее оптимально выражает весь объем функций должности.
5. Упомянуть дату начала работы
Важно указать дату начала работы в письме о назначении на должность. При определении даты начала работы учитывайте время, которое может потребоваться кандидату для необходимой подготовки и тщательного рассмотрения вашего предложения. Если вы уже обсудили, когда ваш кандидат сможет приступить к работе на новой должности, обязательно укажите эту информацию при указании даты начала работы в письме.
6. Обсудить рабочее время
Обязательно укажите в письме о приеме на работу предполагаемые часы работы на данной должности. Это может включать ежедневные часы, еженедельные часы или ежемесячные часы, в зависимости от типа организации, в которой вы работаете. Обязательно укажите, гибкий или жесткий график работы, полный или неполный рабочий день, а также укажите все оплачиваемые и неоплачиваемые перерывы, которые включены в график.
7. Определите размер заработной платы
В письме о назначении на должность важно четко определить размер заработной платы на этой должности. Обязательно укажите сумму в год или в час и определите, на какой основе оплачивается должность - окладной или почасовой. При определении размера заработной платы вы также можете упомянуть любые бонусы, комиссионные или оплату сверхурочных, связанных с данной должностью.
8. Опишите преимущества
После четкого определения размера заработной платы по данной должности перечислите прилагаемые льготы. Это может включать медицинское страхование, стоматологическое страхование, оплачиваемый отпуск, оплачиваемые праздники, 401(k) или сберегательные счета с сопоставимыми выплатами. Попробуйте перечислить преимущества по отдельности, используя маркированные точки или периоды для четкого определения деталей каждого из них.
9. Назовите дополнительные условия
Вы также можете использовать письмо о приеме на работу, чтобы указать любые дополнительные условия найма. Сюда можно отнести дресс-код, политику компании или испытательный срок. Это может помочь вашему кандидату более точно понять ожидания от должности.
10. Предложите следующие шаги
В заключение письма о назначении на должность рассмотрите возможность включения набора четких инструкций для вашего кандидата по дальнейшему продвижению в процессе работы. Обязательно укажите легко выполнимые шаги для принятия или отклонения предложения, способ связи, который вы предпочитаете для подачи заявления о принятии или отказе, контактную информацию лица или отдела, куда следует направить ответ, и крайний срок, к которому вы надеетесь получить ответ.
Советы по написанию письма о приеме на работу
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам написать профессиональное письмо о назначении на работу:
Отправлять по одному письму за раз
Важно, чтобы вы отправляли только одно письмо о назначении на работу за один раз, чтобы обеспечить беспрепятственный процесс приема на работу и найма. Может оказаться полезным определить приоритетность нескольких лучших кандидатов и подготовить письма о назначении на работу для каждого из них на случай, если кандидат, которого вы выбрали первым, отклонит ваше предложение. Получив отказ на первое письмо о приеме на работу, вы можете отправить заранее написанное письмо следующему кандидату.
Включите контрольный список документов, необходимых для приема на работу
По вашему желанию вы можете включить контрольный список документов и информации, которые понадобятся кандидату при приеме на работу в вашу организацию. Это могут быть удостоверения личности, банковская информация или подтверждение сертификатов. Включение этого пункта в письмо о назначении на должность может дать им достаточно времени для подготовки документов до даты начала работы и поможет избежать задержек при приеме на работу.
Отправить последующее письмо
Если вы не получили ответа от вашего идеального кандидата, вы можете рассмотреть возможность отправки повторного письма, чтобы убедиться, что они получили ваше первоначальное письмо о назначении на работу. Они могли пропустить письмо или просто забыть ответить, поэтому отправка дополнительной корреспонденции - это вежливый способ убедиться, что они получили ваше предложение и имеют возможность ответить.
- indeed.com
Поделиться
