В профессиональной среде деловые письма играют ключевую роль в эффективной коммуникации. От сопроводительных писем до писем-рекомендаций, грамотно составленное деловое письмо позволяет четко выразить ваши идеи. Понимание структуры и составных частей делового письма поможет вам овладеть искусством письменной коммуникации.
В этой статье мы подробно рассмотрим формат и компоненты делового письма, а также предоставим вам шаблон и пример для составления собственных писем.
Разделы делового письма
Правильно составленное деловое письмо содержит следующие разделы:
1. Контактная информация:
- В левой части письма разместите свою контактную информацию: полное имя, номер телефона, адрес электронной почты, город, штат и почтовый индекс.
- Пример:
Иван Иванов, Менеджер проектов
+7 (123) 456-78-90 | ivan.ivanov@email.com | Москва, Россия 123456
2. Дата:
- Добавьте пробел после контактной информации и укажите дату написания письма.
- Формат: Месяц День, Год (например, 1 июля 2023 года).
3. Контактная информация получателя:
- Добавьте пробел после даты и напишите контактную информацию получателя: имя, фамилия, должность, номер телефона, адрес электронной почты, город, штат и почтовый индекс.
- Пример:
Петр Петров, Генеральный директор
+7 (999) 123-45-67 | petr.petrov@email.com | Санкт-Петербург, Россия 123456
4. Вступительное приветствие:
- Добавьте пробел после контактной информации получателя и выберите подходящее приветствие.
-
Варианты приветствия:
- Уважаемый [Имя Фамилия],
- Уважаемая [г-жа., Миссис., Mx. или господина. Фамилия],
- Уважаемый [Имя и фамилия], (используйте только в том случае, если вы знаете получателя)
- Кому это может касаться (используйте только в том случае, если вы не можете найти имя конкретного сотрудника)
5. Тело письма:
- В теле письма изложите суть вашего сообщения.
- Оптимальное количество абзацев - 3-4.
-
Структура тела:
- Пункт 1: Открытие - вкратце представьте тему письма.
- Параграф 2: Аргумент - разверните свою мысль, предоставьте доказательства или аргументы.
- Параграф 3: Заключение - резюмируйте ключевые моменты и при необходимости добавьте призыв к действию.
6. Заключительное приветствие:
- Добавьте пробел после тела письма и выберите подходящее завершение.
-
Варианты завершения:
- С уважением к вам,
- С уважением,
- Сердечно,
- Искренне,
- Искренне Ваш,
- Спасибо,
7. Подпись:
- Добавьте две строки и подпишите свое полное имя.
- Если возможно, поставьте рукописную подпись или используйте электронную подпись.
- На следующей строке укажите ваше имя и фамилию.
Форматирование делового письма
При форматировании делового письма, приоритет отдавайте удобочитаемости. Выбор шрифта, отступы, поля - все должно способствовать четкому и понятному восприятию текста.
Советы по форматированию:
-
1. Выберите профессиональный шрифт:
- Предпочтение отдавайте простым, легко читаемым шрифтам.
- Избегайте стилистических шрифтов.
- Примеры подходящих шрифтов: Arial, Avenir, Calibri, Corbel, Garamond, Georgia, Gill Sans, Helvetica, Open Sans, Roboto, Times New Roman.
- Размер шрифта: 10-12 пунктов.
-
2. Включите все необходимые разделы:
- Ваша контактная информация: имя, должность, компания, адрес, номер телефона, электронная почта.
- Дата
- Контактная информация получателя: имя, должность, компания, адрес компании.
-
3. Правильные интервалы и поля:
- Между элементами в верхней части письма (контактная информация, дата) добавляйте пробел.
- Используйте одинарный интервал в тексте абзацев.
- Вставляйте пробел между абзацами и до/после заключения.
- Выравнивание текста по левому краю.
- Поля: 1 дюйм или немного больше (1,25 дюйма).
-
4. Правильное начало и завершение письма:
- Начало:
- Если получатель неизвестен, используйте Кому это может касаться.
- При обращении к должности, используйте Уважаемый финансовый директор.
- Если знаете имя, но не знакомы лично, используйте Уважаемый господин/госпожа [Фамилия].
- Если знакомы с получателем, можете обратиться по имени.
- Завершение:
- Выберите подходящее завершение: Искренне, С уважением, Всего наилучшего и т.д.
- Добавьте пробел между заключительной частью и вашим именем.
- Начало:
Шаблон формата делового письма
```
[Ваше имя] [Фамилия], [Степень или сертификат, если применимо]
[Номер телефона] | [Адрес электронной почты] | [Город], [Штат] [Почтовый индекс]
[Дата]
[Имя получателя] [Фамилия], [Ученая степень или сертификат, если применимо]
[Номер телефона] | [Адрес электронной почты] | [Город], [Штат] [Почтовый индекс]
Уважаемый [Фамилия получателя],
[Вводный абзац]
[Пояснительный абзац]
[Заключительный абзац]
Искренне,
[подпись]
[Полное имя Фамилия]
```
Пример формата делового письма
```
Иван Иванов, Менеджер проектов
+7 (123) 456-78-90 | ivan.ivanov@email.com | Москва, Россия 123456
1 июля 2023 года
Петр Петров, Генеральный директор
+7 (999) 123-45-67 | petr.petrov@email.com | Санкт-Петербург, Россия 123456
Уважаемый Петр Петров,
Пишу Вам, чтобы выразить свою заинтересованность в вакансии [Название вакансии], которую я увидел на вашем сайте [Название сайта].
Я обладаю [Указать навыки и опыт], которые, как я считаю, идеально подходят для этой позиции. [Вкратце описать свои ключевые навыки и достижения, подчеркнув их relevance к вакансии].
Я уверен, что мои знания и опыт помогут мне быстро и эффективно внести свой вклад в вашу компанию. Прилагаю к этому письму свое резюме для более детального ознакомления с моей профессиональной биографией.
С уважением,
[подпись]
Иван Иванов
```
Важно помнить:
- Используйте деловую лексику и избегайте сленга.
- Пишите четко и лаконично.
- Проверяйте текст на ошибки перед отправкой.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете составлять профессиональные деловые письма, которые будут производить положительное впечатление на ваших получателей.
- indeed.com
Поделиться
