Достижение цели проекта может принести удовлетворение, но проект, как правило, не завершен, пока вы не представите окончательные документы и не получите административное одобрение. Этот итоговый документ называется отчетом о завершении проекта, и он важен, поскольку в нем часто содержится ценная информация для высшего руководства и заинтересованных сторон. С помощью правильных инструментов вы можете легко создать такой документ и успешно завершить свой проект.
В этой статье мы обсудим, что такое отчет о завершении проекта, перечислим, что в него должно входить, и объясним, как создать свой собственный отчет.
Что такое отчет о завершении проекта?
Отчет о завершении проекта - это последний документ, представляемый в конце проекта, который позволяет оценить общий успех проекта. Менеджер проекта записывает детали каждой фазы проекта и дает возможность как себе, так и высшему руководству определить, какие части проекта сработали, а какие нет. Это также позволяет компании анализировать, как улучшить работу в будущем, и использовать лучшие практики для будущих проектов.
Эти отчеты свидетельствуют о напряженной работе команды и о том, как они выполнили свои конкретные задачи. Они также могут включать отзывы заинтересованных сторон и членов команды, работавших над проектом. Отчеты о закрытии проекта важны, поскольку они позволяют закрыть контракты, высвободить ресурсы проекта для остальной части компании, сообщить окончательную информацию заинтересованным сторонам и спланировать операционный переход.
Что включить в отчет о завершении проекта
Отчеты о завершении проекта могут отличаться по длине или содержанию в зависимости от размера и сложности проекта, но обычно они включают в себя одну и ту же основную информацию. Ниже приведен список общих деталей, которые обычно указываются в отчетах о закрытии проекта:
-
Оригинальное руководство по проекту, включая запросы заинтересованных сторон, бюджет и сроки
-
Доказательство того, что клиенты получили свои результаты
-
Счета-фактуры от поставщиков, заинтересованных сторон или других источников
-
Освободить или передать записи об оставшихся ресурсах
-
Подробные обзоры работы на каждом этапе проекта
-
Отзывы высшего руководства, членов команды и заинтересованных сторон
-
Отдельная папка со всеми файлами проекта и коммуникациями для архивных целей
-
Запрос на утверждение закрытия проекта
Как создать отчет о завершении проекта
Вот список шагов, которые помогут вам создать отчет о закрытии вашего следующего проекта:
1. Пометьте документ
Отчет о завершении проекта обычно начинается с названия проекта, названия команды или имен ее отдельных членов, имени менеджера проекта, исполнительных спонсоров и текущей даты в верхней части документа. Эта информация облегчает организацию отчета и помогает высшему руководству или заинтересованным сторонам определить специфику проекта. Наименование ответственной команды или ее членов также может облегчить руководству контакт с командой в случае возникновения дополнительных вопросов или уточнений.
2. Напишите обзор проекта
Обзор проекта обычно включает в себя цель проекта, необходимые процедуры и то, как эти процедуры работали в действии. Он также включает в себя краткий обзор проблемы или возможности, которая была решена, цели проекта и метрики успеха. Ваш обзор может также включать в себя резюме в конце, в котором указывается, что включает в себя отчет.
3. Опишите достижения, итоги и результаты проекта
В разделе под обзором можно рассказать о ключевых показателях эффективности (KPI), которые команда использовала для оценки успеха, целевых показателях и достижениях, связанных с достижением этих показателей. Рассмотрите возможность перечисления целевых показателей результатов в таблице, в которой описаны целевые показатели, прогнозируемая дата завершения и фактическая дата завершения. В этом разделе анализируется весь проект по отношению к данным показателям успеха и перечисляются причины каждого положительного или отрицательного результата.
4. Опишите масштаб проекта
Масштаб проекта объясняет конкретные цели, результаты, особенности продукта или услуги, задачи и сроки. В нем также описывается все, что было сделано для завершения проекта от начала до конца. Вы можете анализировать и сравнивать объем работ с фактическими сроками и стоимостью проекта, чтобы увидеть расхождения в сроках, стоимости или ресурсах. В этой части отчета более подробно рассматриваются детали проекта, перечисленные в обзорном отчете.
5. Составьте анализ эффективности проекта
Анализ эффективности проекта является одной из самых важных частей отчета, поскольку он расширяет рамки и предоставляет информацию о бюджете, графике, целях и успехе. Вот основные три раздела, которые вы можете включить в эту часть отчета:
-
Цели и выполнение задач: Здесь объясняются первоначальные цели проекта, сколько из этих целей вы достигли и какие цели вы скорректировали в ходе проекта.
-
Критерии успеха: Этот раздел относится к вашим KPIs, показателям эффективности и тому, как вы определили успех для данного конкретного проекта. Объясните, как, когда или если проект достиг своих целей по производительности.
-
Выполнение графика и бюджета: В этом разделе вы можете описать график и бюджет, установленные для проекта, и то, уложилась ли команда в эти рамки. Если команда не уложилась в указанные рамки, укажите причины.
6. Выделите проблемы и риски, которые возникли
В этом разделе подробно описываются проблемы и риски, с которыми пришлось столкнуться на протяжении всего срока реализации проекта, и содержится информация о том, как эти проблемы повлияли на другие области проекта, такие как бюджет и график. Вы также можете перечислить риски, например, условия работы или бюджетные ограничения. Это может быть полезно в будущем при планировании других проектов.
7. Пишите об извлеченных уроках, предложениях по будущим проектам и комментарии руководителя проекта
Перечисление проблем, которые команда преодолела в ходе проекта, и того, чему научились члены команды в процессе работы, может быть полезно для будущих ссылок. Команды, работающие над будущими проектами, могут изучить эту информацию, чтобы избежать тех же проблем. Команда может также узнать советы от высшего руководства или заинтересованных сторон, и включение этой информации может быть полезным для других команд.
Вы также можете перечислить будущие рекомендации по реализации или завершению проектов, основанные на опыте проекта, по которому вы отчитываетесь. Команда, руководитель проекта и заинтересованные стороны могут найти полезным оставить комментарии по поводу конечного продукта или результата. Эти рекомендации могут улучшить общее завершение и прием других проектов. Рекомендации могут включать предложения по срокам, замечания по использованию ресурсов или корректировки бюджета для аналогичных проектов.
8. Создать финансовую сводку
В финансовом резюме отчета о закрытии проекта перечисляются затраты на каждый ресурс, текущие затраты, прогнозируемый бюджет и фактически потраченные деньги. Вы можете оформить этот раздел в виде двух таблиц, разделенных по затратам ресурсов и текущим затратам, чтобы улучшить читаемость и эффективно организовать финансовую информацию проекта. В нижней части таблицы также может быть раздел примечаний для объяснения любых изменений в стоимости или дополнительных причин для запроса дополнительных средств, если они необходимы для завершения проекта.
9. Описать передачу операций
Вы можете описать передачу операций, перечислив текущие задачи и способы их передачи в эксплуатацию, включая определение операционных ролей. Перечисление каждой задачи и краткие детали, связанные с ней, операционная роль, имя человека в этой роли и дата перехода. В этом разделе представлена документация для официальных записей.
10. Запрос на утверждение закрытия проекта
Последним шагом в создании отчета о закрытии проекта является запрос на утверждение закрытия, когда высшее руководство и заинтересованные стороны могут разрешить официальное завершение проекта. Вы также можете оформить этот раздел в виде таблицы с разделами, включая метки для каждой роли, места для подписей и текущую дату. Этот раздел важен, поскольку он означает, что все процессы управления проектом завершены и все соответствующие стороны одобрили конечный продукт.
- indeed.com
Поделиться
