Для оптимизации кадрового учета в современных компаниях рекомендуется использовать электронные журналы. Они придают документам юридическую силу, фиксируют их создание и получение.
В данной статье рассмотрим, как с помощью доступного и удобного табличного редактора Excel можно автоматизировать учет, контроль и поиск документов в кадровых журналах.
Создание рабочей книги:
Создайте рабочую книгу Journal.xls и разделите ее на листы, соответствующие различным видам журналов: Прием, Перевод, Увольнение, Отпуск, Командировка, Договоры, СУП (система управления предприятием) и Обложка.
Количество журналов зависит от специфики документооборота на вашем предприятии. При большом объеме документооборота рекомендуется создавать отдельные журналы регистрации для приема, увольнения и переводов работников, чтобы быстро получать данные о количестве сотрудников, принятых или уволенных за определенный период.
Преимущества использования Excel:
- Систематизация приказов: Такая структура книги позволяет систематизировать приказы по срокам хранения, отслеживать даты издания и сохранять непрерывность нумерации.
- Быстрый поиск: Вы можете легко найти необходимый приказ по его содержанию или дате издания.
Пример журнала приема на работу:
В журнале приема на работу необходимо зафиксировать следующие данные:
- Порядковый номер
- Дата издания приказа
- Ф.И.О. работника
- Должность
- Отдел (цех)
- Номер трудового договора
- Примечание
- Место хранения приказа
Дополнительные журналы:
Помимо журнала приема на работу, необходимо создавать отдельные журналы для:
- Перевод на работу: (Рис. 2)
- Увольнение: (Рис. 3)
- Трудовые договоры: (Рис. 4)
- Отпуск: (Рис. 5)
- Командировки: (Рис. 6)
- Приказы по основной деятельности: (Рис. 7)
Обложка журнала:
Для удобства использования необходимо создать обложку журнала с указанием названия, даты начала ведения и номера последней записи. (Рис. 8)
Важно:
Сроки хранения документов, указанные в статье, соответствуют Перечню типовых управленческих документов, утвержденному Росархивом в 2000 году.
Заключение:
Использование Excel для ведения кадровых журналов позволяет автоматизировать рутинные операции, повысить эффективность работы с документами и обеспечить их надежное хранение.
Поделиться
