Как сделать объявление о смене руководства

Лидерские позиции в компаниях могут меняться по разным причинам. Независимо от того, повысили ли вы нынешнего сотрудника, наняли нового или проводите реструктуризацию организации, важно понимать, как осуществить профессиональную смену руководства.

В этой статье мы обсудим, что такое объявление о смене руководства и когда вы можете захотеть сделать такое объявление, а также приведем советы и пример, которые помогут вам подготовить объявление о смене руководства.

Что такое объявление о смене руководства?

Объявление о смене руководства - это сообщение, которое уведомляет сотрудников о смене руководства в компании. Менеджеры, руководители компаний и специалисты по кадрам (HR) часто объявляют о смене руководства, отправляя сотрудникам по электронной почте обновленную информацию. Предоставление вашему коллективу объявления о смене руководства при приеме на работу нового лидера, повышении сотрудника на более высокий уровень или уходе менеджера из компании поможет вам задать позитивный тон и поддержать профессиональную рабочую атмосферу.

Почему следует объявить о смене руководства?

Вы можете сделать объявление о смене руководства, если менеджер или видный руководитель команды покидает вашу компанию, а вы наняли нового человека на его место. Смена руководства также часто происходит, когда организация реструктуризируется, приобретается, проводит масштабные изменения в политике или создает новую должность. Уведомление сотрудников о смене руководства может предоставить им информацию, необходимую для успешного выполнения работы, например, контактную информацию нового руководителя и первый день работы.

Представление нового руководителя вашей команде может также помочь им почувствовать себя желанными гостями, дать сотрудникам возможность пообщаться друг с другом и задать позитивный тон.

Как сделать объявление о смене руководства

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять для составления профессионального объявления о смене руководства:

1. Выберите свой метод общения

Хотя менеджеры, руководители и HR-специалисты обычно сообщают о смене руководства в письменном виде, существует несколько различных методов, которые вы можете выбрать для распространения своего объявления. Некоторые методы, которые вы можете рассмотреть, включают электронное письмо, внутренний информационный бюллетень, физическую памятку или сообщение на платформе внутренней коммуникации, которую использует ваша компания.

Определите основной способ коммуникации в вашей компании, чтобы убедиться, что ваша команда увидит объявление о смене руководства, когда вы отправите его им. Если вы представляете в компании нового руководителя, вы можете подумать о том, чтобы завести для него учетную запись электронной почты или предоставить ему доступ к каналу связи до отправки объявления о смене руководства, чтобы он мог взаимодействовать с вашей командой.

2. Определите свою аудиторию

Прежде чем приступить к составлению письма с объявлением о смене руководства, подумайте, кого необходимо уведомить. Если вы работаете в небольшой компании, возможно, будет уместно отправить сообщение по электронной почте всему коллективу, чтобы каждый получил необходимую информацию. Однако если вы работаете в крупной корпорации, вам может потребоваться проинформировать об изменениях только конкретный отдел. Потратив время на определение того, кому вы планируете отправить свое письмо, вы сможете разработать более персонализированное объявление о смене руководства.

3. Напишите четкий тематический заголовок

Заголовок темы вашего объявления должен быть простым и прямым, чтобы получатели имели представление о том, о чем может быть ваше сообщение, прежде чем открыть его. Некоторые тематические заголовки, которые следует рассмотреть, включают:

• Приветствуя [имя сотрудника] в [название отдела]

• Представляем нашу новую [название должности]!

• Приветствуем [имя сотрудника] в качестве нашего нового [название должности]

Старайтесь, чтобы ваша тема сообщения не превышала 50 символов, чтобы оптимизировать ее для мобильных устройств. Некоторые устройства, такие как смартфоны или планшеты, могут отсекать тему письма, если она слишком длинная, так что это может гарантировать, что все члены вашей команды получат достаточно информации, чтобы определить, о чем письмо, прежде чем открыть его.

4. Обращение к вашей команде

Постройте свое объявление о смене руководства как письмо, обратившись к адресатам в первой строке. Вы можете персонализировать свое сообщение, обратившись к конкретной команде или отделу, которым вы отправляете электронное письмо. Если необходимо уведомить всего несколько сотрудников, можно обратиться к ним по имени. Некоторые примеры, которые вы можете использовать, включают:

• Здравствуйте, коллектив [название компании]

• Доброе утро [отдел]

• Добрый день Тина, Эмили и Пол

5. Кратко объясните изменения

Используйте первый абзац вашего письма, чтобы сообщить, в чем заключается смена руководства. Укажите имя нового руководителя, его должность и отдел, к которому он относится. Вы также можете включить краткое предложение о сотрудниках, которые могут покинуть компанию. Если сотрудник покидает компанию, постарайтесь сохранить позитивный тон, поблагодарив его за работу и пожелав ему удачи на следующем месте работы.

Наконец, включите любую важную информацию, о которой ваша команда должна знать, например, дату окончания работы сотрудника или дату начала работы нового руководителя. Четкое указание изменений в начале сообщения поможет вам убедиться, что все понимают, о чем идет речь в вашем объявлении. Некоторые примеры письма-объявления о смене руководства включают:

• Я рад сообщить, что [имя сотрудника] присоединится к нашей команде в [дата начала работы] в качестве нового [название должности].

• Пожалуйста, присоединяйтесь ко мне и поздравьте [имя сотрудника] с выходом на пенсию, который начинается [последний день работы]. Мы благодарны за всю тяжелую работу и преданность [имя сотрудника] в течение последних 10 лет. Чтобы помочь нам с этим переходом, мы рады приветствовать [имя нового сотрудника] в нашей команде в качестве нового [название должности].

• Я пишу, чтобы поделиться новостью о том, что [имя сотрудника] принял предложение о работе в другой компании. Мы желаем [имя сотрудника] всего наилучшего в его будущих карьерных начинаниях и с радостью приветствуем [имя нового сотрудника] в нашей команде в [дата начала работы].

• Я рад сообщить, что мы наняли нового сотрудника [название должности], который присоединится к нашей команде в [дата начала работы].

6. Представьте нового руководителя

Далее представьте нового члена вашей команды, указав его имя и предоставив некоторые подробности о его опыте работы, образовании и биографии. Это отличная возможность подчеркнуть навыки, опыт и квалификацию нового руководителя. Некоторые сведения о новом члене команды можно включить в этот раздел:

• Название предыдущего работодателя

• Последнее место работы

• Ученые степени, лицензии и сертификаты

• Годы опыта

• Награды и почести

• Ключевые достижения

Обмен информацией о новом руководителе поможет вашей команде установить с ним контакт и узнать больше о его биографии. Это также поможет новому руководителю почувствовать себя желанным гостем и даст ему возможность познакомиться со всеми.

7. Предоставьте соответствующую информацию

В следующем разделе укажите всю необходимую информацию, которую ваша команда должна знать, чтобы эффективно выполнять свою работу. Вы можете указать, кто из сотрудников войдет в команду нового руководителя, какие основные должностные обязанности или проекты будут в ведении нового руководителя. Если на вашем рабочем месте есть выделенные офисы, вы также можете уведомить сотрудников о том, какое место вы выделили для нового руководителя. Вы также можете использовать этот раздел, чтобы уведомить коллектив о запланированных изменениях.

8. Завершите ваше сообщение

Завершите свое объявление о смене руководителя позитивным заявлением, профессиональным заключением, своим именем и должностью. Например, вы можете упомянуть, что с нетерпением ждете начала работы с новым руководителем или что вы рады будущему компании. Заключительная часть письма очень важна, поскольку она задает окончательный тон вашему сообщению. Вы можете включить некоторые профессиональные заключительные слова:

• Искренне

• С уважением

• Добрые пожелания

• Спасибо

• С уважением,

Пример

Вот пример письма с объявлением о смене руководства, который вы можете использовать в качестве образца при создании своего собственного:

Тема письма: Представляем нашего нового менеджера по маркетингу клиентов!

Здравствуйте, команда,

Я рад сообщить, что мы заполнили нашу открытую вакансию в команде руководителей. Вильма Баррон присоединится к нам в качестве нового менеджера по маркетингу клиентов в понедельник, 18 мая. Приглашаем вас помочь нам принять Вильму в команду, присоединившись к нам на вечеринку с пиццей в 12:00 в тот же день.

Вилма имеет более 15 лет опыта в управлении маркетингом потребителей и ранее была директором по маркетингу потребителей в компании P&A Industries. Она также имеет большой опыт работы в социальных сетях и цифровом маркетинге, а также в телевизионной и радиорекламе. До работы в компании P&В течение шести лет Вилма руководила PR-командой в местном агентстве.

Имея двойную степень в области маркетинга и управления бизнесом, Вильма обладает знаниями, навыками и опытом работы в отрасли, чтобы повысить общую эффективность нашего отдела маркетинга и помочь нам привлечь новых клиентов.

Мы с нетерпением ждем возможности лично познакомить вас с Вильмой на следующей неделе!

Искренне,

Боб Рэндалл
Вице-президент
Best Beverage Solutions, Inc.

Советы по эффективному объявлению о смене руководства

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам сделать эффективное объявление о смене руководства:

• Сначала уведомите ключевых руководителей компании. Прежде чем отправить объявление о смене руководства своей команде или целому отделу, подумайте о том, чтобы уведомить ключевых лидеров в вашей компании. Вооружите других менеджеров необходимой информацией, чтобы они могли ответить на любые вопросы сотрудников, которые могут возникнуть в связи с изменениями.

• Оставайтесь позитивными. Поддержание позитивного тона на протяжении всего объявления о смене руководства поможет вам снять любой стресс или беспокойство, которые могут возникнуть у вашей команды. Сосредоточьтесь на решениях и преимуществах, которые дает смена руководства.

• Персонализируйте свое сообщение. Хотя ссылка на шаблон может помочь вам обеспечить включение всех необходимых деталей, персонализация вашего сообщения очень важна, поскольку она показывает вашей команде, что вам не все равно. Найдите время, чтобы поблагодарить сотрудников, которые покидают компанию, за проделанную ими работу и поздравить новых сотрудников или сотрудников, получивших повышение, с их руководящей должностью.

• Рассмотрите возможность включения фотографии. Если вы представляете коллективу нового лидера, попросите его прислать профессиональную фотографию, которую можно включить в объявление о смене руководства. Это может помочь вашей команде наладить контакт с новым руководителем и произвести хорошее первое впечатление.

• Действуйте быстро. Как можно скорее сообщите своим сотрудникам о смене руководства, чтобы они узнали об этом непосредственно от вас и имели достаточно времени для подготовки. Это также может гарантировать, что они располагают правильной информацией, и задать профессиональный тон дальнейшим действиям.

• Проявите сочувствие. Важно учитывать чувства вашей команды во время смены руководства, особенно если лидер покидает компанию или происходит значительная организационная реструктуризация. Практикуйте активное слушание, чтобы показать сотрудникам, что они вам небезразличны.

• Проверьте ваше сообщение. Прежде чем отправить объявление о смене руководства своей команде, найдите время на корректуру, чтобы убедиться, что в нем нет орфографических и грамматических ошибок. Дважды проверьте написание имен, должностей и дат, чтобы убедиться, что информация, которую вы включили, верна.

• Разрешить вопросы. У вашей команды могут возникнуть вопросы о том, что означает смена руководства для их отдела, компании или их конкретной должности. Выделите время, чтобы ответить на их вопросы и предоставить им необходимую информацию, чтобы они чувствовали себя комфортно в связи с переменами.