6 способов оптимизации бизнес-процессов и рабочих процессов

Процесс упорядочен, если он упрощен. Процесс упрощения обычно достигается путем устранения сложных или ненужных шагов. Существует несколько способов рационализации процесса, которые включают в себя различные подходы и современные информационно-технологические платформы для бизнеса, которые помогают организациям процветать. В этой статье мы обсудим, что такое рационализация и каковы ее преимущества, что такое процессы и рабочие процессы, а также как рационализировать процессы и рабочие процессы для повышения эффективности.

Что такое рационализация?

Рационализация - это процесс, используемый для упрощения или устранения ненужных рабочих задач с целью повышения эффективности процессов на предприятиях или в организациях. Рационализация процессов требует использования методов модернизации, технологий и других возможных подходов к завершению.

Что такое процессы и рабочие процессы?

Процессы и рабочие процессы похожи, но это не одно и то же. Вот правильные окончательные термины для процессов и рабочих процессов:

• Процесс: Набор повторяющихся действий, которые необходимо продолжать для достижения конкретной цели, поставленной организацией.

• Рабочий процесс: Серия повторяющихся действий, которые необходимо продолжить для выполнения конкретной задачи.

Каждый бизнес или организация, вероятно, участвуют в процессах и рабочих процессах, которые уникальны для их сферы деятельности и связанных с ней задач.

Преимущества рационализации процессов и рабочих процессов

Оптимизируя ежедневные процессы вашей организации, вы можете добиться множества различных вещей, которые требуют меньше работы и высвобождают время. Вот список преимуществ, которые может получить ваш бизнес или организация, когда вы упорядочите свои процессы и рабочие процессы:

1. Повышение эффективности затрат

Оптимизация программного обеспечения, вероятно, уменьшит количество используемой бумаги на вашем рабочем месте и потребует меньше персонала, поскольку ввод и обработка данных могут осуществляться автоматически. Это, скорее всего, сэкономит деньги вашего бизнеса, и вы сможете направить средства в другое русло.

2. Повышение производительности

Ваши сотрудники, вероятно, станут более продуктивными, когда процессы будут упорядочены, и они будут иметь более точное представление о ежедневных задачах и ожиданиях, возложенных на них. Они смогут больше сосредоточиться на качестве того, что они производят, когда ненужные задачи будут сокращены.

3. Улучшение коммуникации

Оптимизированные системы управления улучшают коммуникацию между отделами и позволяют лучше отслеживать выполненные задачи. Сотрудники будут тратить меньше времени на перемещение, чтобы общаться друг с другом, и смогут более оперативно выполнять поставленные задачи.

4. Более эффективное управление временем

Если вам и вашим сотрудникам придется выполнять меньше утомительных задач, вы, вероятно, сможете лучше распоряжаться своим временем и выполнять самые важные задачи в первую очередь, а также иметь буферное время между ними.

5. Минимизация риска

Предприятия с оптимизированными процессами имеют большую прозрачность. Легче фиксировать прогресс ваших сотрудников и замечать ошибки или пропущенные сроки из одного места. Например, рационализация может также помочь в выполнении деловых обязательств, таких как соблюдение определенных норм или своевременная доставка клиентам какого-либо продукта или услуги, которые вы производите.

Как оптимизировать процессы и рабочие процессы для повышения эффективности

Рационализация процессов и рабочих процессов может занять некоторое время, и ее лучше всего проводить небольшими шагами, которые способствуют достижению целей повышения эффективности вашей организации. Предприятия могут рационализировать процессы путем пересмотра деталей того, как они управляют своими отдельными задачами. Вашей организации необходимо решить, какие области следует рационализировать. Вот 6 шагов, которые вы можете попробовать предпринять для оптимизации процессов и рабочих процессов с целью повышения эффективности:

1. Оцените существующие процессы и рабочие процессы

Когда вы оцените свои текущие процессы и рабочие процессы, вам будет легче получить общее представление о том, как именно все делается, прежде чем вы сможете заметить, какие области можно значительно улучшить путем рационализации.

Например, может быть полезно перечислить свои процессы и рабочий процесс в самых упрощенных терминах, написать, в чем, по вашему мнению, заключается польза каждого процесса, и перечислить всех людей, участвующих в этом процессе.

2. Ранжируйте процессы

Скорее всего, вы удивитесь, узнав, сколько процессов и рабочих процессов на самом деле выполняется для достижения целей или выполнения задач. Многие процессы взаимосвязаны и могут быть не столь важны.

Запишите список процессов от наиболее важных до наименее важных. Это поможет вам решить, какой процесс следует оптимизировать в первую очередь, второй, третий и т.д.

3. Анализируйте результаты

После того как вы оценили процессы и рабочие процессы, вы можете проанализировать итоги или результаты этих процессов и рабочих процессов. Это дает вам возможность взглянуть на процессы, которые являются утомительными, ненужными и не выгодными для бюджета.

Например, в ходе оценки вы можете отметить, что каждый день пять контейнеров бумаги измельчаются и выносятся в мусорное ведро. Когда вы анализируете результат, вы должны подсчитать стоимость тонера и бумаги, время, которое сотрудники тратят на печать и измельчение, и сравнить, что новое программное обеспечение может сделать для улучшения определенного процесса или рабочего процесса в вашей организации или отделе.

4. Попросите дать обратную связь

Коллеги, сослуживцы или сотрудники могут иметь ценные отзывы о цепочке рабочих процессов или процессе. Многие из этих людей, вероятно, имеют свои собственные идеи о том, как работают процессы и как их можно улучшить, чтобы сэкономить время и выполнить задачи и цели более эффективно. Часто существуют мелкие детали, которые можно улучшить для рационализации процессов, и их можно легко упустить, если не попросить обратной связи у тех, с кем вы работаете.

Например, вы можете попробовать провести совещание для обсуждения областей, требующих улучшения, или составить опрос, основанный на различных процессах и рабочих процессах, и попросить своих сотрудников дать ответы анонимно, чтобы избежать предвзятости.

5. Оптимизация и автоматизация процессов

В настоящее время существует множество современных программных решений для организации рабочего процесса, которые помогают оптимизировать бизнес-процессы и рабочие процессы. Их часто называют программным обеспечением для управления бизнес-процессами. Каждая из них имеет свои особенности и возможности, которые будут полезны для различных сфер деятельности и организаций. Тем не менее, большинство BPM разработаны для получения схожих преимуществ, таких как упрощение сбора данных в центральном месте, автоматизация этапов бизнес-процесса и создание лучшей наглядности с помощью графиков, диаграмм и отчетов.

Попробуйте исследовать программное обеспечение, которое может подойти для вашей организации, и посмотрите, что используют ваши конкуренты для оптимизации своих процессов.

6. Корректировать и совершенствовать

Не существует идеального процесса или рабочего процесса, и они, скорее всего, потребуют постоянных корректировок или доработок. Возможно, вы захотите изменить процессы рационализации, основываясь на своих результатах. Также может потребоваться время на обучение сотрудников новым процессам, и не каждый сотрудник может с первого раза правильно понять процесс. Когда вы дорабатываете процессы и рабочие цепочки, это требует от вас терпения и запроса дополнительной обратной связи от клиентов и сотрудников.