В условиях расширения бизнеса многие компании открывают филиалы - обособленные подразделения, расположенные вне места нахождения головной организации. Филиалы, хоть и не являясь самостоятельными юридическими лицами, играют важную роль в функционировании компании, что требует четкой организации кадрового делопроизводства в них.
Правовой статус филиала:
Филиал - это структурное подразделение юридического лица, действующее на основании утвержденных положений и наделенное имуществом создавшей его организации. Ответственность за деятельность филиала несет головная организация.
Формы организации кадрового делопроизводства:
- Централизованная: все кадровые документы оформляются в головной организации, трудовые книжки хранятся в одном месте. Подходит для филиалов, расположенных в том же городе, что и головной офис.
- Децентрализованная: кадровое делопроизводство распределяется между головной организацией и филиалами, имеющими схожий набор функций. Головная организация может оформлять документы для всех сотрудников, в том числе работников филиалов, но хранение и оформление документов по сотрудникам филиала производится непосредственно в нем.
- Смешанная: комбинирует централизованное оформление некоторых документов (например, приема на работу, увольнения) и децентрализованное (например, наложение дисциплинарных взысканий, хранение личных дел).
Особостями ведения кадровой документации в филиалах, расположенных в других городах, являются:
- Директор филиала, действуя на основании доверенности, обладает правом подписи договоров, приказов и внесения записей в трудовые книжки.
- При выборе формы организации кадрового делопроизводства необходимо учитывать количество работников филиала, организационные и финансовые возможности компании.
Определение полномочий руководителя филиала:
Руководитель филиала назначается головной организацией и действует на основании доверенности. Для того чтобы он имел право принимать и увольнять работников, эти полномочия должны быть закреплены в трудовом договоре или доверенности.
Кадровый аудит филиала:
Головная организация должна издавать приказ о проведении кадрового аудита, определяя его цели, перечень документов для проверки и сроки проведения. Законодательство не устанавливает единого перечня документов, обязательных для организации или филиала.
Необходимая документация в филиале:
- Штатное расписание, утвержденное головной организацией.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение о защите персональных данных.
- Положение об оплате труда.
- Положение о стимулирующих добавках.
- Положение о командировках.
- Копии приказов, действующих по всей организации.
Ответственность за деятельность филиала несет головная организация.
Ликвидация филиала:
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принять от филиала следующие документы:
- Печать филиала.
- Документы о закрытии счета.
- Свидетельства и лицензии.
- Доверенности на директора и сотрудников.
- Акты сверки расчетов с налоговыми органами.
- Штампы и журнал учета выдачи печатей.
- Бланки всех видов.
- Документы о передаче имущества.
- Номенклатуру дел и документы постоянного срока хранения.
Затем необходимо разработать план мероприятий по передаче документального и архивного фондов филиала в состав головной организации.
Перевод работника из филиала в другой филиал:
Перевод работника из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам перевода на другую работу, предусмотренным ст. 72 ТК РФ. Решение о переводе принимает руководитель головной организации.
Оформление перевода:
- Работник пишет заявление на имя руководителя головной организации.
- После согласований с руководителями филиалов руководитель головной организации принимает решение о переводе.
- Документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации.
- В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с отражением новых условий работы.
- Оформляется приказ о переводе на другую постоянную работу по форме Т-5.
- Документы работника передаются из головной организации в филиал, где он будет работать.
- В трудовую книжку вносятся сведения о переводе.
Особенности ведения кадрового делопроизводства в филиалах, отражаемые в локальных нормативных актах:
- Указывается форма организации кадрового делопроизводства.
- Определяются полномочия руководителя филиала.
- Устанавливается порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Определяется порядок использования печатей.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек несет головная организация.
Печать филиала не может заменить печать организации.
Важные моменты:
- Ответственность за деятельность филиала несет головная организация.
- Кадровый аудит филиала должен проводиться регулярно.
- Перевод работника из одного филиала в другой требует оформления дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа о переводе.
- Необходимо четко определить полномочия руководителя филиала и порядок ведения кадрового делопроизводства в локальных нормативных актах.
Соблюдение законодательства и четкая организация кадрового делопроизводства в филиалах позволяют минимизировать риски и обеспечить эффективную работу обособленных подразделений.
Поделиться
