Официальное письмо – неотъемлемый элемент деловой коммуникации. Независимо от того, пишете ли вы письмо-запрос, жалобу или предложение о сотрудничестве, важно соблюдать определенные правила и структуру, чтобы ваше сообщение было воспринято серьезно и достигло своей цели.
В этой статье мы расскажем о том, как написать эффективное официальное письмо, и предоставим шаблон, который поможет вам в этом.
1. Структура официального письма:
Официальное письмо обычно состоит из следующих элементов:
-
Шапка:
- Ваши данные (ФИО, должность, название компании, адрес, телефон, email);
- Дата;
- Данные получателя (ФИО, должность, название компании, адрес).
-
Обращение:
- Используйте официальное обращение, например, Уважаемый Иван Иванович, или Уважаемая госпожа Петрова,.
- Если вы не знаете имени получателя, обратитесь по должности: Уважаемый(ая) господин(жа) директор,.
-
Вступление:
- Кратко опишите цель вашего письма и причину обращения.
- Четко сформулируйте тему письма.
-
Основная часть:
- Изложите суть вашего обращения, придерживаясь делового стиля.
- Структурируйте текст с помощью абзацев, списков, заголовков.
- Будьте четкими, краткими и по существу.
-
Заключение:
- Подведите итог вашему письму и сформулируйте желаемый результат (например, просьбу, предложение).
- Поблагодарите за внимание и время, уделенное вашему письму.
-
Подпись:
- Укажите вашу должность и ФИО.
-
Приложения (при необходимости):
- Перечислите документы, прилагаемые к письму.
2. Шаблон официального письма:
```
[Ваши данные]
[Дата]
[Данные получателя]
[Обращение]
[Тема письма]
[Вступление]
[Основная часть]
[Заключение]
С уважением,
[Ваша должность]
[Ваше ФИО]
[Приложения (при необходимости)]
```
3. Пример официального письма:
```
Иванов Иван Иванович
Менеджер по продажам
ООО Ромашка
ул. Ленина, 1, г. Москва, 123456
тел.: +7 (999) 123-45-67
email: ivanov@romashka.ru
15 марта 2023 г.
Петрову Петру Петровичу
Генеральному директору
ООО Василёк
ул. Советская, 2, г. Санкт-Петербург, 654321
Уважаемый Петр Петрович,
Запрос коммерческого предложения на поставку канцелярских товаров
В связи с расширением штата нашей компании, ООО Ромашка, просим Вас предоставить коммерческое предложение на поставку канцелярских товаров.
Нам необходимы следующие товары:
- Ручки шариковые синие - 100 шт.
- Бумага для принтера А4 - 10 пачек.
- Файлы-уголки - 50 шт.
Просим указать в коммерческом предложении цены, сроки и условия поставки.
Заранее благодарим Вас за оперативный ответ.
С уважением,
Менеджер по продажам
Иванов Иван Иванович
```
4. Дополнительные советы:
- Используйте деловой стиль общения, избегайте сленга и разговорных выражений.
- Пишите грамотно, без ошибок и опечаток.
- Используйте официальный бланк компании (при наличии).
- Проверьте письмо перед отправкой.
- Сохраните копию отправленного письма.
Следуя этим советам, вы сможете написать эффективное официальное письмо, которое произведет нужное впечатление на получателя и поможет достичь желаемого результата.
- 1
Поделиться
