Меморандум, или служебная записка, когда-то был основным инструментом внутреннего общения в организациях. Сегодня его место в большей степени заняла электронная почта. Однако меморандумы всё ещё актуальны для передачи официальной информации, особенно в случаях, когда требуется чёткая и лаконичная форма изложения.
Что такое меморандум?
Меморандум представляет собой краткое официальное сообщение, которое используется для распространения информации по всей организации. В отличие от личной переписки, меморандумы предназначены для массового общения.
Типы меморандумов:
- Отчёты о проделанной работе
- Просьбы к сотрудникам или командам
- Подтверждение договорённостей
- Запросы информации для решения проблем
Структура меморандума:
Меморандум имеет стандартную структуру:
- Заголовок:
- Кому: Имена получателей
- От: Ваше имя, должность
- Дата: Месяц, День, Год
- Тема: Тема сообщения
- Введение:
- Краткое описание цели сообщения (1-2 предложения).
- Основная часть:
- Пункты с перечислением важной информации.
- Используйте подзаголовки и маркированные списки для лучшей читаемости.
- Заключение:
- Краткое изложение ключевой информации и призыв к действию.
- Контакты:
- Ваше имя
- Адрес электронной почты
- Номер телефона
- Вложение:
- Дополнительные материалы, такие как графики или диаграммы.
Когда писать меморандум:
Меморандумы идеально подходят для:
- Информирования сотрудников об изменениях в политике или процессах компании
- Предоставления обновлений о ключевых проектах или целях
- Объявлений о важных событиях в компании (повышения, приёмы на работу)
- Напоминаний о задачах
- Обращений с просьбами ко всем сотрудникам
- Передачи важных сообщений, которые нужно сохранить для дальнейшего использования
Как написать эффективный меморандум:
- Учитывайте свою аудиторию: Используйте ясный и лаконичный язык, доступный всем.
- Пишите профессионально: Используйте деловой формальный стиль.
- Вычитывайте и проверяйте: Опечатки и несоответствия недопустимы.
- Тема должна быть ясна: Четко укажите суть сообщения в теме.
- Будьте лаконичны: Используйте короткие абзацы и маркированные списки для лучшей читаемости.
Заключение:
Меморандум – эффективный инструмент для передачи важной информации внутри организации. Используя правильную структуру и следуя простым рекомендациям, вы сможете создать чёткий и лаконичный документ, который будет понятен и полезен всем вашим сотрудникам.
- indeed.com
Поделиться
