Делопроизводство в кадровой службе: практические советы от Валентины Андреевой

О проблемах делопроизводства в коммерческих организациях:

• Отсутствие документации: Большинство коммерческих организаций страдают от нехватки документации, что приводит к штрафам со стороны Рострудинспекции и Архивной инспекции.
• Неправильное оформление документов: Приказы по личному составу, учетные карточки, трудовые книжки – все это часто оформляется с нарушениями, что создает проблемы при оформлении пенсии и впоследствии может привести к судебным спорам.
• Незнание законодательства: Многие руководители не понимают, почему ведение трудовых книжек является обязательным и какие санкции за это предусмотрены.

О популярности книги Делопроизводство в кадровой службе:

• Практический подход: Книга не содержит лишней теории, а фокусируется на практических рекомендациях и образцах оформления документов.
• Помощь в конфликтных ситуациях: В книге даны советы по ведению себя во время проверок Рострудинспекции и Архивная инспекции, а также при судебных спорах.
• Разъяснение нормативов: Книга помогает понять и применить на практике нормативные документы, которые часто сложно интерпретировать.

О санкциях за нарушения правил делопроизводства:

• Административная ответственность: Руководители организаций могут быть оштрафованы Рострудинспекцией и архивными органами.
• Уголовная ответственность: В случае грубых нарушений Трудового кодекса, например, при неправомерном отказе в оформлении приема на работу, руководитель может понести уголовную ответственность.
• Новые законы: В скором времени вступят в силу новые законы о документах и архивах, которые ужесточат ответственность руководителей за нарушения в делопроизводстве.

О самых распространенных проблемах кадровиков:

• Придание юридической силы документам: Кадровики часто проигрывают в суде из-за неправильного оформления документов, например, должностных инструкций, актов о нарушении трудовой дисциплины или отказе от визирования документов.
• Восстановление трудовых книжек: Кадровики несут ответственность за пропажу трудовой книжки, даже если она была выдана работнику под расписку, так как инструкция по ведению трудовых книжек не предусматривает такой способ выдачи.
• Хранение документов: Многие кадровики не знают, что документы должны храниться в определенных папках, с определенными внутренними описями, листами заверителя и в определенных обложках.

О компьютерных программах по делопроизводству:

• Проблемы соответствия нормам: Многие программы не соответствуют нормативным требованиям к делопроизводству и могут генерировать документы, не обладающие юридической силой.
• Важность проверки разработчиков: При выборе программы важно поинтересоваться у разработчиков, что явилось источником программы.
• Несоответствие нормативам: Некоторые программы предлагают способы работы с документами, которые не соответствуют российским нормативным требованиям.

О роли секретаря в небольших организациях:

• Совмещение функций: В небольших организациях секретарь часто совмещает административное делопроизводство с кадровой работой.
• Важно знать законодательство: Секретарь должен хорошо знать Трудовой кодекс, инструкцию по ведению трудовых книжек и другую специальную литературу.
• Чтение периодических изданий: Секретарям рекомендуется читать журналы Секретарское дело, Делопроизводство и Управление персоналом.

О работе в Российском государственном гуманитарном университете:

• История факультета: Факультет государственного делопроизводства РГГУ существует с 1964 года.
• Ведущая кафедра: Кафедра документоведения РГГУ является ведущей в России.
• Журналы Секретарское дело и Делопроизводство: Журналы издаются под руководством Татьяны Вячеславовны Кузнецовой, заведующей кафедрой документоведения РГГУ.

Важность профессионального образования: Валентина Андреева подчеркивает важность профессионального образования для кадровиков и секретарей.