Эта статья была одобрена карьерным коучем Indeed
Электронная почта — основной канал общения на работе как с коллегами, так и с клиентами. Если вы не можете отвечать на письма, потому что взяли отгул, уехали на деловое мероприятие или просто находитесь вдали от компьютера, важно настроить автоматический ответ «Вне офиса».
В этой статье мы собрали советы и примеры, которые помогут составить профессиональное сообщение для автоответчика.
Что такое сообщение «Вне офиса»?
Описание изображения
Иллюстрация человека, проверяющего электронную почту на мобильном телефоне, с окружающими его коммуникационными пузырями.
Сообщение «Вне офиса» (или OOO — Out of Office) — это автоматический ответ, который сразу уведомляет коллег, клиентов и заказчиков о том, что вы сейчас не на рабочем месте и не сможете читать или обрабатывать письма в обычном режиме. Такое сообщение отправляется автоматически на любое входящее письмо.
Настройка автоответчика помогает держать людей в курсе вашего статуса и готовит их к тому, как действовать, пока вас нет. В зависимости от причины отсутствия в сообщение стоит добавить разные детали.
Часто задаваемые вопросы о сообщениях «Вне офиса»
Отвечаем на самые популярные вопросы об автоматических ответах.
Зачем нужно настраивать автоответчик?
Согласно деловому этикету, автоответчик стоит включать каждый раз, когда вы не можете проверять почту в рабочие часы. Это актуально и для двухнедельного отпуска, и для однодневной командировки или отраслевой конференции.
Даже если вы предупредили коллег лично, люди могут забыть о вашем отсутствии. Автоматический ответ напоминает каждому отправителю, что вы недоступны. Это полезно и для вас: так вы сможете полностью сосредоточиться на отдыхе или рабочих задачах вне офиса, не отвлекаясь на мысли о почте.
Грамотно составленное сообщение «Вне офиса» решает несколько задач:
-
Предоставляет контакты коллеги, с которым можно решить срочный вопрос.
-
Показывает клиентам, что их сообщения не игнорируют.
-
Формирует четкие ожидания: когда вы выйдете на связь.
Полезно настроить автоответчик и на личном почтовом ящике — особенно если вы сейчас в процессе поиска работы и ждете откликов от работодателей. Без автоматического сообщения рекрутер может решить, что ваше молчание означает отказ от вакансии.
Что указать в автоматическом ответе?
Эффективное сообщение «Вне офиса» обычно содержит следующие блоки:
1. Приветствие
Начните с вежливого обращения, как в обычном деловом письме.
Пример: Здравствуйте! Спасибо за ваше письмо.
2. Сроки отсутствия
Укажите точные даты, чтобы отправитель понимал, как долго вы будете недоступны.
Пример: Я буду отсутствовать в офисе и не смогу проверять почту весь день в понедельник, 8 октября, и вторник, 9 октября.
3. Срок ответа
Сообщите, когда вы вернетесь к разбору почты. Если вы уезжаете надолго и понимаете, что писем накопится много, предупредите, что не сможете ответить мгновенно в первый же день.
Пример: Я вернусь 10 октября и отвечу на ваши письма в порядке очереди так быстро, как только смогу.
4. Контакты на случай срочных вопросов
Если вопрос не терпит отлагательств, отправитель не будет ждать вашего возвращения. Укажите контакты коллеги или руководителя, который сможет помочь. Обязательно предупредите коллегу, что даете его контакты.
Пример: Если вопрос срочный, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой, менеджером по работе с клиентами Анной Смит, по адресу .smith@email.com или по телефону 512-555-1234.
5. Инструкции по регулярным задачам
Если вы должны регулярно предоставлять отчеты или данные, укажите, где их можно найти или к кому обратиться.
Пример: Если вы пишете по поводу еженедельного отчета по инвентаризации, обратитесь к моему коллеге по адресу tjefferson@company.com.
6. Причина отсутствия (опционально)
Иногда полезно уточнить, почему вы недоступны, чтобы задать правильные ожидания. Например, если вы в роуминге, интернет может быть нестабильным.
Пример: Я нахожусь в командировке за границей. Из-за нестабильного интернета возможны задержки с ответом.
Примеры сообщений «Вне офиса»
Вот несколько вариантов для разных ситуаций.
Отпуск
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо! В настоящее время я нахожусь в отпуске с семьей с 11 по 15 июня и не имею доступа к почте. Я вернусь в офис в понедельник, 18 июня, и отвечу вам в приоритетном порядке.
По срочным вопросам вы можете обратиться к моему менеджеру Крису Родригесу по адресу chris.rodriguez@email.com или по телефону 212-555-1234 (доб. 567).
Хорошей недели.
С уважением,
Джо МакДугал
Старший менеджер по работе с клиентами
Участие в конференции
Здравствуйте,
Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе, я участвую в ежегодной конференции Ассоциации инженеров-профессионалов в Денвере. Я буду периодически проверять почту, но если вам нужна срочная помощь, свяжитесь с моим помощником Дарреном Лиенте по адресу dliente@email.com или по телефону 934-555-1940.
Если вы тоже будете в Денвере на этой неделе, буду рад пообщаться! Загляните на стенд 618 или позвоните мне на мобильный: 934-555-1059.
С наилучшими пожеланиями,
Имани Джексон
Кратковременное отсутствие (на встрече)
Здравствуйте,
Спасибо за ваше сообщение. Я буду отсутствовать на рабочем месте с 11:00 до 15:00 сегодня, 7 марта, так как нахожусь на встрече. Доступ к почте будет ограничен. Если вопрос срочный, свяжитесь со Стейси Моден по адресу modens@email.com или по телефону 938-555-2819. На остальные письма я отвечу, как только вернусь в офис.
Спасибо,
Мэй Ванг
Торговый представитель
Командировка с задержкой ответа
Здравствуйте,
Спасибо за ваше сообщение. До 30 апреля я нахожусь в зарубежной командировке. Я буду периодически проверять почту, но, пожалуйста, закладывайте до 24 часов на ожидание ответа.
В экстренных случаях вы можете связаться с моей коллегой Надей Амин (nadia.amin@email.com). По техническим вопросам обращайтесь в службу поддержки по телефону 1-800-555-1212.
Спасибо за понимание,
Джессика Руссо
Системный администратор
Процесс настройки автоответчика зависит от вашей почтовой программы, но обычно это занимает всего пару минут. Используя эти советы и примеры, вы сможете составить профессиональное сообщение, которое даст отправителям всю необходимую информацию.
- indeed.com
Поделиться
