Как создать ощущение срочности, не вызывая стресса

Когда на работе приближаются важные сроки, серьезное отношение к выполнению работы является ключевой частью достижения успеха. Быть хорошим руководителем команды - значит подчеркивать преимущества быстрого выполнения задач и одновременно оказывать команде необходимую поддержку. Если вы знаете, как создать ощущение срочности, не напрягая членов своей команды, вы сможете помочь своим коллегам добиться успеха.

В этой статье мы расскажем о преимуществах приоритета оперативной доставки и поделимся методами развития здорового чувства срочности в вашей команде.

Почему создание ощущения срочности важно?

Развитие чувства срочности в вашей команде имеет много преимуществ для производительности и морального духа. Хотя у каждой команды своя культура, темпы и приоритеты, наличие определенного уровня срочности важно для выполнения задач и прогресса группы. Некоторые из основных причин для поддержания срочности на вашем рабочем месте включают:

• Соблюдение сроков: Когда у каждого члена команды есть внутреннее чувство мотивации и срочности, легче соблюдать и превышать сроки сдачи документов.

• Планирование наперед: Культура срочности позволяет вам планировать свое время и составлять долгосрочные планы на проекты.

• Повышение продуктивности: Вырабатывая модели срочного поведения, вы повышаете производительность и становитесь более эффективными в выполнении задач.

• Улучшение решения проблем: Сильное чувство срочности позволяет вам быстро выявлять потенциальные проблемы, что дает вам больше времени для разработки решений.

• Создание репутации: Способность оперативно отвечать клиентам и быстро предоставлять контент важна для создания положительной репутации в вашей отрасли.

Как создать ощущение срочности, не вызывая стресса у членов команды

Развитие срочности как ценности команды, избегая при этом излишнего стресса, является ключом к сбалансированной рабочей обстановке. Вот несколько способов стимулирования позитивной срочности для вашей команды:

1. Ориентируйтесь на культуру срочности вместо сроков

Начните определять приоритеты срочности до того, как у вас появится прямая необходимость немедленно представить результаты работы. Создав в команде культуру, в которой все ценят соблюдение сроков и оперативное реагирование на ситуации, вы сможете меньше беспокоиться о конкретных сроках и проектах. Будьте последовательны в том, как вы цените продуктивность, общение и достижение целей, вместо того чтобы концентрироваться только на критических сроках.

2. Установите причины срочности

Убедитесь, что все понимают, почему срочность является основной ценностью вашей команды. Проводить открытые беседы о важности срочного мышления. Когда возникают особенно важные проекты, будьте прямолинейны и честны со своими коллегами о том, как вам нужно работать вместе и разделить ответственность за выполнение профессиональных ожиданий. Убедившись, что у всех одинаковые ожидания, вы дадите своей команде наибольшие шансы на успех.

3. Объясните положительные результаты предстоящей работы

Для каждого проекта опишите положительные преимущества, которые может получить каждый член команды, работая с учетом срочности. Объясните как групповые преимущества, так и индивидуальные вознаграждения, чтобы стимулировать индивидуальную мотивацию каждого члена команды. Выполнение контрактов с клиентами, достижение целей по производительности и получение бонусов - отличные стимулы для срочных действий. Вы также можете упомянуть о последствиях отставания от сроков, но не забудьте сбалансировать эту информацию с позитивным подкреплением.

4. Действуйте с намерением

Моделируйте поведение, которое вы хотите видеть в своей команде, и придерживайтесь тех же стандартов оперативного выполнения работы. Работайте над достижением целей проекта, быстро отвечайте на электронные письма и всегда сдавайте работу раньше срока. Легче побудить команду серьезно относиться к своей производительности, если они видят, что вы поддерживаете эти ценности в своем ежедневном поведении.

5. Отмечайте прогресс

Когда ваша команда выполняет или перевыполняет сроки, дайте позитивные подтверждения и отпразднуйте их успех. Предложение стимулов для соблюдения графика - отличный способ сформировать положительные привычки и сделать срочность позитивным аспектом рабочего места. Рассылка приятных сообщений по электронной почте или обмен небольшими вознаграждениями может поднять моральный дух всей команды и стимулировать продолжение срочной работы.

6. Установите растяжимые цели

После установления первоначальных сроков для проектов и результатов, установите более ранние растяжимые цели, чтобы стимулировать вашу команду к выполнению задач с дополнительным временем. Например, если проект должен быть сдан в пятницу, предложите всем сдать свои задания во вторник.

Если кто-то пытается выполнить задачу во вторник, но обнаруживает проблемы или нуждается в дополнительном времени, у него есть еще три дня на устранение неполадок и проверку своей работы. Растягивающиеся цели также дают членам вашей команды возможность корректировать свои приоритеты в зависимости от рабочей нагрузки, сохраняя при этом здоровое чувство срочности.

7. Четко определяйте сроки

Установите с командой четкие ожидания относительно сроков сдачи работы и регулярно напоминайте о них. Устранение путаницы относительно сроков сдачи проектов может помочь снизить стресс, связанный с работой, и одновременно подчеркнуть важность соблюдения графика и правильного управления временем. Вывешивайте важные сроки на видном месте, чтобы все могли их видеть, для пассивного напоминания о необходимости работы над предстоящими проектами.

8. Оценивайте KPIs во время контрольных проверок

Когда вы встречаетесь с членами команды, чтобы рассказать об их успехах, просмотрите ключевые показатели эффективности их работы, чтобы найти области для улучшения. Изучение измеряемых показателей поможет вам определить, уложится ли сотрудник в срок или ему потребуется дополнительная поддержка. Реалистичное отношение к KPI может мотивировать каждого члена команды либо поддерживать, либо увеличивать темп работы для своевременного достижения поставленных целей.

9. Будьте готовы оказать поддержку

Показывайте важность напряженной работы в постоянном темпе и одновременно поощряйте здоровую рабочую среду, регулярно предлагая свою поддержку. Каждый раз, когда вы напоминаете членам команды о сроках или просите их увеличить темп работы, объясните, что вы готовы помочь. Облегчайте доступ к ресурсам, делитесь своими стратегиями выполнения задач и подбадривайте членов команды, когда им приходится нелегко.

10. Приоритет эффективности во время собраний

Отличный способ показать важность срочности - уважать время каждого во время совещаний и рабочих мероприятий. Созывайте собрания только для обсуждения важных тем и составляйте подробную повестку дня, чтобы эффективно использовать время. Сосредоточившись на приоритетных темах во время встреч, вы покажете своей команде, что цените их время и хотите, чтобы они использовали свой рабочий день для приоритетного выполнения срочных задач. Это побуждает их правильно распоряжаться своим рабочим графиком, а также дает им дополнительное время для ранней сдачи проектов.

11. Аккуратно выполняйте последующие действия

Когда приближаются крайние сроки, отнеситесь к своей команде с пониманием и доброжелательностью. Понимая и сочувствуя загруженности каждого, вы можете позитивно подбодрить его. Если вы видите, что кто-то из членов команды не укладывается в сроки, предложите ему поддержку и решения. Будьте тверды в отношении серьезных сроков, но начинайте с упреждающих действий до наступления важных сроков.

12. Разберитесь в причинах пропущенных сроков

Когда люди в вашей команде пропускают сроки, встречайтесь с ними, чтобы определить, что стало причиной проблемы, и работайте над тем, чтобы предотвратить ее в будущем. Прямое устранение причины проблемы показывает, что вы привержены развитию здоровой и устойчивой культуры срочности. Это также поможет вашей команде понять, что у них есть поддержка и ресурсы, необходимые для поддержания быстрого темпа работы и не подвергаться выгоранию на рабочем месте.