Как написать рекомендательное письмо: полное руководство для руководителей

В роли руководителя вы, вероятно, сталкивались с ситуацией, когда вам необходимо было написать рекомендательное письмо для коллеги. Эти письма играют решающую роль в поиске работы, демонстрируя будущим работодателям успешный опыт кандидата.

В этой статье мы разберемся, что такое рекомендательное письмо, какие элементы в нем важны и как написать его эффективно. Мы также предоставим шаблон и пример для вашего удобства.

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это документ, где вы описываете профессиональные качества, навыки и достижения сотрудника за время его работы в вашей компании. Обычно его пишут руководители, HR-специалисты, менторы и супервайзеры. Такое письмо помогает потенциальному работодателю оценить способность кандидата выполнять задачи на новой должности.

Важно быть честным и объективным, опираясь на ваш опыт работы с сотрудником. Рекомендательные письма могут использоваться кандидатом для размещения на личных сайтах, создания онлайн-портфолио или в процессе подачи заявлений на аренду жилья или ипотеку. Вне зависимости от цели, письмо должно подтверждать опыт сотрудника и его вклад в компанию.

Что необходимо включить в рекомендательное письмо:

1. Ваши отношения с сотрудником:

• Укажите, как давно вы знакомы с сотрудником, как вы взаимодействовали профессионально (были ли вы его менеджером или руководителем) и были ли у вас личные отношения.

2. Продолжительность работы сотрудника в компании:

• Укажите, сколько времени сотрудник проработал в вашей компании. Это покажет, сколько у вас было времени для оценки его способностей.

3. Подтверждение соответствия сотрудника должности:

• Укажите конкретные причины, почему сотрудник идеально подходит для должности, и подтвердите их примерами. Опишите проекты, в которых он участвовал, и как эффективно справился с задачами. Расскажите о его навыках и характере, используя анекдоты, демонстрирующие его успехи в роли.

4. Ваша контактная информация:

• Укажите свою должность, дату написания письма и контактную информацию менеджера по найму в вашей компании.

Как написать рекомендательное письмо:

1. Изучите резюме сотрудника:

• Перед написанием письма ознакомьтесь с актуальным резюме сотрудника, чтобы полностью понять его достижения, навыки и компетенции, которые связаны с желаемой должностью. Если у вас нет его резюме, попросите его прислать вам копию.

2. Используйте деловой формат:

• Придерживайтесь делового формата письма, чтобы оно выглядело профессионально. Изучите примеры и шаблоны рекомендательных писем в интернете.

3. Включите контактную информацию вверху письма:

• Укажите свое полное имя, должность, компанию и контактную информацию.

4. Начните с профессионального приветствия:

• Используйте стандартное приветствие, например, Кому это может быть интересно, или обратитесь к получателю по имени, если вам известна эта информация.

5. Представьте себя в вступительном абзаце:

• Опишите свою должность в компании, продолжительность работы в ней и ваши отношения с кандидатом.

6. Подробно расскажите о сотруднике в основной части:

• В основной части письма подробно опишите опыт и навыки сотрудника, подтверждающие его способность успешно выполнять задачи на новой должности. Включите:

• Название должности сотрудника в вашей компании.

• Период работы в вашей организации.
• Обоснование соответствия навыков и квалификации сотрудника требованиям должности.
• Выделите особые качества сотрудника, которые делают его ценным кандидатом.
• Опишите заметные достижения или награды, полученные во время работы в компании.
• Приведите конкретные примеры того, как сотрудник продемонстрировал необходимые навыки или черты характера.
• Поясните, почему вы рекомендуете сотрудника для данной должности.

7. Сформулируйте заключительный абзац:

• Подтвердите уверенность в способности сотрудника успешно выполнять задачи на новой должности. Вы можете добавить, каким образом он будет полезен компании, и снова выразить уверенность в его способностях. Укажите, что получатель может связаться с вами при необходимости.

Советы по написанию рекомендательного письма:

• Не бойтесь отказать: Если вы не можете написать положительное рекомендательное письмо, откажитесь от этой задачи. Посоветуйте сотруднику обратиться к другому человеку, который может дать положительный отзыв о его способностях и навыках.
• Прочитайте описание вакансии: Ознакомьтесь с описанием вакансии, чтобы включить ключевые слова, описывающие способности кандидата в контексте данной должности.
• Используйте конкретные примеры: Включите количественные данные, чтобы подтвердить способности кандидата. Выберите два-три навыка и приведите конкретные примеры их применения.
• Сохраняйте позитивный тон: Сосредоточьтесь на сильных сторонах кандидата, избегая негативных слов и фраз. Начните и закончите письмо на положительной ноте, чтобы сделать хорошее впечатление.
• Стремитесь к письму длиной в одну страницу: Это позволит вам подробно описать опыт кандидата и показать вашу уверенность в его успехе.

Шаблон рекомендательного письма:

[Ваше полное имя]
[Ваш рабочий адрес]
[Компания]
[Ваша должность в организации]
[Ваша контактная информация]
[Дата]

(Приветствие)

[В вступительном абзаце укажите вашу должность в организации, ваши отношения с сотрудником и как долго он работал в компании.]

[В основной части письма укажите один-три абзаца, подтверждающие вашу уверенность в том, что сотрудник сможет добиться успеха на должности, на которую он претендует.]

[В заключительном абзаце укажите один-три абзаца, в которых подчеркивается квалификация сотрудника и ваша уверенность в том, что он справится с обязанностями на новой должности. Сообщите получателю, что он может обратиться к вам, если у него возникнут вопросы или проблемы.]

Искренне,

[Ваше имя и фамилия]

Пример рекомендательного письма:

Джейн Смит
172 Главная улица
Тампа, Флорида
A&C Marketing Co.
Директор по маркетингу
(941) 564-0324
janesmith@email.com

15 сентября 2022 г

Кому это может быть интересно,

Я рекомендую Марту Кей в качестве кандидата на должность ассистента по маркетингу в вашей организации. В A&C Marketing Co. Марта работала ассистентом по маркетингу и оказывала непосредственную поддержку мне как директору по маркетингу. Она работала в нашей организации в течение пяти лет, и за это время она проявила ключевые навыки, которые делают ее сильным кандидатом на должность менеджера по маркетингу в вашей организации.

В своей должности помощника по маркетингу в A&C Marketing Co., Марта была ценным сотрудником отдела маркетинга и всегда искала возможности сделать больше и лучше, чтобы поддержать команду маркетологов. Она обладает исключительными навыками устного и письменного общения, хорошо работает самостоятельно, обладает сильными организаторскими способностями и может эффективно работать в режиме многозадачности. Она следила за тем, чтобы все маркетинговые проекты были завершены вовремя, и при необходимости предлагала помощь для поддержки наших маркетинговых усилий.

Благодаря тому, что она была эффективна в своей должности, я позволил ей вносить вклад в работу другими способами, которые выходили за рамки ее ежедневных обязанностей. Она помогла создать программу обучения маркетингу для подготовки новых сотрудников, участвовала в совещаниях отдела маркетинга и вносила свой вклад в их проведение.

Благодаря тому, насколько исключительным помощником по маркетингу была Марта, и ее готовности делать все необходимое для выполнения своих обязанностей, я искренне верю, что Марта будет отличным активом для вашей компании в качестве менеджера по маркетингу. Я верю в ее способности и от всего сердца рекомендую ее на эту должность. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться, если у вас возникнут вопросы или сомнения по этому поводу.

Искренне,

Джейн Смит

Используйте этот шаблон и пример в качестве руководства, чтобы создать свое собственное рекомендательное письмо. Помните, что честность, конкретика и позитивный тон являются ключевыми факторами в создании эффективного рекомендательного письма.