6 советов по проведению совещаний

Командные встречи отнимают гораздо больше времени, чем вы можете себе представить, однако вы можете извлечь из них максимум пользы.

Встречи и собрания поглощают массу времени и сил. Специалисты в области продаж считают, что на внутренние переговоры у них уходит до 40% рабочего времени, которое можно было бы потратить на поиск новых клиентов, звонки партнерам, написание коммерческих предложений, составление презентаций и обслуживание клиентов.

Разумеется, внутренние переговоры необходимы, однако стоит ли тратить на них столько времени? Если вы хотите повысить продуктивность работы, следуйте этим простым советам.

1. Оцените важность мероприятия

В начале собрания умножьте количество человек в комнате на величину прибыли, которую каждый из присутствующих мог бы заработать за это время. Запишите полученную цифру на доске.

Люди обычно забывают, что альтернативная стоимость встреч и собраний бывает крайне высокой. Фактически, каждое собрание – это своего рода инвестиция. Помните об этом и не растрачивайте свое время попусту.

2. Обозначьте желаемый результат

Перед тем, как начать собрание, определите, что должно измениться после его проведения. Планируете ли вы принять важное решение, нанять или уволить одного из сотрудников, разработать стратегию развития компании, определить объем финансирования проекта или изменить существующую политику?

Общие собрания нацелены на изменение, развитие, прекращение или возобновление функционирования важных аспектов работы предприятия. Если вы планируете просто передать сотрудникам какую-либо информацию, вы потратите время впустую, поскольку существуют иные, более эффективные способы связи. Встречайтесь только для того, чтобы сделать что-либо конкретное.

3. Четко определите вопросы, которые хотите обсудить

Если вы определите несколько тем – к примеру, не больше трех – вы сможете сократить число участников собрания, уменьшить количество затрачиваемого времени и расширить поле для деятельности. Я неоднократно присутствовал на заседаниях, полностью состоявших из пространных обсуждений, не приводивших к каким-либо конкретным действиям. Провести такие переговоры можно было бы посредством электронной почты.

Если вы не планируете ничего делать, не назначайте встречу. Если планируете – сделайте это быстро и возвращайтесь к работе.

4. Следите за временем

В «Правилах распорядка Роберта», самом популярном своде правил для проведения собраний, указано, что длительность мероприятия определяется руководителем, поскольку он лично заинтересован в сокращении издержек. Обозначая тему беседы, отведите на обсуждение определенное количество времени. Когда оно подойдет к концу, выделите дополнительное время или примите решение на основе имеющихся фактов.

5. Избегайте повторений

Опытный руководитель умеет вовремя прервать выступающего или собрание целиком, если ему кажется, что все идеи уже высказаны и начинают повторяться. В этой ситуации следует подытожить сказанное, принять соответствующее решение и двигаться дальше.

6. Подведите итоги

Если вы заранее определите цели и ожидаемые результаты мероприятия, вы без труда сможете оценить принятые решения, определить ответственных за их исполнение и объявить об окончании собрания.

Собрания и встречи – затратный и не самый эффективный способ организации командной работы, который должен применяться лишь в исключительных случаях.

TOM SEARCY, inc.com
Перевод: Айрапетова Ольга

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1