Описание изображения
Человек работает на своем ноутбуке, сидя за общим столом на рабочем месте в офисе.
Письмо с просьбой об отпуске - это ваша возможность попросить у работодателя конкретные даты отдыха от работы. Эффективное письмо с просьбой информирует работодателя о ваших планах по обеспечению выполнения или покрытия работы, а также о том, когда вы будете отсутствовать на работе и вернетесь на нее. Вы можете написать четкое, лаконичное и информативное письмо с просьбой о предоставлении отпуска, которое будет способствовать общению и доверию между вами и вашим работодателем.
В этой статье мы обсудим, почему это письмо важно, покажем, как написать эффективное письмо, и предоставим образцы, которые помогут вам начать работу.
Почему важно написать письмо с просьбой об отпуске?
Важно написать электронное письмо с просьбой об отпуске, чтобы получить одобрение руководителя на отгул. Запросив отгул задолго до отпуска, вы дадите своей команде дополнительное время, чтобы обеспечить выполнение работы, когда вас не будет в офисе. Полезно изложить свою просьбу в письменном виде на случай, если вам, вашему руководителю или Отделу персонала понадобится сослаться на нее в дальнейшем.
Как написать письмо с просьбой об отпуске
Чтобы сохранить профессионализм на рабочем месте и обеспечить соблюдение правил предоставления отгулов, принятых в вашей компании, вы можете предпринять несколько шагов при написании эффективного письма с просьбой об отпуске. Ниже приведены шаги по написанию электронного письма с просьбой об отпуске:
1. Напишите короткую, прямую тему письма
Тематические строки - это первое впечатление получателя о вашем письме. Для запроса на отпуск по электронной почте напишите короткую строку, в которой укажите общую цель вашего сообщения и даты, связанные с вашим запросом. Если вы работаете в крупной компании, подумайте о том, чтобы также написать свою фамилию в теме письма, чтобы получатель мог быстро определить, кто и когда просит отгул.
2. Изложите цель вашего письма
После приветствия адресата, в первой строке письма прямо укажите, что вы пишете с просьбой о предоставлении отгула. Вы можете использовать утверждение, если вы уже говорили с вашим руководителем о вашей просьбе, или вы можете сформулировать свою цель как вопрос, если вы впервые обсуждаете эту просьбу по электронной почте. Спросить своего руководителя или работодателя, разрешат ли они вам взять отпуск, - это профессиональная вежливость, которая показывает ваше уважение к их времени.
3. Укажите даты, на которые вы просите отпуск
В первой строке или первом коротком абзаце электронного письма обязательно укажите даты, на которые вы просите отгул. Убедитесь, что даты совпадают с датами, указанными в теме письма, чтобы обеспечить ясность. Этот шаг поможет поддержать четкую коммуникацию по поводу вашего заявления и предоставить работодателю точную документацию.
Если ваша компания придерживается политики начисления оплачиваемых отгулов, вы также можете упомянуть, сколько часов вы будете отдыхать. Этот элемент может показать, что вы понимаете, как эта просьба влияет на ваше оставшееся оплачиваемое время, и поможет вашему работодателю обновить эту информацию.
4. Укажите, почему вы берете отгул
Хотя это необязательно, упоминание причины вашего отпуска может помочь в точном документировании вашего отпуска. Это может позволить вашему работодателю узнать, что вы берете отпуск, но если вы берете отгул по другой личной причине, предоставление ссылки на эту причину может помочь вашему работодателю лучше понять цель вашей просьбы. Этот шаг может помочь вашему руководителю или работодателю принять решение об одобрении вашего отгула.
5. Обсудите, как вы готовитесь к отгулу
Во второй части - часто во втором коротком абзаце вашего электронного письма - предоставьте подробную информацию о задачах, которые вы выполняете, работе, которую вы делегируете, и других способах, которыми вы готовите свою команду и другие соответствующие стороны к вашему отпуску. Этот шаг показывает вашу приверженность успеху организации во время вашего отсутствия и гарантирует, что ваш работодатель понимает всю степень влияния вашего отсутствия на эффективность работы.
Перечислите проекты и задачи, над которыми вы работаете, что вы рассчитываете закончить и когда, а также кому вы будете поручать свою работу на время вашего отсутствия. Если у вас есть нерешенные задачи, сообщите о них работодателю, чтобы он мог спланировать и делегировать работу соответствующим образом.
6. Оставайтесь доступным для вопросов
В конце письма разрешите работодателю или руководителю связаться с вами для получения дополнительной информации и подтверждения решения по вашему запросу. Этот элемент является профессиональной вежливостью, которая также способствует четкому и открытому общению между вами и вашим работодателем.
Советы по составлению заявления на отпуск по электронной почте
Если вы планируете взять отгул и составляете заявление на отпуск по электронной почте, продумайте эти шаги:
Изучите политику вашей компании в отношении отпусков
В компаниях могут быть самые разные правила предоставления отпусков и отгулов. Прежде чем подавать заявление на отгул, убедитесь, что вам понятна политика компании в отношении отпусков. Если в вашей компании нет письменной политики, спросите своего руководителя или Отдел персонала о наилучшей или предпочтительной практике. Если ваша компания придерживается политики начисления оплачиваемых отгулов, узнайте, сколько оплачиваемых и неоплачиваемых дней вы можете использовать, чтобы знать, сколько отгулов вы можете запросить.
Выбирайте даты с максимально возможным предварительным уведомлением
Просить об отгуле следует как минимум за два месяца. Некоторые организации могут требовать определенное количество дней, недель или месяцев при подаче заявления на отпуск. Для получения отпуска в популярные периоды отпусков, например, летом или во время зимних каникул, уведомите работодателя еще больше.
Просьба об отгуле с максимально возможным уведомлением может показать вашему руководителю, что вы ответственно подходите к просьбе, и заверить его, что у вас есть достаточно времени, чтобы спланировать, как будет выполняться работа в ваше отсутствие.
Найдите удобные даты
Если возможно, учитывайте график работы при выборе даты отпуска. Старайтесь планировать отгулы в периоды затишья в работе, после завершения крупных проектов и с учетом графиков членов вашей команды. Эта стратегия поможет вам выбрать наиболее удобное время.
Сначала обратитесь лично к своему руководителю или работодателю
Лучше всего обсудить вашу потенциальную просьбу лично, чтобы дать работодателю представление о том, когда вы планируете взять отгул. В этом разговоре вы можете поинтересоваться их предпочтениями относительно дат, продолжительности, альтернативных вариантов работы и того, как лучше подготовиться к вашему отсутствию.
Отправьте последующее электронное письмо
После очной беседы вы можете отправить запрос на отпуск по электронной почте в качестве последующего сообщения, чтобы подтвердить детали и изложить свою просьбу в письменном виде. Этот шаг поможет вам обновить информацию о вашем отпуске, если что-то изменится.
Отправьте напоминание по электронной почте
Вы также можете отправить письмо-напоминание работодателю и своей команде перед началом отпуска. Это электронное письмо может дать им знать о вашем процессе обеспечения завершения или покрытия всей работы и о том, к кому обращаться в ваше отсутствие.
Примеры электронных писем с просьбой об отпуске
Вот несколько образцов писем с просьбой о предоставлении отпуска и проект письма-напоминания, которые помогут вам начать работу:
1. Неофициальное письмо с просьбой об отпуске
Тема: Просьба об отпуске с 1 по 15 июня
Привет, Жан,
Я хотела бы попросить предоставить мне отпуск с понедельника, 1 июня, по вторник, 15 июня. Я буду путешествовать, чтобы навестить своих родителей, используя время семейного отпуска.
Пока я буду отсутствовать, со мной можно будет связаться по электронной почте по моему рабочему адресу smith@email.com, но не по телефону. Как мы уже обсуждали, моя команда согласилась подстраховать меня на время моего отсутствия, и я завершу свой проект после возвращения к 1 августа.
Спасибо,
Эми Смит
2. Официальное письмо с просьбой об отпуске
Тема: Смит - Заявление на отпуск 1-15 июня
Уважаемая г-жа. Gonzales,
Это письмо является официальным запросом на недельный отпуск с понедельника, 1 июня, по вторник, 15 июня. Я вернусь в офис в среду, 16 июня.
Все проекты, над которыми я работаю, будут завершены до моего отъезда. Моя команда согласилась взять на себя мои обязанности на время моего отсутствия. Руководитель моей команды одобрил мою просьбу об отпуске (письмо с одобрением от нее прилагается).
Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, со мной можно связаться по моему рабочему адресу электронной почты, smith@email.com, или по телефону 1-555-445-5454. Пока я буду отсутствовать, я не смогу регулярно проверять свою электронную почту, но в случае срочной необходимости со мной можно связаться по номеру мобильного телефона.
Спасибо, что рассмотрели мою просьбу.
Best,
Эми Смит
3. Электронное письмо с напоминанием об отпуске
Тема: Напоминание - отпуск Смит, 1-15 июня
Дорогой Джин,
Я просто хотел напомнить вам, что, согласно нашему разговору в прошлом месяце, меня не будет в офисе с понедельника, 1 июня, по вторник, 15 июня.
Как мы уже обсуждали, моя коллега ЛеАнна Жирар будет замещать меня во время моего отсутствия. Мы завершили наш командный проект раньше запланированного срока, поэтому я смогу передать вам все необходимые документы к следующей неделе.
И снова я буду доступна по электронной почте smith@email.com если вам или кому-либо из команды нужно связаться со мной. Спасибо.
Лучше всего,
Эми Смит
- indeed.com
Поделиться
