Многие деловые отчеты содержат ссылки и опираются на информацию из других источников или документов. Возможность прикрепления внешних документов к отчету Microsoft Excel может повысить эффективность и читабельность вашей электронной таблицы. Обучение эффективному использованию этой функции может помочь вам создавать более полные, информативные отчеты. В этой статье мы обсудим, как прикреплять файлы в Excel, включая определение встроенных объектов, четыре метода вставки вложений и советы по навигации в Excel.
Что такое встроенный объект в Excel?
В листе Excel встроенный объект - это файл или объект из другого источника программного обеспечения. Таким объектом может быть PDF, документ или ссылка. Вы можете создать эти элементы отдельно от листа Excel и прикрепить их в качестве внешних источников. Встроенный объект - это документ, который при необходимости может работать независимо от файла Excel. Встраивание объекта вместо вставки или связывания создает динамическую связь между документами и позволяет изменять встроенный объект в исходной программе и видеть изменения в документе Excel.
Когда вставлять вложения в Excel
Существует несколько обстоятельств, при которых вы можете прикрепить файл к своей электронной таблице, в том числе:
Ссылка на другие наборы данных
Прикрепление внешнего источника к вашей рабочей книге Excel помогает сравнивать и ссылаться на данные из других отчетов. Встраивание других наборов данных включает данные в исходный документ. Затем вы можете использовать функции Excel для ссылки, расчета и сравнения значений на каждом листе.
Представление рабочей тетради или отчета
При представлении рабочей книги или отчета на совещании встраивание файлов в лист Excel может сделать их легкодоступными и позволить делать заметки на оригинальных документах. Наличие встроенных или связанных соответствующих отчетов, инструкций и фотографий позволяет открывать их, не выходя из открытого документа. Размещение всех документов непосредственно в отчете также позволяет сохранить их упорядоченность и обеспечить легкий доступ к ним всем, кто просматривает документ Excel.
Добавление отсканированных документов
Некоторые документы, такие как отчеты о расходах и бюджетные планы, объединяют множество материалов. Квитанции, отчеты о расходах и графики можно добавить в рабочую книгу Excel в формате PDF. Это позволяет организовать все материалы в одном документе и защищает PDF от изменения или компрометации.
Как прикрепить файл в Excel
Ниже описаны четыре способа прикрепления файлов в листе Excel:
Прикрепление существующего файла
Чтобы прикрепить существующий файл, выполните следующие действия:
-
Выберите ячейку.
-
Нажмите кнопку Вставить вкладка.
-
Выберите Объект в Текст меню.
-
Выберите Создать из файла.
-
Найдите файл.
-
Щелкните OK для размещения файла.
Создание нового файла
Чтобы создать новый файл, выполните следующие действия:
-
Выберите ячейку.
-
Щелкните Вставить.
-
Выберите Объект из Текст меню.
-
Выберите Создать новый.
-
Выберите тип файла из списка.
Ссылка на файл
Если вы хотите сделать ссылку на файл, вот какие шаги вы можете предпринять:
-
Выберите ячейку.
-
Щелкните Вставить.
-
Выберите Объект из Текст меню.
-
Выберите Создать из файла.
-
Проверьте Ссылка на файл поле.
Прикрепление рабочего листа Excel
Чтобы прикрепить рабочий лист Excel, выполните следующие действия:
-
Выберите ячейку.
-
Нажмите Вставить под Ячейки в разделе Главная меню.
-
Выбрать Вставить лист.
-
Просмотреть существующие файлы или выберите Создать новый.
-
Нажмите OK чтобы вставить файл на лист.
Типы файлов, которые можно вставлять в качестве встроенных объектов
В Excel есть возможность прикреплять различные документы к вашим электронным таблицам, чтобы оптимизировать их и помочь вам создавать более полные документы. Некоторые типы файлов, которые можно прикрепить, включают:
PDF-файлы
PDF - это электронное изображение текста и информации. Файлы PDF работают без программного обеспечения или операционных систем, а вставка их в файл Excel позволяет включать фотографии, отсканированные документы и другую информацию. PDF также обеспечивает простой и универсальный доступ к документам, поскольку не требует от пользователей специальной системы или пароля.
презентации PowerPoint
Вставка презентаций PowerPoint в рабочие книги Excel позволяет привести данные или дополнить отчеты дополнительным контекстом. Если в отчете используются данные организации или правительственного агентства, подготовленные в PowerPoint, вставка этого документа в лист может помочь обеспечить предоставление наиболее точной и актуальной информации в ваших отчетах. Ссылка на файл PowerPoint также может позволить вам легко показать графики или видео, которые соответствуют вашим данным.
документы Word
Вы можете вставить документ Word в лист Excel для ввода существующих данных, заметок или рекомендаций, относящихся к отчету Excel. Если клиент присылает информацию в документе Word, ссылка или вставка в электронную таблицу может сэкономить вам время и усилия на расшифровку или перевод информации в формат Excel. Вставка информации из документа Word вместо ее вставки позволяет отразить на листе Excel все изменения, обновления и правки исходного документа.
Другие файлы Excel
Включение одного файла Excel в другой позволяет сравнивать и просматривать данные из обоих источников и документов. Импорт файла Excel в новую рабочую книгу Excel дает возможность подключать, организовывать и вычислять данные, соответствующие отчетам. Прикрепление файлов Excel в рабочей книге также помогает объединить отдельные отчеты в общий обзор информации.
Советы по вложению файлов в Excel
Вот несколько советов, которые можно использовать при вложении файлов в лист Excel:
-
Использовать комбинацию клавиш для Вставить вкладка. Нажатие кнопки Alt и N клавиши в то же время открывают Вставка вкладка в Excel. Поместите курсор в ячейку, куда вы хотите прикрепить файл, и используйте эту комбинацию клавиш, чтобы открыть файл Вставить меню опций быстрее.
-
Используйте комбинацию клавиш для Вставить гиперссылку диалог. Нажатие Управление и K одновременно открывается диалоговое окно гиперссылки. Введите ссылку и якорный текст в этом диалоговом окне и нажмите кнопку OK вставляет гиперссылку в выбранную ячейку.
-
Переименовать файлы. После прикрепления файлов и во время редактирования электронной таблицы можно переименовывать файлы. Изменение имени файла на что-то конкретное о том, что он включает, может помочь вам организовать ваши документы и позволить другим зрителям найти информацию.
-
Выберите Отобразить как значок окно. При прикреплении файла в Excel по умолчанию отображается первая страница документа, который вы прикрепили к листу. Выбор Отобразить в виде значка установите флажок в поле Вставьте диалоговая страница создает иконку для документа, которая занимает меньше места и может помочь вам делать более наглядные электронные таблицы.
- indeed.com
Поделиться
