Организационная схема - это иерархический инструмент, который обозначает роли внутри компании. Microsoft Excel - это программа электронных таблиц, которая может позволить вам создавать оргсхемы в цифровом формате. Изучение того, как построить оргсхему в Excel, поможет вам настроить информацию и легко распределить свою работу среди коллег. В этой статье мы рассмотрим определение оргсхемы и обсудим шаги и советы по созданию оргсхемы в Excel.
Что такое оргсхема?
Оргсхема - это диаграмма, которая объединяет информацию в стратегическую схему. Она часто включает фигуры и линии для отображения связей между различными элементами. На рабочем месте специалисты могут использовать оргсхемы для упрощения понимания сложных взаимоотношений, например, субординации в компании или делегирования задач между членами команды для проекта. Например, для коммерческого предложения вы можете создать оргсхему, чтобы проиллюстрировать количество сотрудников, подчиняющихся одному руководителю. Приложение под названием Microsoft Excel включает в себя функции, позволяющие создавать организационные диаграммы на компьютере.
Как создать оргсхему в Excel
Выполните следующие шаги, чтобы отформатировать организационную диаграмму в Excel:
1. Откройте чистый рабочий лист
Зайдите в программу электронных таблиц на своем компьютере и откройте совершенно новый документ. В меню в верхней части экрана перейдите на вкладку Вставка , которая откроет перед вами список вариантов. Далее нажмите на SmartArt, графический инструмент, позволяющий отображать информацию с помощью диаграмм. Выберите инструмент Иерархия и щелкните Организационная схема , что позволит вам просмотреть несколько шаблонов организационной схемы.
2. Выберите макет
Выберите формат оргсхемы, который лучше всего подходит вашей компании. Если в компании существует традиционная система подчинения, то вы можете использовать макет, в котором одна фигура находится в верхней части и представляет президента или главного исполнительного директора, а дополнительные ветви обозначают сотрудников среднего и низшего звена. Если у вас несколько членов команды высшего руководства, то вы можете выбрать макет с двумя фигурами в верхней части, чтобы показать, что сотрудники разделяют главные руководящие роли. После выбора формата шаблон может материализоваться на вашем экране.
3. Введите текст
Введите информацию в графы, чтобы представить организационную иерархию. Начните с ячейки в верхней части диаграммы. Введите название должности специалиста, который руководит другими сотрудниками компании. Далее перейдите к средним уровням. Подумайте о сотрудниках, которые занимают более высокие должности, но все еще подчиняются высшему руководству. Наконец, напишите названия должностей сотрудников низшего звена, которые подчиняются менеджерам среднего звена и высшему руководству. Рядом с диаграммой появится текстовая панель для отслеживания слов, которые вы вводите в фигуры.
Например, предположим, что в вашей компании есть три основных руководителя, которыми являются исполнительный директор, финансовый директор и операционный директор. Поскольку они занимают самые высокие должности, напишите их имена в трех верхних прямоугольниках. У каждого сотрудника есть работник, которым он непосредственно руководит. В форме под исполнительным директором вы указываете его помощника, и то же самое вы делаете для помощников финансового директора и операционного директора. Помощники также являются руководителями своих отделов, поэтому в нижних прямоугольниках на диаграмме указываются названия должностей помощников.
4. Добавьте поля
Добавьте дополнительные прямоугольники к вашей оргсхеме, если вы считаете это необходимым. Предположим, что шаблон, предоставленный Excel, недостаточно содержателен для учета внутренней структуры вашей компании. Вы можете прикрепить к диаграмме больше фигур и ввести больше текста, чтобы получить более точное визуальное представление.
Щелкните на прямоугольнике, в который нужно добавить ответвления. В разделе Инструменты SmartArt выберите вкладку Дизайн . Затем нажмите кнопку Добавить форму нажмите кнопку, и на экране появится новый прямоугольник в нужном вам порядке. Вы можете использовать текстовую панель для ввода названия должности сотрудника в дополнительной форме.
5. Настройте цвета
Настройка цвета позволяет сделать так, чтобы ваша оргсхема соответствовала цветовой тематике вашей организации. На вкладке Дизайн в разделе Инструменты SmartArt также есть возможность изменить цвета. Возможно, будет полезно использовать разные цвета для каждого уровня сотрудников или отделов компании. Например, вы можете выделить синим цветом финансовый отдел, который курирует финансовый директор, а зеленым - отдел маркетинга, который курирует исполнительный директор.
На вкладке Дизайн выберите раздел Стили SmartArt , чтобы добавить градиенты и заливки к формам вашей организационной диаграммы, что может сделать выбранные вами цвета более определенными.
Советы по созданию оргсхемы в Excel
Просмотрите следующие советы для получения дополнительной информации об использовании Excel для создания оргсхемы:
Ограничьте данные
Ограничение информации на вашей оргсхеме может облегчить читателям интерпретацию рангов компании. Избегайте включения слишком большого количества фигур, которые могут сделать диаграмму перегруженной. Вместо этого выберите простой макет, который позволит сотрудникам с первого взгляда определить взаимосвязи на рабочем месте. Может быть полезно использовать общие термины, особенно если в вашей организации есть несколько специалистов на одном уровне иерархии.
Например, если в одном отделе 10 руководителей среднего звена, подумайте о том, чтобы включить одну фигуру для представления этого уровня. Аудитория может определить связь между средним уровнем и более высокими или низкими уровнями, и их не отвлекает множество фигур, которые, по сути, означают одно и то же.
Используйте четкие формулировки
Еще один способ сохранить читабельность оргсхемы - использовать прямолинейный язык. Как правило, текст на формах включает имя и должность сотрудника. Однако некоторые названия должностей могут быть длинными или сложными, что потребует уменьшить размер шрифта, чтобы все слова поместились на прямоугольнике. Рассмотрите возможность сокращения длинных названий для целей диаграммы. Например, если должность одного сотрудника называется Внутренний копирайтер Руководитель группы, затем вы можете сократить его до Руководитель группы чтобы все же представить ранг должности меньшим количеством слов.
Четкая формулировка может также означать использование аббревиатур, которые сотрудники могут легко определить. Учитывайте точку зрения людей, читающих вашу оргсхему. Такие аббревиатуры, как генеральный директор, финансовый директор и операционный директор, могут быть универсальными, но сокращенные названия, характерные только для вашей организации, могут быть сложнее для понимания новыми сотрудниками или потенциальными инвесторами. Решая, какой текст напечатать, подумайте о фразах, которые могут точно обозначить роль сотрудника и при этом достаточно лаконичны и просты, чтобы передать их значение.
Используйте стратегическую персонализацию
Добавление цветов и глубины в вашу оргсхему может повысить ее эстетическую привлекательность, но важно, чтобы читатели по-прежнему могли видеть ваше сообщение. Выбирайте такие настройки, которые дополняют макет, не нарушая цели документа.
Например, чтобы диаграмма оставалась читабельной, вы можете изменить цвета прямоугольников, а остальную часть шаблона оставить без изменений. Если вы хотите изменить текстуру фигур, то рассмотрите возможность использования шаблона, что может означать выделение одной фигуры для одного раздела диаграммы. После завершения настройки просмотрите структуру диаграммы, чтобы убедиться, что связи между фигурами по-прежнему находятся на переднем плане дизайна.
Зачем использовать Excel для создания оргсхемы?
Вот три причины рассмотреть возможность использования Excel для создания оргсхемы:
Совместное использование оргсхемы в цифровом виде
Цифровой файл оргсхемы может позволить вам более беспрепятственно делиться своей работой с коллегами. Вы можете прикрепить файл к электронному письму, чтобы ваши коллеги могли получить доступ к диаграмме и просмотреть ее. Выберите формат, совместимый с другими приложениями на ваших рабочих компьютерах.
Например, экспорт оргсхемы в формат PDF может быть полезен, если получатели еще не загрузили Excel на свои компьютеры, в то время как сохранение в файл XLS может облегчить им внесение изменений в программе. При использовании цифровых файлов вы также можете хранить оргсхему в базах данных, что позволяет легко ссылаться на нее в случае необходимости.
Редактирование данных на оргсхеме
Excel имеет функции редактирования, что позволяет вам легко изменить структуру диаграммы и информацию, которую вы первоначально включили в нее. Регулярное редактирование поможет вашей команде быть в курсе изменений в организации. Например, если вы нанимаете нового менеджера, вы можете легко добавить его имя в оргсхему и стереть имя бывшего сотрудника. Вы также можете сохранить изменения в документе внутри программы.
Создание шаблона
Шаблон представляет собой стандартную структуру оргсхем для вашей компании. С помощью Excel вы можете отформатировать диаграмму по своему вкусу и сохранить ее, распространив среди коллег, чтобы они могли легко ввести свои собственные данные. Добавьте цвета и шрифты, которые соответствуют организационной культуре. Вы также можете создать шаблон, чтобы каждый сотрудник интерпретировал данные одинаково, что может улучшить процессы коммуникации.
- indeed.com
Поделиться
