Менеджеры проектов имеют различные обязанности, такие как определение задач проекта, распределение ресурсов и контроль за ходом работы команды. Электронные таблицы Microsoft Excel могут помочь этим специалистам управлять различными задачами функционально и организованно. Если вы являетесь менеджером проектов, вам может пригодиться информация о некоторых шаблонах Excel, которые помогут вам управлять и выполнять проекты для достижения успешных результатов. В этой статье мы объясним, что представляют собой эти шаблоны, и приведем список из девяти шаблонов Excel для управления проектами, которые помогут вам оставаться организованными и эффективно управлять проектами.
Что такое шаблоны Excel для управления проектами?
Шаблоны Excel для управления проектами - это электронные таблицы, которые могут помочь руководителям проектов собрать данные и разработать стратегии для успешного выполнения проекта. Excel, входящий в пакет Microsoft Office, является популярной программой для работы с электронными таблицами, которая позволяет пользователям организовывать данные и информацию с помощью строк и столбцов. Его функции включают формулы для выполнения расчетов и графические инструменты для отображения данных в виде графиков и диаграмм. Microsoft Excel предлагает несколько бесплатных шаблонов для управления проектами в составе программного обеспечения. Менеджеры проектов могут найти дополнительные шаблоны Excel, поискав в Интернете эти ресурсы, или создать свои собственные шаблоны для нужд проекта.
9 типов шаблонов Excel для управления проектами
Вы можете использовать шаблоны Excel для различных задач, таких как планирование ресурсов, анализ рисков, определение этапов и бюджетирование затрат на проект. Вот девять полезных шаблонов Excel для управления проектами, которые вы, возможно, захотите использовать для своего следующего проекта:
1. Шаблон отчета о состоянии
Этот шаблон Excel дает представление о ходе выполнения проекта. Он включает отдельные разделы для задач и рисков. В разделе задач шаблон имеет колонки для названия задачи, ее статуса, ожидаемой даты выполнения и владельца задачи. В разделе Риски есть колонки для названия риска, действий по минимизации риска и имени члена команды, ответственного за решение проблемы.
Этот шаблон может помочь вам контролировать прогресс вашей команды, чтобы обеспечить соблюдение графика проекта. Вы также можете использовать этот шаблон для определения, анализа и устранения потенциальных рисков проекта, таких как задержка материалов. Многие руководители проектов используют эти отчеты для общения с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы сообщить им о состоянии проекта.
2. Шаблон бюджета проекта
Этот шаблон позволяет отслеживать расходы, связанные с проектом, такие как материалы и рабочая сила. В этом шаблоне есть колонки для задач, часов и стоимости труда для выполнения каждой задачи, а также стоимости материалов, необходимых для выполнения задачи. В таблице также есть колонки для различных расходов, таких как проезд и оборудование. В последнем столбце формула Excel рассчитывает баланс каждой задачи на основе ее прогнозируемой стоимости. Он окрашивает эти остатки в красный и зеленый цвета, чтобы показать вам, стоила ли задача больше или меньше, чем ожидалось.
Шаблон бюджета проекта поможет вам отслеживать бюджет на протяжении всего жизненного цикла проекта. Используя этот шаблон, вы можете рассчитать стоимость каждой задачи и проанализировать прогнозируемую и фактическую стоимость этих задач. Это может помочь вам определить области, в которых вы можете скорректировать финансирование, чтобы удержать проект в рамках его сметного бюджета.
3. Шаблон временной шкалы проекта
Шаблон временной шкалы проекта может помочь вам вести проекты по графику в соответствии с предполагаемыми сроками проекта. В этом шаблоне есть колонки для задач и подзадач, члена команды, ответственного за каждую задачу, и статуса задач, например, выполненных или незавершенных. Также здесь есть колонки для даты начала выполнения задания, даты окончания и продолжительности задания в днях. Этот шаблон может быть полезен для контроля за ходом выполнения различных задач на протяжении всего проекта. Вы также можете использовать этот шаблон для общения с членами команды о ходе выполнения ими конкретных задач.
4. Шаблон риска проекта
Шаблон рисков проекта в Excel помогает определить потенциальные проблемы проекта и разработать способы минимизации этих рисков. В этом шаблоне есть колонки для названия и описания проблемы, ее приоритета, лица, назначенного для устранения риска, и ее статуса, который может быть открытым или закрытым. Эта электронная таблица поможет вам выявить потенциальные риски до их возникновения, чтобы вы могли уложиться в график и бюджет проекта. Вы также можете использовать этот шаблон для категоризации рисков на основе их приоритета, например, высокого или низкого, чтобы помочь вам решить, какие вопросы требуют немедленного внимания или ресурсов.
5. Шаблон диаграммы Ганта
Этот шаблон поможет вам визуализировать график проекта. Шаблон диаграммы Ганта проекта включает столбцы с названием задачи, датой начала и окончания и продолжительностью каждой задачи в днях. Хотя существуют способы создания диаграммы Ганта в Excel, вы также можете поискать в Интернете инструменты, которые помогут вам разработать этот шаблон. Многие из этих инструментов интегрируются с другим программным обеспечением для управления проектами для обеспечения обновлений в реальном времени в ходе проекта.
Вы можете использовать шаблон диаграммы Ганта, чтобы помочь вам назначать и планировать задачи для членов команды. Он поможет вам проанализировать график, чтобы не сбиться с курса проекта. Вы также можете использовать этот шаблон для определения зависимостей - задач, которые команда может выполнить только в том случае, если она сначала завершит предыдущую задачу. Эта функция может помочь вам эффективно планировать проекты.
6. Шаблон пункта действий
Этот шаблон может помочь вам разработать стратегию для достижения целей проекта. Шаблон пункта действий содержит колонку для пунктов действий, или задач, которые необходимо выполнить. Другие колонки обозначают приоритет каждого пункта и члена команды, назначенного для выполнения задачи. Вы также можете добавить колонки для даты начала, срока исполнения и текущего статуса элементов, например, завершен. Этот шаблон может быть полезен для определения приоритетности различных задач в ходе проекта. Вы также можете использовать шаблон пункта действий для назначения задач, проверки статуса пунктов действий и ведения графика проекта.
7. Шаблон для отслеживания проекта
Этот шаблон Excel поможет вам отслеживать ход выполнения проекта, чтобы обеспечить его завершение в срок. Шаблон трекера проекта включает колонки для названий и описаний задач, зависимых задач, даты начала и окончания задач и текущий статус. В отчете также есть колонка для заметок о каждой задаче, например, о потенциальных рисках или изменениях в задаче. Многие менеджеры проектов используют этот шаблон в качестве списка дел, чтобы помочь себе в планировании и распределении задач. Вы также можете использовать эту таблицу для оценки прогресса членов команды в выполнении различных задач, чтобы оценить их работу над проектом.
8. Шаблон табеля учета рабочего времени проекта
Этот шаблон может помочь членам команды отслеживать работу, которую они выполняют по различным заданиям на протяжении всего проекта. В шаблоне есть колонки для задания члена команды, даты и времени начала и окончания задания. Он также включает колонки для отпуска, праздников и сверхурочных, чтобы подсчитать общее время, которое член команды тратит на выполнение задач проекта. Вы можете использовать этот шаблон для отслеживания прогресса каждого члена команды в выполнении его задач. Эта таблица также может быть полезна для определения того, как распределить ресурсы, чтобы каждый член команды мог успешно выполнить свои задачи.
9. Шаблон приборной панели проекта
Шаблон приборной панели проекта может помочь вам визуализировать статус проекта. Вы можете использовать этот шаблон для создания графиков, чтобы увидеть состояние задач проекта, сравнить фактический и прогнозируемый бюджет, управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды и просматривать общую временную шкалу проекта. Полезно интегрировать этот шаблон с другим программным обеспечением для управления проектами, чтобы помочь вам создать приборную панель, показывающую прогресс команды над проектом. Вы можете использовать этот шаблон как инструмент высокого уровня для мониторинга проекта и обмена информацией о ходе его выполнения с ключевыми заинтересованными сторонами и другими членами команды.
- indeed.com
Поделиться
