Независимо от того, пришел ли к вам новый клиент, заказчик или сотрудник, уделив время написанию приветственного письма, вы можете показать, что вам не все равно. В то время как приветственное письмо для нового клиента показывает вашу признательность за его бизнес, приветственное письмо для нового сотрудника может помочь ему чувствовать себя более комфортно перед началом работы. В этой статье мы объясним, что такое приветственное письмо, расскажем о различных типах, перечислим шаги по написанию приветственного письма и предоставим вам шаблон и пример, которые помогут вам написать собственное приветственное письмо.
Что такое приветственное письмо?
Приветственное письмо - это письменный документ, представляющий компанию или работодателя и предоставляющий основную информацию получателю. Например, если приветственное письмо для нового сотрудника предоставляет работникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню, то приветственное письмо для нового клиента благодарит клиента за сотрудничество и предоставляет ему обзор компании. В целом, они используют приветственный тон, чтобы помочь установить более прочные рабочие отношения.
Виды приветственных писем
Когда речь заходит о приветственном письме, следует рассмотреть множество различных типов. Понимание различных типов поможет вам определить, какой из них следует использовать. Независимо от типа, важно, чтобы приветственное письмо было кратким и продуманным. Вот различные типы приветственных писем:
Приветственное письмо для нового сотрудника
Приветственные письма для новых сотрудников призваны поприветствовать новых сотрудников и оказать им теплый прием перед началом работы на новом месте. Оно также предоставляет им необходимую информацию, чтобы облегчить прибытие и первый рабочий день. Часто менеджеры или руководители рассылают эти приветственные письма новым сотрудникам по электронной почте. Хотя приветственные письма могут показаться незначительным жестом, они могут оказать большое влияние на то, как новый сотрудник изначально воспринимает компанию.
Похожие: Как написать приветственное письмо новому сотруднику
Приветственное письмо новому клиенту
Когда компании отправляют своим новым клиентам приветственные письма, это позволяет им произвести хорошее первое впечатление. Этот тип письма позволяет представить свой бизнес, выразить благодарность за покупку клиента и предоставить новым клиентам свою контактную информацию. Предприятия также могут использовать приветственные письма, чтобы дать новым клиентам дополнительную уверенность в ценности приобретенного ими продукта или услуги.
Приветственное письмо новому клиенту
Если у вас есть свой бизнес, отправка приветственных писем поможет вам наладить личные отношения с вашими новыми клиентами. По сути, они представляют вашу компанию и услуги, позволяют выразить благодарность и указать контактную информацию.
Что должно содержать приветственное письмо?
Когда вы пишете приветственное письмо, важно, чтобы оно содержало определенные элементы. Информация, которую вы предоставляете, зависит от сложности приветственного письма, лица, отправляющего его, и намерений письма. Вот обзор того, что должны включать в себя различные типы приветственных писем:
Приветственное письмо новому сотруднику
Этот тип приветственного письма должен включать информацию, которая поможет новым сотрудникам почувствовать себя желанными гостями на новом месте работы. Предоставленная информация также должна дать им представление о том, чего ожидать в первый день работы. Вот некоторые сведения, которые может содержать приветственное письмо для нового сотрудника:
-
Выражение восторга по поводу того, что вы станете частью своей команды или отдела.
-
Подтверждение даты начала работы нового сотрудника.
-
Информация о том, куда они пойдут в свой первый день по прибытии. Например, вы можете сказать им, чтобы они подошли в приемную и попросили определенного человека.
-
Список необходимых документов, которые они должны принести, например, реквизиты банковского счета или удостоверение личности.
-
Составление графика ориентации новых сотрудников.
-
Примерный график первого рабочего дня или недели нового сотрудника.
-
Имена и названия должностей сотрудников, с которыми новый работник может встретиться в первые дни работы.
-
Опишите ожидания, например, дресс-код компании.
-
Ссылки на формы для заполнения новым сотрудником. Например, сюда могут входить формы для удержаний из заработной платы и статуса занятости.
-
Ссылки и пароль к справочнику сотрудника и другим соответствующим онлайн-инструментам.
В зависимости от работодателя, члены команды нового сотрудника могут получить копию приветственного письма нового сотрудника. Если это так, то этот вариант приветственного письма может включать справочную информацию о новом сотруднике, чтобы представить его новой команде.
Приветственное письмо новому клиенту
Когда вы пишете приветственное письмо новому клиенту, важно выразить свою благодарность за его покупку. Это также возможность предоставить им информацию о вашем бизнесе. Вот что вы можете включить в приветственное письмо для нового клиента:
-
Выражение благодарности за покупку клиента
-
Официальное представление вашего бизнеса
-
Уверенность в ценности продукта или услуги, которые они приобрели у вас
-
Информация о продукции или услугах вашей компании
Приветственное письмо новому клиенту
Как и приветственные письма для новых клиентов, приветственные письма для новых клиентов должны выражать признательность за их бизнес. Этот тип письма также позволяет вам предоставить информацию, которая поможет установить четкую линию связи между вами и вашим новым клиентом. Вот что следует включить в приветственное письмо новому клиенту:
-
Теплое выражение благодарности за их бизнес
-
Уверенность в том, что вы можете удовлетворить их потребности и ожидания
-
Упоминание о ваших услугах
-
Приглашение пообщаться с вами или задать вам вопросы
Как написать приветственное письмо
Каждое приветственное письмо должно соответствовать определенной структуре. Хотя все приветственные письма должны быть краткими, важно подчеркнуть цель письма. Следуйте этим шагам для написания общего приветственного письма:
1. Напишите приветствие
Если вы пишете приветственное письмо новому клиенту или заказчику, начните его с фирменного бланка вашей компании, затем укажите дату и адрес получателя. Затем включите приветствие, например Уважаемая Эмбер. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, начните с текущей даты и приветствия, а затем укажите имя получателя.
В зависимости от цели письма, первые несколько предложений письма могут быть разными. Например, если вы пишете приветственное письмо новому клиенту или заказчику, начните с выражения признательности за его бизнес. В приветственном письме новому сотруднику подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде.
2. Начните основную часть письма
Если вы пишете приветственное письмо новому клиенту или заказчику, используйте следующие несколько предложений, чтобы предоставить получателю краткую информацию о вашей компании и имеющихся у нее продуктах и услугах. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, подтвердите дату начала его работы. Позаботьтесь о том, чтобы с самого начала задать приветственный тон.
3. Персонализируйте письмо
Персонализируйте ваше письмо, упомянув о предыдущих беседах, которые вы уже вели. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, объясните, почему вы рады его приходу в ваш отдел или команду. Вы также можете уделить время дальнейшей персонализации письма, упомянув что-то, что обсуждалось во время собеседования, например, новую инициативу, и то, как вы рады работать с ними в этом качестве.
Если вы пишете письмо новому клиенту, убедите его в ценности продукта или услуг, которые он у вас приобрел. Если это приветственное письмо для нового клиента, заверьте клиента в том, что вы сможете оправдать или превзойти его ожидания.
4. Включите важную информацию
Включите важные детали, которые вы хотели бы или должны сообщить получателю письма. Например, в приветственном письме для нового сотрудника сообщите ему, куда идти в первый день, дайте ему представление о том, как будет выглядеть его первый день, и опишите дресс-код компании. Вы также можете составить список необходимых документов, которые они должны принести в первый день работы, или проинформировать их о процессе ориентации и о том, чего они могут ожидать.
5. Завершите письмо
В конце письма сообщите им, что они могут обратиться к вам с вопросами или проблемами. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, используйте это место, чтобы еще раз выразить свое волнение по поводу его присоединения к вашей команде.
6. Подписать
Завершите письмо подписью, например искренне или с уважением,, далее следует ваше имя.
Шаблон приветственного письма
Прежде чем писать приветственное письмо, убедитесь, что у вас есть основа, которая поможет вам написать его. Используйте этот шаблон в качестве руководства для написания приветственного письма новому сотруднику:
[Дата]
Уважаемый [имя нового сотрудника],
Добро пожаловать в [название компании]! Мы рады приветствовать вас в [название отдела] на должности [название должности]. Я уверен, что ваш [опыт, навыки, образование и т.д.] будет ценным дополнением к нашей команде и поможет вам преуспеть в новой должности.
Я приложил заключительные документы, чтобы завершить оставшуюся часть процесса приема на работу. Пожалуйста, отправьте их до вашего первого дня работы [дата начала работы].
Мы рады предложить вам свою поддержку в процессе вхождения в новую роль. Если вам что-то понадобится до начала работы, позвоните мне или напишите по электронной почте. Я с нетерпением жду, когда вы станете частью нашей команды!
Искренне,
[имя менеджера, руководителя отдела или генерального директора компании]
Пример приветственного письма
Если вам нужна дополнительная помощь в написании приветственного письма, рассмотрите следующий пример приветственного письма для нового сотрудника:
Сентябрь. 10, 2020
Уважаемый Кеннеди,
Я хотел бы поприветствовать вас в компании Marigold Enterprises. Мы рады, что вы приняли наше предложение о работе, и с нетерпением ждем начала работы с вами в согласованную дату начала работы. Мы с нетерпением ждем возможности помочь вам влиться в новую должность и будем рады предоставить рекомендации по мере необходимости.
Ориентация новых сотрудников начинается в 8 часов утра.m. октябрь. 8. Во время вводного инструктажа вы встретитесь со мной, чтобы обсудить вашу новую должность, а также с отделом кадров, чтобы обсудить вопросы, связанные с трудоустройством. Я также буду рад представить вас нескольким вашим новым коллегам, чтобы вы могли как можно скорее познакомиться с коллективом. Помните, что мы придерживаемся дресс-кода деловой одежды.
Ваша программа на оставшуюся часть дня будет состоять из ориентации и постановки начальных рабочих целей, которые помогут вам освоиться в новой роли. Ваш второй день будет включать больше встреч с коллективом, чтобы помочь вам понять, как работает отдел.
Мы с нетерпением ждем новой встречи с вами!. Если у вас возникнут вопросы до начала работы, обращайтесь по электронной почте или по телефону.
С уважением,,
Кэндис Адамс
Часто задаваемые вопросы о приветственных письмах
Если у вас остались вопросы о приветственных письмах, рассмотрите эти часто задаваемые вопросы и ответы на них:
Кто должен подписывать приветственное письмо?
Кто должен подписывать приветственное письмо, зависит от типа приветственного письма. Например, руководитель, генеральный директор, менеджер по найму или президент компании должен подписать приветственное письмо для нового сотрудника, а владелец компании или бизнеса должен подписать приветственное письмо для нового клиента или клиента.
Когда следует отправлять приветственное письмо новому сотруднику?
Отправьте приветственное письмо, как только вы наняли нового сотрудника. Когда вы делаете это в указанные сроки, это создает четкую линию связи с самого начала.
Как следует отправлять приветственное письмо?
Способ отправки приветственного письма зависит от ваших личных предпочтений и от того, как скоро вы хотите, чтобы адресат получил его. Если вам нужно, чтобы адресат получил его как можно скорее, подумайте о том, чтобы отправить вместо него приветственное письмо. Если вы предпочитаете личный подход, сделайте выбор в пользу печатного приветственного письма.
Должны ли вы включать что-либо в дополнение к приветственному письму?
Когда вы отправляете приветственное письмо, вы можете вложить в него фирменную футболку, ручку или блокнот. Хотя это не является обязательным, получатель может оценить этот жест. Если вы отправляете приветственное письмо новому сотруднику-клиенту, вы также можете включить в него купон на следующую покупку.
- indeed.com
Поделиться
