Что такое общие ограничения проекта? И как ими управлять

Управление проектом включает в себя обширное планирование для преодоления препятствий и обеспечения успеха проекта. Некоторые проекты могут иметь ограничения из-за требований, установленных организацией или заинтересованными сторонами. Изучение общих ограничений проекта может помочь вам определить эти ограничения для создания плана управления, реализующего стратегии по их преодолению.

В этой статье мы отвечаем на часто задаваемые вопросы о распространенных ограничениях проекта, в том числе о том, что это такое и как их определить, а также предлагаем решения, которые помогут справиться с ограничениями проекта.

Что такое управление проектами?

Управление проектом подразумевает использование профессиональных знаний и инструментов для разработки стратегий выполнения задач проекта, которые? помогает команде понять требования и цели проекта.

Менеджеры проектов часто контролируют фазы управления проектами и делегируют задачи членам своей команды для создания качественного контента и соблюдения сроков. Фазы управления проектом включают:

• Концепция: На этом этапе определяется цель проекта и концептуализируются потенциальные задачи, которые необходимо выполнить для его успешного завершения.

• Планирование: На втором этапе определяется продолжительность проекта, выявляются его требования, установленные организацией, и разрабатываются шаги для плана. На этом этапе также изучаются потенциальные ограничения проекта, которые необходимо устранить.

• Исполнение: Фаза выполнения включает в себя начало проекта, делегирование задач членам команды и передачу планов проекта, чтобы члены команды понимали, каким указаниям следовать.

• Мониторинг: Этап мониторинга включает в себя оценку прогресса, подтверждение того, что проект находится в рамках бюджета, и внесение необходимых корректировок в случае возникновения препятствий.

• Завершение: Завершение включает в себя передачу проекта клиенту или организации, получение одобрения и оценку всего процесса для поиска возможностей для будущего улучшения.

Что такое ограничения проекта?

Ограничения проекта - это факторы, которые могут повлиять на качество проекта и время, необходимое для его завершения. Ограничения могут варьироваться в зависимости от самого проекта и заинтересованных сторон или руководителей в бизнес-среде.

Ограничения проекта могут лишить членов команды возможности исследовать определенные варианты или стратегии для достижения цели, поскольку они должны следовать конкретным указаниям при выполнении работы. Понимание ограничений проекта может быть полезным при разработке плана действий, который поможет определить потребности проекта, чтобы команда могла достичь своих целей.

Как определить ограничения по проекту?

Чтобы определить ограничения проекта, поговорите с заинтересованными сторонами или организацией, чтобы выяснить их ожидания от проекта и оценить ваши ресурсы. Ожидания заинтересованных сторон по проекту могут дать представление о потребностях проекта, таких как материалы и оборудование. Это может помочь вам определить бюджет и сроки проекта.

Например, если организация просит вас провести мероприятие с участием только поставщиков из списка предпочтительных поставщиков и хочет, чтобы стоимость мероприятия не превышала 2 000 долларов, вы можете определить ресурсы как ограничение, поскольку есть конкретные поставщики, которых вы можете использовать. Во время вашего мероприятия у поставщиков может быть меньше возможностей или меньше ресурсов. Другим ограничением, которое вы можете определить, является стоимость, поскольку у вас строгий бюджет.

Почему важно определить ограничения проекта?

Ограничения проекта важно определить на этапе планирования управления проектом. Ограничения могут дать представление о потенциальных препятствиях и позволить вам создать эффективный план управления проектом, отвечающий требованиям работодателя или заинтересованной стороны.

Команда проекта часто использует план управления проектом в качестве руководства для соблюдения сроков, понимания своих ролей и правильного выполнения задач с использованием требований проекта.

Каковы общие ограничения проекта?

Вот список пяти распространенных ограничений проекта и то, как они могут повлиять на проект:

1. Время

Проекты часто имеют четкий и ясный набор руководящих принципов и сроков, установленных руководителем проекта или организацией. Время - это ограничение проекта, которое учитывается многими руководителями проектов при планировании и выполнении проекта.

Для проекта часто очень важно соблюдать сроки, чтобы способствовать успеху и избежать дополнительных расходов, которые могут повлиять на установленный бюджет. Менеджер проекта составляет оценку сроков проекта и определяет, сколько времени необходимо выделить на выполнение каждой задачи. Они также прогнозируют препятствия, с которыми команда может столкнуться в ходе проекта, и разрабатывают решения.

Например, организация устанавливает срок, в течение которого команда маркетологов должна создать новую рекламную кампанию в социальных сетях. Некоторые требования организации включают использование специальных программных инструментов и бюджет в размере $1,000.

После изучения требований и сроков они могут составить смету и делегировать задачи членам команды с учетом их навыков и эффективности. Рекламная кампания запускается в социальных сетях и укладывается в установленный срок.

2. Стоимость

Стоимость является одним из основных ограничений, которые менеджер проекта должен учитывать при разработке плана управления и составлении экономически эффективного бюджета. Оценка затрат перед составлением плана необходима для того, чтобы понять, какие расходы следует учесть в бюджете.

Это может позволить вам сравнивать и контролировать расходы на протяжении всего проекта для измерения прогресса. Важно контролировать и управлять затратами на всех этапах проекта, чтобы оценить любые препятствия, которые могут повлиять на бюджет. Это может позволить менеджеру проекта реализовать стратегии по улучшению планов, чтобы проект был завершен к сроку и при этом уложился в бюджет.

3. Масштаб:

Масштабы проекта включают в себя планирование и определение того, что необходимо проекту для получения продукта. Сферы деятельности обычно описывают каждую часть проекта, включая цель проекта, конкретные задачи, сроки, бюджет, материалы и ресурсы. Объем проекта также определяет ожидания заинтересованной стороны и включает в себя то, как заинтересованная сторона планирует успех проекта.

4. Качество

Менеджеры проектов часто рассматривают качество как ограничение проекта, поскольку оно включает в себя оценку продукта, чтобы определить, соответствует ли результат проекта ожиданиям, установленным на этапе планирования.

Успешный проект отвечает требованиям качества и не позволяет другим ограничениям проекта повлиять на качество. Стоимость, время и объем - это ограничения проекта, которые могут повлиять на качество проекта. Изменение любого из этих ограничений может повлиять на качество продукта.

5. Ресурсы

Ресурсы обычно связаны с ограничениями по стоимости. Ресурсы могут включать членов команды, оборудование, бюджет и материалы. Например, если строительная компания работает над строительством нового отеля, ей может понадобиться специальное оборудование, такое как кран, или материалы, такие как цемент.

Перед началом проекта менеджеры могут оценить, есть ли у членов команды оборудование, необходимое для успешной работы. Если количество цемента ограничено, менеджер проекта определяет это ограничение и разрабатывает стратегию его преодоления, чтобы компания могла достичь своих целей.

Какие существуют решения для преодоления ограничений проекта?

Решения для ограничений проекта иногда включают устранение нескольких ограничений. Ограничения по времени часто связаны с ограничениями по качеству, а ограничения по стоимости могут быть связаны с ограничениями по ресурсам. Ниже приведены примеры решений распространенных ограничений проекта:

Время

Ограничения по времени часто могут влиять на качество продукта или ограничение по качеству. Внедрение эффективных стратегий управления временем поможет вам преодолеть временные ограничения для обеспечения качества продукта.

Для разработки эффективной стратегии необходимо учитывать цель проекта и сроки выполнения проекта, чтобы обеспечить соответствие продукта стандартам качества, установленным заинтересованными сторонами. Эта информация может помочь вам разработать стратегию, способствующую эффективному выполнению задач для создания качественной работы к установленному сроку.

Например, менеджер проекта контролирует все части проекта, чтобы обеспечить надежность и функциональность нового программного приложения. Срок сдачи проекта - 60 дней, поэтому менеджер проекта распределяет задания между членами команды в соответствии с оценкой сроков и временных рамок.

Член команды заболевает и не может выполнить задачи, которые были предусмотрены планом проекта. Менеджер проекта может реализовать стратегию управления временем, которая включает в себя установление жестких сроков сдачи заданий и делегирование одной дополнительной задачи каждому члену команды для обеспечения выполнения проекта в срок.

Стоимость

Бюджеты и контроль затрат являются основополагающими для управления ограничениями проекта по затратам. Составление бюджета может помочь вам определить методы контроля затрат при возникновении финансовых препятствий. Чтобы составить бюджет и преодолеть ограничения по расходам, важно понимать, как оценить расходы, чтобы вы могли найти решение для ограничений по расходам. Вот некоторые факторы, которые вы можете использовать для точной оценки стоимости:

• Ресурсы: Понимание затрат на рабочую силу, материалы и оборудование

• Предыдущие данные: Ссылка на стоимость проекта по аналогичному проекту, выполненному в прошлом

• Параметрический: определяет стоимость параметрической переменной, такой как единица измерения, и определяет количество единиц измерения, необходимых проекту

Область применения

Планы управления проектами обычно определяют объем проекта, включая все требования проекта и то, как должен выглядеть продукт в конце проекта.

Чтобы устранить ограничения по объему, убедитесь, что все члены команды проекта понимают цель проекта, требования проекта, сроки, свои роли и ожидания заинтересованных сторон в отношении результата. Вы можете создать документ об объеме работ, который можно раздать членам команды, чтобы устранить путаницу в отношении задач и ролей проекта.